Кадр құжаттары – бұл жұмыс беруші мен жұмыскердің ұйым ішіндегі еңбек және олармен байланысты қатынастарын реттеуді қамтамасыз ететін құжаттар.

Компанияда міндетті кадрлық құжаттардың жалпы тізбесі:

• Еңбек шарты (Қазақстан Республикасының 2015 жылғы 23 қарашадағы № 414-V Еңбек кодексінің 28 және 33-баптары, бұдан әрі - ҚР ЕК).

• Еңбек шартына қосымша келісімдер (ҚР ЕК 33-бабының 2-тармағы).

• Ұжымдық шарт (ҚР ЕК 23-бабы 2-тармағының 8) тармақшасы).

• Еңбек тәртібі ережелері (ҚР ЕК 63-бабы).

• Дербес деректерді жинауға және өңдеуге келісім («Дербес деректер және оларды қорғау туралы» Қазақстан Республикасының 2013 жылғы 21 мамырдағы 94-V Заңының 8-бабы, бұдан әрі – Дербес деректер туралы заң).
• Еңбек шарттарын тіркеу журналы.
• Жұмысқа қабылдау туралы бұйрық.
• Еңбек шартын бұзу туралы бұйрық.
• Жеке құрам бойынша бұйрықтарды тіркеу журналы.
• Жеке карточка.
• Демалыстар кестесі.
• Толық ұжымдық материалдық жауапкершілік туралы шарт.
• Жұмыскерлердің еңбегіне ақы төлеу және уәждеу туралы ереже.
• Іссапарға жіберу туралы бұйрық үлгісі.
• Жеке іс.
• Жұмыскерлердің белгілі бір санаттарына арналған құжаттар (мүгедектігі бар адамдар, кәмелетке толмағандар, шетелдіктер).
• Міндетті сақтандыру туралы шарт.
• Келісім комиссиясы туралы ереже.

Құрылымдық бөлімше туралы ереже

Құрылымдық бөлімше туралы ереженің мақсаты: ұйымның әрбір құрылымдық бірлігінің (бөлімінің, департаментінің) қызметін регламенттеу.

Ереже жүктелген міндеттердің мазмұнына, көлеміне, ұйым қызметінің ерекшелігіне байланысты барлық құрылымдық бөлімшенің де, оның басшысының да өкілеттіктері, міндеттері мен жауапкершілігінің теңгерімін бекітеді. Ережелер нақты, нақты тұжырымдарды қамтуы және ұйымда қабылданған бірыңғай әдістеме бойынша жасалуы тиіс.

Ереже құрылымдық бөлімше жұмыскерлерінің лауазымдық нұсқаулықтарын, штаттық кестені әзірлеу, компанияның ағымдағы қызметін ұйымдастыру үшін негіз болады, бөлімшеге жүктелген міндеттерді орындау үшін жауапкершілікті регламенттейді. Бұдан басқа, құрылымдық бөлімшенің қызметін бағалауды жүргізу кезінде дәл осы ереже негізгі құжат болып табылуы мүмкін.

Лауазымдық нұсқаулық

Лауазымдық нұсқаулық – кәсiпорын жұмыскерiнiң функциялары, құқықтары мен мiндеттерi айқындалатын құжат.

Лауазымдық нұсқаулықтың бірнеше мақсаты бар:

• Компания жұмыскерлері арасында жүктемені біркелкі бөлуге мүмкіндік береді;
• Ұйымдағы еңбек функцияларының қайталануын болдырмауға мүмкіндік береді;
• Компанияның қандай да бір жұмыс учаскесін назардан тыс қалдырмауға мүмкіндік береді;
• Жанжалдарды, еңбек дауларын (оның ішінде соттарда) шешу кезінде сүйенуге мүмкіндік береді;

Штат кестесі

Штат кестесі – ұйымның құрылымы, штат құрамы мен штат саны белгіленген ішкі ұйымдық-құқықтық құжат. Штат кестесінде әдетте құрылымдық бөлімшелердің, лауазымдардың атаулары, штат бірліктерінің саны, лауазымдық жалақылар, үстемеақылар және айлық жалақы қорының мөлшері болады.

Қолданыстағы заңнама штат кестесiнiң нысанына талаптар қоймайды, кейбiр ұйымдар нақты жұмыскерлердi емес, лауазымдар санын және олар бойынша жалақыларды көрсетедi, басқалары жұмыскерлердiң тегiн көрсетедi. Әрбір ұйым штаттық кестені өзіне қолайлы еркін нысанда ресімдейді.

Word, Excel-дегі жұмыс уақытын есептеу табелі
Еңбек кітапшалары мен олардың қосымша беттерінің қозғалысын есепке алу журналы
Жұмыскердің жеке карточкасы (Т-2 нысаны)
Дербес деректермен жұмыс туралы ереже
Еңбек шарттарын тіркеу журналы
Кәсіпорындағы қауіпсіздік техникасы
Коммерциялық құпия туралы ереже
Жұмыскердің өтілін белгілеу туралы хаттама

Құпия ақпаратты жария етпеу туралы ереже
Құпия ақпаратты құрайтын мәліметтер тізбесі

Жұмыскерге мінездеме


Міндетті кадр құжаттары тобына мыналар кіреді:

• жеке істер;

• жеке құрам бойынша бұйрықтар;

• жеке карточкалар;

• еңбек кітапшалары;

• жалақы есептеу жөніндегі ведомостар немесе жеке шоттар;

• еңбек келісімдері (шарттары);

• жұмыс уақытын есепке алу табельдері.

Қазақстан Республикасы Еңбек кодексінің 23-бабы 2-тармағының 17) тармақшасына сәйкес жұмыс беруші жұмыскерлердің еңбек қызметін растайтын құжаттардың және оларды зейнетақымен қамсыздандыруға және міндетті әлеуметтік сақтандыруға ақша ұсталғаны және аударылғаны туралы мәліметтердің сақталуын және мемлекеттік мұрағатқа тапсырылуын қамтамасыз етуге міндетті.

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларының 205-тармағында құжаттар мен істер жоғалған жағдайда қызметтік тергеу жүргізіліп, оның нәтижелері бойынша шешім шығарылатынын атап өткен жөн.

Кадрлық қызметкердің есептерінің түрлері

ҚР Қорғаныс министрінің 2017 жылғы 24 қаңтардағы № 28 бұйрығымен 2017 жылғы 2 маусымнан бастап қолданысқа енгізілген Әскери міндеттілер мен әскерге шақырылушыларды әскери есепке алу қағидалары (бұдан әрі - Қағидалар) бекітілді.

• әскери есепке алу есептері

Ереженің 5-тарауына сәйкес барлық заңды тұлғалар әскери міндеттілер мен әскерге шақырылушылардың әскери есебін жүргізуді жүзеге асыруы тиіс.

Аталған тарауда қазақстандық компаниялардың әскери есеп жүргізу саласындағы бірқатар міндеттері бар:

1) заңды тұлғалардың әскери міндеттілер мен әскерге шақырылушыларды әскери есепке алуды жүргізуі осы Қағидаларға 27-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жеке карточкалар бойынша жүзеге асырылады.

Әскерге шақырылушыларға осы Қағидаларға 28-қосымшаға сәйкес нысан бойынша мерзімді әскери қызметке даярлауға жататын жасөспірімдердің тізімі қосымша жүргізіледі.

