Ұйымның құрылымдық бөлімшесі – бұл оның құрылымында бөлінген элемент, мысалы, бөлім, басқарма, цех, учаске, бөлім, сектор және т.б. Бұл элемент белгілі бір дербестікке ие және компания белгілеген мақсатты орындау үшін жұмыс орындарын, өндіріс құралдарын, ресурстарды біріктіреді.

ҚР Салық кодексінің 1-бабы 1-тармағының 26-тармақшасына сәйкес - заңды тұлғаның құрылымдық бөлімшесі - филиал, өкілдік;

ҚР Азаматтық кодексі 43-бабының негізінде - Заңды тұлғалар заңдарда белгіленген жағдайларды қоспағанда, өзге де оқшауланған құрылымдық бөлімшелер құруға құқылы.

Орналасқан жері бойынша заңды тұлға функцияларының бір бөлігін орындайтын тұрақты жұмыс орындары жабдықталған аумақтық оқшауланған бөлімше заңды тұлғаның өзге де оқшауланған құрылымдық бөлімшесі болып танылады. Егер жұмыс орны бір айдан астам мерзімге құрылса, ол стационарлық болып есептеледі.

Мемлекеттік мекеменің өзге де оқшауланған құрылымдық бөлімшесі заңдарда тікелей көзделген жағдайларда құрылады.

Қоғамдық бiрлестiктердiң құрылымдық бөлiмшелерiнiң (филиалдары мен өкiлдiктерiнiң) басшылары қоғамдық бiрлестiктiң жарғысында және оның филиалы немесе өкiлдiгi туралы ережеде көзделген тәртiппен сайланады.

Дiни бiрлестiктердiң құрылымдық бөлiмшелерiнiң (филиалдары мен өкiлдiктерiнiң) басшылары дiни бiрлестiктiң жарғысында және оның филиалы немесе өкiлдiгi туралы ережеде көзделген тәртiппен сайланады не тағайындалады.

ЖШС-те құрылымдық бөлімшелер құру туралы шешім қоғам қатысушыларының жалпы жиналысында (немесе жалғыз құрылтайшының шешімімен) қабылданады және тек қана ЖШС қызметінің шарттарына байланысты болады. Құрылымдық бөлімшені (филиалды, өкілдікті) құру туралы шешім қабылдау хаттамада көрсетіледі. Оның негізінде заңды тұлғаның құрылтай құжаттарына (шарт, жарғы) тиісті өзгерістер енгізіледі, олар әділет органдарында тіркеледі. Бұл ретте ЖШС құрылымдық бөлімшелерде жұмыс істейтін жұмыскерлердің саны туралы өз бетінше шешім қабылдайды.

Филиалдың салық органдарында тіркеу Салық кодексінің 9-тарауында көзделген тәртіппен жүзеге асырылады. Салық кодексінің 74-бабы 7-тармағының 4) тармақшасына сәйкес осы Кодекстің мақсатында резидент заңды тұлғаның, оның құрылымдық бөлімшесінің, бейрезидент заңды тұлғаның құрылымдық бөлімшесінің орналасқан жері оның тұрақты жұмыс істейтін органының Бизнес-сәйкестендіру нөмірлерінің ұлттық тізіліміне енгізілген орналасқан жері болып табылады. Осыған
байланысты заңды тұлғаны (филиалды, өкілдікті) мемлекеттік (есептік) тіркеу қолданыстағы заңнамаға сәйкес заңды тұлғаның құқығы болып табылады және оның осындай заңды тұлғаның орналасқан жерінен басқа өңірде қызметін жүзеге асыруы үшін міндетті шарт ретінде әрекет ете алмайды.

Резидент заңды тұлғалардың құрылымдық бөлімшелеріне (филиалдарына, өкілдіктеріне) салық салу Салық кодексімен регламенттеледі. Құрылымдық бөлiмшелер қандай салық төлеушiлер болып табылады және олар қандай да бiр салық түрiнiң дербес салық төлеушiлерi болып табылатындығына немесе табылмайтындығына байланысты қандай салық есептiлiгiн тапсыруға тиiс.

Егер құрылымдық бөлімше қолма-қол ақшамен есеп айырысуды жүзеге асыратын болса, онда Салық кодексінің 167-бабына сәйкес БКМ пайдалану орны бойынша салық органдарында есепке қою қажет.

Жоғарыда баяндалғанды негізге ала отырып, құрылымдық бөлімшені ашу үшін құрылтайшылардың жалпы жиналысының шешімі немесе жалғыз құрылтайшының шешімі қажет. Құрылымдық бөлімшені (филиалды, өкілдікті) құру туралы шешім қабылдау хаттамада көрсетіледі. Оның негізінде заңды тұлғаның құрылтай құжаттарына (шарт, жарғы) тиісті өзгерістер енгізіледі, олар әділет органдарында тіркеледі.

ҚР резиденті - заңды тұлғаның бас кеңсесі құрылымдық бөлімшені осындай заңды тұлғаның орналасқан жерінен басқа өңірде қызметін жүзеге асыру үшін филиал немесе өкілдік ретінде тіркемеуге құқылы. Бұл ретте салық есептілігін тапсыру және өзінің құрылымдық бөлімшесі үшін салық және бюджетке төленетін міндетті төлемдерді төлеу бойынша салық міндеттемелерін орындауды заңды тұлға (бас ұйым) орындайды. Құрылымдық бөлімшенің айналымы немесе штаты бойынша шектеулер нормативтік құжаттарда көзделмеген.

Заңды тұлғаның құрылымдық бөлімшелеріндегі бухгалтерлік есеп

Оқшауланған құрылымдық бөлімшелері бар ҚР резидент заңды тұлғасының бухгалтерлік есебі әртүрлі нысанда болуы мүмкін. Филиалда немесе өкілдікте есепке қоюға әсер ететін негізгі факторлар, оқшауланған бөлімшенің функциялары және оның қызметінің түрлері, оқшауланған бөлімшенің аумақтық қашықтығы, бас ұйым мен оқшауланған бөлімше арасында қаржы және тауар ағындарын ұйымдастыру, жасалатын шаруашылық операцияларының көлемі, оқшауланған бөлімшенің шығыстарын қаржыландыру көздері, бас ұйым мен оқшауланған бөлімше арасында басқарушылық шешімдерді қабылдау жөніндегі өкілеттіктердің аражігін ажырату болып табылады.

Есеп процесін ұйымдастыру сипаты және экономикалық дербестік дәрежесі бойынша заңды тұлғаның құрылымдық бөлімшелерін шартты түрде мынадай түрлерге бөлуге болады:

1) банкте жеке балансы және ағымдағы шоты жоқ құрылымдық бөлімшелер;

2) дербес балансы жоқ, бірақ банкте ағымдағы шоты бар құрылымдық бөлімшелер;

3) жеке балансы бар, бірақ банктегі ағымдағы шотсыз құрылымдық бөлімшелер;

4) дербес балансы және банкте ағымдағы шоты бар құрылымдық бөлімшелер.

Экономикалық дербестік түрлерін негізге ала отырып, компанияның есеп саясатында және филиал туралы ережеде филиалда бухгалтерлік есеп қалай жүзеге асырылатыны анықталуы тиіс: бас компания бойынша жеке бөліммен немесе есепті кезеңдердің қорытындылары бойынша барлық қажетті мәліметтерді ұсына отырып, филиалдың өзінде дербес.

Сонымен, есепке алу процесін ұйымдастыру сипаты бойынша барлық құрылымдық бөлімшелерді (филиалдар мен өкілдіктерді) шартты түрде екі негізгі түрге бөлуге болады: жеке балансқа бөлінген және бөлінбеген.

Жеке балансқа бөлінбеген оқшауланған бөлімшелерде есепке алу

Операциялардың көлемi мен қызметкерлерiнiң саны елеусiз филиалдар мен өкiлдiктерде бухгалтерлiк есеп, әдетте, оқшауланған бөлiмше жеке балансқа бөлiнбей жүргiзiледi. Мұндай бөлiмшелер әдетте күрделi технологиялық процеспен ұштаспаған бiр-екi мiндеттi орындайды, сондықтан мұндай филиалдар мен өкiлдiктердi жеке балансқа бөлу орынсыз. Жеке балансқа бөлiнбеген оқшауланған бөлiмшелердiң, әдетте, жеке банктiк шоты болмайды. Ақшалай да, материалдық та барлық қаражатты олар бас ұйымнан алады.

Мұндай жағдайларда бөлімшелер бухгалтерлік есеп жүргізбейді және өз штатында бухгалтері (бухгалтерлік қызметі) болмайды. Филиал (өкілдік) ресімдейтін барлық бастапқы есепке алу құжаттары ішкі нормативтік құжаттарда белгіленген мерзімде бухгалтерлік есеп жүргізілетін бас ұйымның бухгалтериясына беріледі. Бухгалтерия аталған құжаттарды өңдейді және оларды есепте көрсетеді. Бұл ретте бас ұйым өз операцияларын және құрылымдық бөлімшесін бөлек есепке алуды қамтамасыз етуге тиіс. Ол үшін оқшауланған бөлімшенің қызметіне байланысты барлық операциялар, мүлік және міндеттемелер ұйымның есеп саясаты бекіткен үлгілік шоттар жоспарының жекелеген қосалқы шоттарында ескерілуі тиіс. Операциялардың талдамалы есебін осы қосалқы шоттар бөлінісінде жүргізу керек.

Сонымен бiрге, егер оқшауланған құрылымдық бөлiмшеде филиалдың (өкiлдiктiң) құжаттарын барлық бастапқы өңдеудi және оларды жүйелеудi жүзеге асыратын бухгалтер болса, бастапқы құжаттар бас ұйымның бухгалтериясына берiлмеуi де мүмкiн. Мұндай жағдайда бастапқы құжаттама оқшауланған бөлімшеде сақталады, ал бухгалтер бастапқы құжаттама бойынша барлық ақпаратты оқшауланған бөлімше бойынша тіркелімдерде немесе тізілімдерде көрсетеді және оны бас ұйымға береді. Бұл ретте бас ұйымның бухгалтерлік есебіндегі жазбаларды жоғарыда аталған құжаттар негізінде бухгалтерия жүргізеді.

Жеке балансқа бөлінбеген оқшауланған бөлімшелері бар ұйымның есеп саясатында осындай оқшауланған бөлімшелерде есеп жүргізу туралы ақпарат міндетті түрде көрсетілуге тиіс екенін атап өткен жөн. Шоттардың жұмыс жоспарында жеке балансқа бөлiнбеген филиалдар (өкiлдiктер) үшiн жеке қосалқы шоттар көзделуi қажет, ал тiркелiмдердiң, тiзiлiмдердiң немесе оқшауланған бөлiмшенiң бухгалтерi ұсынатын өзге құжаттардың нысандары (егер мұндай көзделсе) есеп саясатына қосымшада бекiтiлуi тиiс.

Бұдан басқа, ұйымның ішкі нормативтік құжаттарында оқшауланған бөлімшенің операцияларын ресімдеудің және есепке алудың қатаң тәртібін, бас ұйым мен оқшауланған бөлімше арасындағы құжат айналымының тәртібін, оның ішінде жауапты адамдардың тізбесін, құжаттарды бас ұйымның бухгалтериясына жеткізу мерзімдері мен тәсілін белгілеу қажет.

Жеке балансқа бөлінген оқшауланған бөлімшелерде есепке алу

Егер құрылымдық бөлiмшеде едәуiр операциялар, қызметкерлердiң үлкен штаты, жеке есеп айырысу шоты болса және толыққанды шаруашылық қызметiн жүргiзсе, мұндай бөлiмшеге бас (аға) бухгалтер басқаратын өзiнiң бухгалтерлiк қызметiн берiп, жеке балансқа бөлген жөн.

Бөлімшенің бухгалтерлік қызметі бастапқы құжаттаманы өңдеуді, жүйелеуді және сақтауды жүргізеді, оқшауланған бөлімшенің қызметіне байланысты барлық операциялардың, мүлік пен міндеттемелердің бухгалтерлік есебін жүргізеді, оқшауланған бөлімшенің бухгалтерлік есептілігін қалыптастыруды жүзеге асырады.

Ұйым бойынша бухгалтерлік есептілік тұтастай алғанда филиалдар, өкілдіктер және өзге де құрылымдық бөлімшелер қызметінің, оның ішінде жеке баланстарға бөлінген қызмет көрсеткіштерін қамтуға тиіс болғандықтан, оқшауланған бөлімшенің есептілігі ішкі есептілік болып табылады және ұйым бойынша жиынтық есепті жасау үшін бас ұйымның бухгалтериясына берілуге тиіс. Яғни, заңды тұлғаның балансына оқшауланған бөлімшелердің балансы және бас ұйымның балансы кіреді.

