Мөртабан - бұл заңды тұлғаның толық атауы, оның мекенжайы, құжаттың жіберілген күні туралы мәтіндік ақпаратты қамтитын құжаттардағы бедерді жасау үшін қызмет ететін баспа нысанының бір түрі. Кейде мөртабанның мазмұны ұлттық елтаңбаның бейнесімен толықтырылады.

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларының 2-тарауына сәйкес - Құжат ұйымның атауы көрсетілген мөртабанды пайдалана отырып, ұйым бланкісін пайдаланбастан сол жақ жоғарғы бұрышына оның бедерін қою арқылы мынадай деректемелер болған кезде жасалады:

1) құжатты шығарған ұйымның ресми атауы не сол жақ жоғарғы бұрышқа қою арқылы құжатты шығарған ұйымның атауы көрсетілген мөртабанның бедері;

Мөрлерді, мөртабандарды және бланкілерді есепке алу және сақтау тәртібі

Қорғауға жататын баспа-бланкі өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын есепке алуды, пайдалануды, сақтауды және жоюды ұйымдар басшыларының бұйрықтарымен (өкімдерімен) тағайындалатын лауазымды тұлғалар жүзеге асырады.

Қажет болған жағдайда мемлекеттік ұйымның құрылымдық бөлімшелерінде Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген және мәтіндік мазмұны бірдей мөрлер (мөртабандар) болады, мәтіндік бөлігі реттік нөмірмен немесе символмен (символдармен) толықтырылады.

Қорғауға жататын мөрлерді, мөртабандарды және қолдан жасаудан қорғау мақсатында жеке қасиеттері бар химиялық қоспалары бар арнайы мөртабан бояуын есепке алу, сондай-ақ оларды беру осы Қағидаларға 19-қосымшаға сәйкес нысан бойынша Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлерді, мөртабандарды және арнайы мөртабан бояуын есепке алу және беру журналында жүргізіледі.

Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдері, мөрлер, мөртабандар және құжаттарды қорғау құралдары мөрленетін сейфтерде немесе металл шкафтарда сақталады.

Қорғалуға жататын мөрлер мен мөртабандарды жою осы Қағидаларға 23-қосымшаға сәйкес нысан бойынша қорғалуға жататын мөрлер мен мөртабандарды жоюға бөлу туралы акт жасаумен және Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы мен арнайы мөртабан бояуы бейнеленген мөрлерді, мөртабандарды есепке алу және беру журналына тиісті белгілер қоюмен жүргізіледі.

Ұйым қайта ұйымдастырылған немесе таратылған, филиалды (өкілдікті) есептен шығару туралы шешім қабылданған кезде қорғауға жататын пайдаланылмаған баспа-бланкілік өнімді, мөрлерді, мөртабандарды, сондай-ақ құжаттарды қорғау құралдарын жою ұйымның басшысы немесе тарату комиссиясының төрағасы бекітетін осы Қағидаларға 22,24, 25-қосымшаға сәйкес нысандар бойынша актілер жасала отырып жүргізіледі және тиісті есепке алу және беру журналдарына белгі қою арқылы жүзеге асырылады.

Қорғауға жататын баспа-бланкілік өнім даналарының, мөрлердің, мөртабандардың және құжаттарды қорғау құралдарының болуын тексеруді ұйым басшысының бұйрығымен (өкімімен) құрылатын комиссия жылына кемінде бір рет жүргізеді. Тексеру нәтижелері туралы белгілер осы Қағидаларға 20, 21 және 22-қосымшаларға сәйкес есепке алу және беру журналдарында қойылады.

Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрді (мөртабанды) жоғалтқан кезде іздестіру бойынша барлық қажетті шаралар қолданылады, іздестіру нәтижесі теріс болған жағдайда ұйым басшысы бекітетін еркін нысандағы жоғалту туралы акт жасалады.

Бухгалтерлік есепте дайындау шарты бойынша мөртабандарды дайындау бойынша шығыстарды көрсету.

Бастапқы есепке алу құжаттарын жасау тәртібі ҚР Қаржы министрінің 2015 жылғы 31 наурыздағы № 241 бұйрығымен бекітілген Бухгалтерлік есепті жүргізу қағидаларында айқындалған.

Бұл ретте Қағидалардың 27-тармағында құрылыс-монтаждау жұмыстарын қоспағанда, орындалған жұмыстарды (көрсетілген қызметтерді) қабылдау-тапсыру үшін шаруашылық операциясын жасау фактісін растау үшін орындаушы жасайтын Орындалған жұмыстар актісі (Р-1 нысаны) қолданылатыны белгіленген.

Сондай-ақ Қағидалардың 32 және 34-тармақтарында қорларды өткізуді есепке алу үшін З-2 нысаны бойынша қорларды бір жаққа жіберуге арналған жүкқұжат қолданылатыны айқындалған.

Ал активтерді беруді, сатуды ресімдеу үшін Қабылдау-тапсыру актісі қолданылады. Акт екі данада жасалады және әрбір жеке объектіге немесе объектінің құрамдауышына екі тарап та қол қояды. Ресімделген акті қоса берілген құжаттамамен бірге бухгалтерлік қызметке беріледі, оған бас бухгалтер қол қояды және субъектінің басшылығы бекітеді.

ТМҚ-ны сатып алу-сату шарты емес, мөртабандарды дайындау жөнiндегi жұмыстарды орындауға шарт жасалғандықтан, тиiсiнше орындаушы тапсырыс берушiге Ж-1 нысаны бойынша орындалған жұмыстардың (көрсетiлген қызметтердiң) актiсiн ұсынуы тиiс. Бұл ретте ОЖА-мен қатар дайындалған ТМҚ-ны беру қабылдау-беру актісі бойынша жүзеге асырылады. Яғни мұндай жағдайларда ОЖА-ға қабылдау-тапсыру актісі қоса беріледі.

Тиісінше, дайындалған активтердің балансқа түсуі қабылдау-тапсыру актісі және Қорлардың кіріс ордері (З-1 нысаны) негізінде көрсетілетін болады.

Бұл ретте З-2 нысаны бойынша жүкқұжат талап етілмейді, бірақ егер орындаушы ОЖА-ға қабылдау-тапсыру актісінің орнына жазып берсе, онда мұндай әрекет елеулі қате болып табылмайды.