2) Қағидаларға 29-қосымшаға сәйкес нысан бойынша заңды тұлғалар жұмысқа (оқуға) қабылдаған немесе жұмыстан шығарған (білім беру ұйымынан шығарылған) әскери міндеттілер мен әскерге шақырылушылардың тізімін ауданның (облыстық маңызы бар қаланың) ЖӘБО-ға ай сайын 25-күніне ұсыну;

3) жыл сайын 15 ақпанға (1 қаңтардағы жағдай бойынша) ауданның (облыстық маңызы бар қаланың) ЖӘБО-ға Қағидаларға 30-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жұмыс істейтін (оқитын) әскери міндеттілер мен әскерге шақырылушылардың саны туралы мәліметтер жіберу;

«Халықты жұмыспен қамту туралы» 2016 жылғы 6 сәуірдегі № 482-V ҚР Заңы

1) Халықты жұмыспен қамту орталығына жазбаша немесе «Еңбек биржасы» мемлекеттік интернет-ресурсы арқылы олар пайда болған күннен бастап бес жұмыс күні ішінде еңбек жағдайлары мен ақы төлеуді көрсете отырып, бос жұмыс орындарының (бос лауазымдардың) болуы туралы мәліметтерді ұсыну.

2) жұмыс беруші – жеке тұлға қызметінің тоқтатылуына не жұмыс беруші – заңды тұлғаның таратылуына, адам санының немесе штаттың қысқартылуына, жұмыс берушінің экономикалық жай-күйінің нашарлауына әкеп соққан өндірістер және орындалатын жұмыстар мен көрсетілетін қызметтер көлемінің төмендеуіне байланысты алдағы уақытта жұмыскерлердiң жұмыстан босайтыны туралы, жұмыстан босатылуы мүмкiн жұмыскерлердiң саны мен санаттары туралы ақпаратты босатылатын жұмыскерлердiң лауазымдары мен кәсіптерін, мамандықтарын, бiлiктiлiгiн және еңбегіне ақы төлеу мөлшерiн және олар жұмыстан босатылатын мерзiмдерді көрсете отырып, жұмыстан босату басталғанға дейін кемінде бір ай бұрын халықты жұмыспен қамту орталығына жазбаша түрде немесе "Электрондық еңбек биржасы" мемлекеттік ақпараттық порталы арқылы толық көлемде беру;

3) жұмысқа қабылдау немесе жұмысқа қабылдаудан бас тарту туралы уақтылы (жұмысқа орналастыру үшін жіберген күннен бастап бес жұмыс күні ішінде) халықты жұмыспен қамту орталығына жазбаша түрде немесе "Электрондық еңбек биржасы" мемлекеттік ақпараттық порталы арқылы хабарлау;

4) өз бетінше жұмысқа орналасу үшін біліктілігінің сәйкестігі туралы анықтама негізінде жұмысқа тартылған шетелдiк немесе азаматтығы жоқ адамдарды жұмысқа қабылдағаны туралы және (немесе) олармен еңбек қатынастарын тоқтатқаны туралы ақпаратты халықты жұмыспен қамту мәселелері жөніндегі уәкілетті органға ұсыну.

Алгоритмге сәйкес жұмыс берушілер ай сайын 25-не дейін https://msb.fms.kz/login сілтемесі бойынша өтіп, БСН тізімінен өз ұйымын тауып, заңды тұлғаның немесе ДК ЭЦҚ көмегімен тіркеліп, Қордың ақпараттық жүйесіне кіруі, пайдаланушы келісіміне қол қоюы қажет. Одан әрі МӘМС-ке төлеуден босатылған жұмыскерлердің ЖСН-ін қосыңыз (Excel-дегі бір файлмен немесе әрбір жұмыскерге жолма-жол). Ай сайын деректерді қайта енгізудің қажеті жоқ, тек өзектендіру ғана қажет.

Құжаттарды сақтау мерзімі

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2023 жылғы 29 маусымдағы № 157 бұйрығымен "Құжаттарды сақтау мерзімдері бойынша" сақтау мерзімін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың қызметінде пайда болатын үлгілік құжаттардың тізбесін бекіту туралы" 2017 жылғы 29 қыркүйектегі № 263 бұйрыққа өзгерістер енгізілді.