Жеке іс – бұл мемлекеттік қызметші, оның ішінде оның еңбек қызметі, кәсіби, іскерлік және жеке қасиеттері туралы мәліметтерді қамтитын, сондай-ақ мемлекеттік қызметшінің сауалнамалық-өмірбаяндық деректерін қамтитын құжаттардың жиынтығы.

Қазақстан Республикасының еңбек заңнамасында әрбір жұмыскердің жеке ісінде сақталуға жататын құжаттардың арнайы тізбесі көзделмеген.

Мемлекеттік қызметшілерге жатпайтын адамдар үшін жеке істерді жүргізу Қазақстан Республикасының заңнамасында көзделмегендіктен, жеке істің құрамында жұмыс беруші шығарған және бекіткен Кадрлық іс жүргізу жөніндегі нұсқаулық көзделуі тиіс.

Қызметкердің жеке ісі – жұмыскердің ұйыммен қарым-қатынасының барлық кезеңдерін көрсететін құжаттар жиынтығы. Оларға жұмыскерді жұмысқа қабылдауға, оны қызмет бабында жоғарылату немесе ауыстыру процесіне, жұмыскердің еңбек тәртібі талаптарын орындауына және жұмыскердің ұйыммен еңбек қатынастарын тоқтатуына, яғни жұмыстан шығаруға байланысты құжаттар жатады.

Жеке іс басшының жұмыскерді ұйымға қабылдау туралы бұйрығынан кейін ресімделеді. Әрбір іс жеке папкада қалыптастырылады, оның мұқабасында істің нөмірі, жұмыскердің тегі мен аты-жөні, ұйымға жұмысқа кірген күні көрсетіледі.

Жұмыскердің жеке ісін қалыптастыру үшін құжаттардың толық тізбесі заңнамада көзделмеген. Жеке істі қалыптастыру тәртібі кадр бөлімінде іс жүргізудің ішкі тәртібімен айқындалады. Бұл ретте, еңбек шартын жасасу үшін міндетті құжаттар кез келген жағдайда жұмыскердің жеке ісіне тігілуі тиіс.

Құжаттарды жеке іске мынадай реттілікпен енгізу ұсынылады:

- Іс құжаттарының ішкі тізімдемесі;

- Жұмысқа қабылдау туралы өтініш (егер жұмыскер ұйымға өзінің түйіндемесін жіберсе, онда ол өтініштің алдында орналасады);

- Өмірбаян;

- Фотосуреті бар сауалнама (кадрларды есепке алу бойынша жеке парақ);

- қосымшалары бар еңбек шартының данасы;

- Жұмысқа қабылдау туралы бұйрық (көшірмесі);

- ҚР Еңбек кодексінің 32-бабы бойынша құжаттар (еңбек шартын жасасу үшін қажетті құжаттар),

- Алдыңғы жұмыс орнынан мінездемелер немесе ұсыным хаттар.

Осылайша, жұмыскердің жеке ісі кадрларды есепке алу жөніндегі іс жүргізудің ішкі тәртібіне сәйкес қалыптастырылады және міндетті түрде жұмысқа қабылдау үшін құжаттарды, сондай-ақ нақты кәсіпорында кадрларды есепке алу жөніндегі өзге де құжаттарды (мысалы, фотосуреті бар сауалнама, алдыңғы жұмыс орнынан мінездеме, түйіндеме, жұмыс берушімен өзара қарым-қатынас процесіндегі өзге де құжаттар) қамтиды.

Жұмыскерлердің жеке ісінде жеке карточка ( Т-2 нысаны) жүргізу қажет.

Сондай-ақ жеке iсiнде осы жұмыскерге қатысты кез келген (немесе жұмыс берушiнiң таңдауы бойынша кейбiр) бұйрықтарды, мысалы, әкiмшiлiк жаза қолдану, жұмыстан шеттету, демалыс, демалыс беру, мерзiмнен тыс жұмыстарға тарту, өтемақы төлеу және т.б. туралы бұйрықтарды сақтауға болады (бiрақ мiндеттi емес).

ҚТ жөніндегі нұсқаулыққа қатысты компания осы құжатты жұмыскердің жеке ісінде сақтау қажеттігін өзі анықтауы тиіс.

Осылайша, компания жұмыскерлерінің жеке ісінде мынадай құжаттар болуы тиіс:

1) кадрларды есепке алу жөніндегі жеке парақ;

2) жеке куәліктің не тұруға ықтиярхаттың не оралман куәлігінің көшірмесі;

3) білімі туралы құжаттардың, сертификаттардың көшірмелері;

4) еңбек кітапшасының көшірмесі;

5) еңбек шартының көшірмесі;

6) жұмыскерге қатысты жеке құрам бойынша бұйрықтардың көшірмелері;

7) денсаулық жағдайы туралы анықтама – қажет болған жағдайда;

8) іс құжаттарының ішкі тізімдемесі.

hr.enbek.kz еңбек ресурстары порталында «Жұмыскердің жеке ісі» сервисі іске қосылды, оның көмегімен жұмыс беруші жұмысқа орналасу кезінде қажетті құжаттардың электрондық топтамасын сұрата алады.

Жеке тұлғаның үшінші тұлғаларға беру үшін дербес деректерді өңдеуге келісімі ҚР Цифрлық даму, инновациялар және аэроғарыш өнеркәсібі министрлігінің дербес деректеріне қолжетімділікті бақылау сервисі арқылы мобильді азаматтар базасында тіркелген жұмыскердің нөміріне SMS жіберу арқылы немесе hr.enbek.kz порталында ЭЦҚ көмегімен келісімге қол қою арқылы жүзеге асырылады.

Осылайша, тегін негізде мынадай мәліметтерді алуға болады:

• Жеке куәліктен алынған ақпарат;
• Фотосурет;
• Білімі туралы ақпарат;
• Психикалық, есірткі және туберкулез диспансерлерінде есепте тұрғаны туралы ақпарат;
• 0/75у медициналық анықтамасынан мәліметтер;
• Еңбек шарттарын есепке алудың бірыңғай жүйесінен жұмыс тәжірибесі туралы ақпарат;
• Вакциналау туралы ақпарат.

Жұмыс берушінің hr.enbek.kz еңбек ресурстары порталы арқылы таңдауға кез келген қолжетімді тегін ақпаратты сұратуға құқығы бар.

Кадрлық қамтамасыз етудің өз ақпараттық жүйелері бар жұмыс берушілерге Smart Bridge арқылы интеграция арқылы тегін сервиске қосылу мүмкіндігі беріледі.

Жеке істерді сақтау мерзімі

Сақтау мерзімін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың қызметінде пайда болатын үлгілік құжаттардың тізбесіне сәйкес жұмыскерлердің жеке істерін сақтау мерзімдері белгіленген: