Аванстық есеп (Т-3 нысаны) - жұмыскер оған есеп беруге берген қаражатқа жұмсаған ақшалай шығыстар сомасы бойынша есеп беруге арналған құжат. Есепте авансты алған тұлға есепке алынған соманың мөлшерін, нақты жұмсалған шығыстарды, есеп беретін соманың қалдығын немесе оның артық шығынын көрсетеді. Аванстық есепке жүргізілген шығыстарды растайтын құжаттар қоса беріледі.

Аванстық есепті бухгалтерия тексереді, оны басшы бекітеді, берілген авансты есептен шығару үшін негіз болады.

ҚР ҚМ 2015 жылғы 31 наурыздағы № 241 бұйрығымен бекітілген Бухгалтерлік есепті жүргізу қағидаларының 59-тармағына сәйкес есеп беретін сомалар субъектінің қызметкерлеріне ғана беріледі.

Нысаны 562 Бұйрықпен бекітілген аванстық есепке (Т-3 нысаны) субъектінің басшылығы қол қояды және бухгалтерлік қызметке тапсырылады; бухгалтерлік қызмет аванстық есепті және есепте қалған қолма-қол ақша қаражатын уақтылы тапсыруды қамтамасыз етеді.

«Бухгалтерлік есепті жүргізу ережесіне сәйкес» есеп беруге берілген қолма-қол ақша қаражатын есепке алу субъектінің есеп саясатымен регламенттеледі. Бұл ретте мақсатына қарай есеп беретін тұлғаның аванстық есебін ұсыну, қолма-қол ақша қаражатын қайтару мерзімдері белгіленеді.

Ұйым басшысының бұйрығымен немесе өкімімен бекітілуі немесе есеп саясатында ашылуы тиіс қалыптасқан тәртіп бойынша аванстық есепті жасау және пайдаланылмаған есеп сомасын қайтару мерзімі, әдетте, тапсырма орындалғаннан немесе ұйым жұмыскері іссапардан оралғаннан кейін 3 күнде белгіленеді.

Аванстық есепке компания басшылығы қол қойып, бухгалтерлік қызметке тапсырылуы тиіс. Бухгалтерлік қызмет Аванстық есепті және есепте қалған қолма-қол ақша қаражатын уақтылы тапсыруды қамтамасыз етеді.

Аванстық есеппен бірге жұмыскер компанияның қажеттіліктеріне жұмсалатын қаражатты растайтын бастапқы құжаттарды ұсынуы тиіс.

Бастапқы есепке алу құжаттары - оның негізінде бухгалтерлік есеп жүргізілетін операцияның немесе оқиғаның жасалу фактісінің және оны жасау құқығының қағаз, сондай-ақ электрондық жеткізгіштегі құжаттық куәлігі.

Аванстық есеппен бiрге ұсынылатын құжаттар топтамасы ақшаның есеп беруге қандай мақсаттар үшiн берiлгенiне байланысты болады.

1. Егер ақша қаражаты авиа немесе т/ж билеттерін сатып алуға берілсе:

• Билет;
• БКМ чегі.

Жол жүру билеттеріне шот-фактуралар қойылмайды, ҚҚС-ты билеттің өзі бойынша жатқызуға болады (ҚР Салық кодексінің 400-бабы).

2. Егер ақша қаражаты материалдарды сатып алуға берілсе:

• Қорларды сыртқа босатуға арналған жүкқұжат;
• Шот-фактура (қажет болған жағдайда);
• БКМ чегі немесе төлем туралы түбіртек.

3. Егер ақшалай қаражат қызметтерге/жұмыстарға ақы төлеуге берілсе:

• Орындалған жұмыстар актісі;
• Шот-фактура (қажет болған жағдайда);
• БКМ чегі немесе төлем туралы түбіртек.

4. Егер ақша қаражаты іссапарға байланысты берілсе:

• Орындалған жұмыстар актісі (қонақүй қызметтеріне);
• Шот-фактура (қажет болған жағдайда);
• БКМ чегі немесе төлем туралы түбіртек.

Құжаттар компанияға дұрыс толтырылған деректемелермен ресімделуі тиіс.

10-қосымша Т-3 нысаны аванстық есеп (жүктеу)