Бастапқы есепке алу құжаттары (бұдан әрі - бастапқы құжаттар) - бухгалтерлiк есеп жүргiзуге негiз болатын, операцияның немесе оқиғаның жасалу фактiсiнiң және оны жасауға берiлген құқықтың қағаз және электрондық жеткiзгiштегi құжаттық растамасы;

Жалпы ережелер

Бастапқы құжаттама қандай деректемелерді қамтуы тиіс

Бастапқы құжаттар қашан жасалады

Егер қате жіберілсе, қандай құжаттарды түзетуге болады

Бастапқы құжаттар тізімі

Бастапқы құжаттаманы сақтау мерзімдері

Бастапқы есеп құжаттамасында факсимиле қоюға бола ма

Бастапқы құжаттарды тексеру

Бастапқы құжаттаманың болмауы үшін жауапкершілік

Жалпы ережелер

Операциялар бухгалтерлік құжаттамада бастапқы құжаттардың түпнұсқаларын бекіте отырып көрсетіледі.

Бухгалтерлік операцияларды немесе оқиғаларды ресімдеу үшін қолданылатын бастапқы құжаттардың нысандарын немесе оларға қойылатын талаптарды Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес уәкілетті орган және (немесе) Қазақстан Республикасының Ұлттық Банкі бекітеді.

Қандай да бір бланк қандай құжатпен бекітілгенін білу өте оңай. Барлық біріздендірілген нысандарда жоғарғы оң жақ бұрышта оның қандай нормативтік актімен бекітілгені көрсетілген. Қазіргі уақытта ҚР-да есепке алуға Қазақстан Республикасы Қаржы министрінің 2012 жылғы 20 желтоқсандағы № 562 бұйрығымен регламенттелген нысандар мен талаптар қолданылады.

Нысандары немесе талаптары бекітілмеген қағаз және электрондық жеткізгіштердегі бастапқы құжаттарды шаруашылық субъектілері дербес әзірлейді не Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес бекітілген нысандарды немесе талаптарды қолданады.

Бастапқы құжаттама қандай деректемелерді қамтуы тиіс

Бастапқы құжаттама мынадай міндетті деректемелерді қамтуы тиіс:

1) құжаттың (нысанның) атауы;

2) жасалған күні;

3) құжат өз атынан жасалған ұйымның атауы немесе дара кәсiпкердiң тегi және аты-жөнi;

4) операцияның немесе оқиғаның мазмұны;

5) операцияның немесе оқиғаның өлшем бiрлiгi (сан және құн көрiнiсiнде);

6) операцияның жасалуына (оқиғаны растауға) және оның дұрыс ресiмделуiне жауапты адамдар лауазымының атауы, тегi, аты-жөнi және қолы;

7) сәйкестендіру нөмірі.

Бастапқы құжаттамадағы барлық деректемелер толтырылуы тиіс, егер қандай да бір деректемені толтыру мүмкін болмаса, сызықша қойылады.

Егер құжаттың біріздендірілген нысаны пайдаланылса, онда одан деректемелерді алып тастауға болмайды, бірақ қажет болған жағдайда осы бланкіні сіздің ұйымыңыздағы жұмыс үшін қажетті басқа қосымша деректемелермен толықтыруға болады.

Егер құжатта ҚР заңнамасына сәйкес бекітілген аталған деректемелердің ең болмағанда біреуі болмаса, онда мұндай құжат орындауға қабылданбауға тиіс.

Бастапқы құжаттар қашан жасалады

Бастапқы құжаттар операция немесе оқиға жасалған кезде не олар аяқталғаннан кейін тікелей жасалуға тиіс.

Электрондық тасымалдағыштарда бастапқы құжаттарды жасау кезінде Сіз операциялардың басқа қатысушылары үшін, сондай-ақ Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес осындай талап ету құқығы берілген мемлекеттік органдардың талап етуі бойынша осындай құжаттардың қағаз тасымалдағыштағы көшірмелерін дайындауға тиіссіз.