Бұл жағдайда филиалдар мен өкiлдiктердiң өз есеп саясатын әзiрлеуге құқығы жоқ екенiн де атап өткен жөн. Сондықтан қызмет түрлеріне, орналасқан жеріне және өзге де факторларға қарамастан құрылымдық бөлімшелер ұйымның бірыңғай есеп саясатын және шоттардың бірыңғай жұмыс жоспарын басшылыққа алуға тиіс.

Сонымен бiрге, ұйымның есеп саясатымен жеке балансқа бөлiнген бөлiмшелердiң бухгалтерлiк есебi мен есептiлiгiн ұйымдастыру тәртiбi, оның iшiнде бухгалтерлiк есептiлiктi ұсыну тәртiбi мен мерзiмдерi, берiлетiн құжаттардың нысандары (таратып жазуларды, анықтамаларды және т.б. қоса алғанда), жауапты адамдардың тiзбесi, шығындарды берудi құжаттамалық растау тәртiбi және есептiң өзге де ерекшелiктерi көзделуге тиiс.

Оқшауланған бөлімшелермен есеп айырысу ерекшеліктері

Филиалдар мен өкiлдiктерге оларды құрған заңды тұлғаның мүлкi берiледi және олар бекiткен ережелердiң негiзiнде әрекет етедi. Филиалдың құқық қабілеттілігі оған бас заңды тұлға беретін өкілдік өкілеттіктермен және материалдық базамен шектелген. Сондықтан бухгалтерлік есепті жүргізу тәртібінің мыналарға байланысты өз ерекшеліктері бар:

- филиалдың өз мүлкі жоқ. ­Бас заңды тұлғаның меншігі ретінде филиалдың мүлкі жеке баланста есептік мақсатта ғана көрсетіледі, бірақ мұндай баланс дербес болып табылмайды, өйткені ол корпоративішілік құжат ретінде пайдаланылады;

- филиалға жарғылық капиталды қалыптастыру мүмкіндігі берілмеген;

- филиал үшінші тұлғалармен бас компанияның атынан немесе тапсырмасы бойынша (сенімхат бойынша) өзара қарым-қатынаста әрекет ете алады, сондықтан филиал жасасқан мәмілелерден туындайтын барлық құқықтар мен міндеттемелер бас заңды тұлғаға жатады;

- филиалдың жеке балансында есепте тұрған барлық активтер бас заңды тұлғаның меншігі болып табылатындықтан және оның контрагенттер мен сот алдындағы әрекеттері үшін бас заңды тұлға мен оның лауазымды тұлғалары ғана жауап беретіндіктен, филиал дербес мүліктік жауапкершілікте болмайды;

- бөлімшенің барлық кірістері мен шығыстары үшінші тұлғалармен экономикалық қатынастардың нәтижесі ретінде бөлімшенің жеке балансында және бас ұйымның дербес (жиынтық) балансында көрініс табуы тиіс;

- бас ұйым мен бөлімше (бөлімшелер арасында) арасындағы тауар-материалдық қорлардың, негізгі құралдардың, ақшаның және айналымнан тыс басқа активтердің барлық орын ауыстырулары бір есеп беретін тұлғалардан екіншісіне корпоративішілік ауысулар деп танылуы және ішкі орын ауыстыру құжаттарымен ресімделуі тиіс. Бұл ретте бiр заңды тұлға болып табылатын заңды тұлға мен оның филиалы арасындағы өзара есеп айырысулар бухгалтерлiк есепте iшкi шаруашылық мiндеттемелерi мен талаптары ретiнде көрсетiлуге тиiс, олар кейiннен олардың әрқайсысында кiрiстiң немесе шығыстың пайда болуына алып келмеуге тиiс. Оқшауланған бөлімшені тарату кезінде құрылымдық бөлімше мен бас компания арасындағы өзара талаптар мен міндеттемелер ішкі өзара есеп айырысулар бойынша операциялар жүргізу жолымен тоқтатылады;

- филиал мен бас кәсiпорын арасындағы есеп айырысу шоттары бойынша ақша қаражатының қозғалысы бас ұйымның бiр есеп шотынан оның басқа шотына ақша аудару болып есептелуге және тараптардың кiрiсi немесе шығысы болып танылмауға тиiс.