Егер қате жіберілсе, қандай құжаттарды түзетуге болады

Кассалық және банктiк бастапқы құжаттарға түзетулер енгiзуге жол берiлмейдi. Қалған бастапқы құжаттарға түзетулер операцияларға қатысушылармен келiсiм бойынша ғана енгiзiлуi мүмкiн, бұл түзетулер енгiзiлген күнi көрсетiлген құжаттарға қол қойған тұлғалардың қолдарымен расталуы тиiс.

Бастапқы құжаттар тізімі

Ақшаның түсуі Кіріс-кассалық ордермен ресімделеді, шығуы Шығыс-кассалық ордермен ресімделеді.

Қорларды сатуды есепке алу үшін қорларды сыртқа босатуға арналған жүкқұжат қолданылады.

Активтерді беруді, сатуды ресімдеу үшін қабылдау-тапсыру актілері қолданылады. Акт екі данада жасалады және әрбір жеке объектіге немесе объектінің құрамдауышына екі тарап та қол қояды. Техникалық құжаттамасы қоса берілген ресімделген акті бухгалтерлік қызметке беріледі, оған бас бухгалтер қол қояды және субъектінің басшылығы бекітеді

Активтерді алу кезінде тұлғаның субъектінің атынан әрекет ету құқығын ресімдеу үшін сенімхат қолданылады. Сенімхаттар ақша мен активтерді сақтау үшін толық материалдық жауапкершілік туралы жазбаша шарт жасасқан тұлғаларға беріледі. Сенімхатқа субъектінің басшылығы қол қояды және мөрмен расталады.

Құрылыс-монтаждау жұмыстарын қоспағанда, орындалған жұмыстарды (көрсетілген қызметтерді) қабылдау-тапсыру үшін шаруашылық операциясын жасау фактісін растау үшін орындаушы жасайтын орындалған жұмыстардың (көрсетілген қызметтердің) актісі қолданылады.

Өнім берушінің ілеспе құжаттарының деректерімен сандық және сапалық алшақтығы бар келіп түскен активтерді ресімдеу үшін активтерді қабылдау туралы акт қолданылады. Активтерді қабылдау туралы акт материалдық жауапты адамның және жөнелтуші (өнім беруші) өкілінің немесе мүдделі емес тарап өкілінің қатысуымен екі данада жасалады.

Субъектінің бөлімшелері арасындағы активтердің қозғалысын есепке алу үшін ішкі орын ауыстыруға жүкқұжаттар қолданылады.

Есептен шығаруға жататын активтерді есепке алу үшін есептен шығару (есептен шығару) актілері қолданылады. Істен шығуға (есептен шығаруға) арналған актілер екі данада жасалады, актінің бірінші данасы бухгалтерлік қызметке жіберіледі, екіншісі субъектінің бөлімшесінде қалады.

Жөндеуден, реконструкциядан (жаңғыртудан) активтерді қабылдап алу-беруді ресімдеу үшін жөнделген, реконструкцияланған (жаңғыртылған) активтерді қабылдау-тапсыру актісі қолданылады. Тапсырыс берушінің активтерді қабылдауға материалдық жауапты қызметкері және жөндеуді, реконструкциялауды (жаңғыртуды) жүргізген орындаушының өкілі қол қойған акт екі данада жасалады. Актіге бас бухгалтер (бухгалтер) қол қояды және оны тапсырыс берушінің басшылығы бекітеді.

Жұмыстарды жүргізу кезінде пайдалануға жарамды активтерді бөлшектеу және бөлшектеу кезінде алынған қорларды кіріске алуды ресімдеу үшін негізгі құралдарды бөлшектеу және бөлшектеу кезінде алынған қорларды кіріске алу туралы акт қолданылады. Акт үш данада жасалады, актінің бірінші және екінші даналары тапсырыс берушіде, үшіншісі мердігерде қалады. Тапсырыс беруші өз кезегінде актінің бірінші данасын мердігерге төлеу үшін ұсынылған шотқа қоса береді.