Аталған қағидаттар құрылымдық бөлімшеде және бас компанияда есепке алу операцияларын көрсету ерекшеліктерін айқындайды және филиал туралы ережеде және компания бойынша есепке алу саясатында нақтылануға тиіс.

2019 жылдан бастап шаруашылық операцияларын есепке алуды жүргізу тәртібі

Филиалдың бухгалтерлік есебі жоғарыда баяндалған қағидаттарға сәйкес бас компанияның есеп саясаты негізінде де қалыптастырылады.

Өзара операцияларды есепке алу үшін Қазақстан Республикасы Қаржы министрінің 2007 жылғы 23 мамырдағы № 185 бұйрығымен бекітілген үлгі шот жоспарының шоттары қолданылады.

ҚР Қаржы министрінің 2018 жылғы 2 қазандағы № 877 бұйрығына сәйкес 2019 жылғы 1 қаңтардан бастап Шоттардың үлгілік жоспарының жаңа редакциясы қолданылуға тиіс екенін ескеру қажет.

Бухгалтерлік есеп шоттарының жаңа үлгі жоспарына сәйкес құрылымдық бөлімшелерде операцияларды көрсету шоттары бойынша есепке алу тәртібі өзгерген жоқ және осы мақсаттар үшін мынадай бухгалтерлік есеп шоттары қолданылады:

1240 - «Филиалдар мен құрылымдық бөлімшелердің қысқа мерзімді дебиторлық берешегі», онда филиалдардың шоттарына ақша қаражатының түсуі және есептен шығару бойынша операциялар және филиалдар мен құрылымдық бөлімшелердің өзге қысқа мерзімді дебиторлық берешегі көрсетіледі;

2140 - «Филиалдар мен құрылымдық бөлімшелердің ұзақ мерзімді дебиторлық берешегі», онда филиалдар мен құрылымдық бөлімшелердің ұзақ мерзімді дебиторлық берешегі ескеріледі;

3340 - «Филиалдар мен құрылымдық бөлімшелерге қысқа мерзімді кредиторлық берешек», онда филиалдар мен құрылымдық бөлімшелердің шоттарына ақша қаражатының түсуі және есептен шығару бойынша операциялар және филиалдар мен құрылымдық бөлімшелерге өзге қысқа мерзімді кредиторлық берешек көрсетіледі;

4140 - «Филиалдар мен құрылымдық бөлімшелерге ұзақ мерзімді кредиторлық берешек», онда филиалдар мен құрылымдық бөлімшелерге ұзақ мерзімді кредиторлық берешек ескеріледі.

Қаржылық есептілікті ұсыну

Филиалдар мен құрылымдық бөлімшелер заңды тұлғаның бөлігі бола отырып, бас компанияға жылына кемінде бір рет қаржылық есептіліктің толық жиынтығын (салыстырмалы ақпаратты қоса алғанда) ұсынуға міндетті.

Бухгалтерлік есеп туралы заңға сәйкес күнтізбелік жыл: 1 қаңтардан 31 желтоқсанға дейін қазақстандық компаниялардың жылдық қаржылық есептілігі үшін есепті кезең болып табылады:.

Жылдық қаржылық есепті ұсыну мерзіміне қатысты есепті жылдан кейінгі жылдың 31 наурызының күні белгіленген.

Бас компанияның қаржылық есептілігі бөлімшелер мен бас компанияның есептілігіндегі ақпаратты біріктіру жолымен қалыптастырылады. Жиынтық есептілікті дайындау кезінде компания бас компанияның және оның филиалдарының қаржылық есептілігін активтер, міндеттемелер, меншікті капитал, кірістер мен шығыстар туралы деректерді қосу жолымен баптар бойынша біріктіреді. Жиынтық есептілік компанияның есеп саясаты қабылдаған стандарттарға (ХҚЕС, ШОБ үшін ХҚЕС немесе ҰҚЕС) сәйкес жасалады.

Есепті кезеңнің қорытындылары бойынша біріктірілген қаржылық есептілікте 1240, 2140, 3340, 4140 ішкі берешек шоттары жабылады, ал қызметтің қорытынды нәтижесі бөлінбеген пайда шоты арқылы жүргізіледі.