Активтерді есепке алу үшін түгендеу карточкалары қолданылады. Түгендеу карточкалары активтердің кірісіне, оларды ауыстыруға, толық жабдықтауға, реконструкциялауға, жаңғыртуға, күрделі жөндеуге және есептен шығаруға арналған құжаттардың негізінде бір данада толтырылады және активтердің негізгі сапалық және сандық көрсеткіштерін, сондай-ақ оларға жататын маңызды жапсарлас құрылыстарды, құрылғыларды қамтиды. Түгендеу нөмірлері активтерге олардың реттік-сериялық жүйе бойынша түсуіне қарай беріледі.

Жалға алынған активтерді есепке алу үшін жалға алынған (ұзақ мерзімді жалға алынған) активтерді есепке алу карточкасы қолданылады.

Активтерді түгендеу, монтаждау немесе сынау процесінде ақаулар анықталған кезде активтің анықталған ақаулары туралы акт қолданылады.

Бастапқы құжаттаманы сақтау мерзімдері

Бастапқы құжаттар ұйымда заңнамада белгіленген мерзім ішінде, бірақ кемінде 5 жыл сақталуы тиіс. Құжаттардың әртүрлі түрлерін сақтау мерзімдерін белгілейтін өте ауқымды және егжей-тегжейлі құжат бар. Бұл құжатта, атап айтқанда, тоқсандық баланстар мен кассалық кітаптар 5 жыл, ал жылдық баланстар - 10 жыл сақталатыны айтылған. Қызметкерлердің жеке шоттары 75 жыл сақталуы тиіс, одан қызметкердің жасы алып тасталады. Негізгі құралдарды есепке алу бойынша түгендеу карточкалары - олар таратылғаннан кейін 3 жыл. Тексеру актілері - 5 жыл. Түгендеу жөніндегі құжаттар - 3 жыл. Шарттар мен келісімдер - мерзім өткеннен кейін 5 жыл және т.б.

Бастапқы құжаттардың мазмұны ұйымның коммерциялық құпиясы болып табылады. Ұйым қызметкерлері бұл құжаттармен ешқандай бөгде адамдарды таныстыруға міндетті емес. Ұйымның iшкi құжаттамасына қол жеткiзуге құқығы бар органдардың барлық өкiлдерi (салық, құқық қорғау органдарының өкiлдерi және т.б.) тиiстi құжаттарды көрсетуге мiндеттi.

2023 жылдың 16 шілдесінен бастап құжаттарды сақтау мерзімі өзгерді

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2023 жылғы 29 маусымдағы № 157 бұйрығымен «Сақтау мерзімін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың қызметінде пайда болатын үлгілік құжаттардың тізбесін бекіту туралы» 2017 жылғы 29 қыркүйектегі № 263 бұйрыққа құжаттарды сақтау мерзімдері бойынша өзгерістер енгізілді.

Бастапқы есеп құжаттамасында факсимиле қоюға бола ма

Қазақстанда факсимильді пайдалану ҚР Азаматтық кодексінде ғана реттеледі.

Азаматтық заңнама қолтаңбаны факсимильді жаңғырту өз қолтаңбасының аналогы деп таниды. "Факсимиле" ұғымының мағынасы - лауазымды адамның өз қолымен қолын дәл жазуды қамтамасыз ететін және оның өкілеттігін куәландыру үшін қызмет ететін мөртабан".

Тәжірибеде қандай құжаттарға қатысты факсимиле қоюға болады, ал қандай жағдайларда оны пайдаланудан бас тартып, «тірі» қол қоюды талап еткен дұрыс деген сұрақ жиі туындайды.

Бастапқы есепке алу құжаттарында жауапты тұлғалардың жеке қолдары болуы тиіс. Бухгалтерлік есеп туралы заңнама да, салық заңнамасы да факсимильді пайдалану тәртібін регламенттемейді. Бухгалтерлік есеп туралы заңнамаға сәйкес бастапқы құжаттар, егер олардың қатарына жауапты адамдардың жеке қолдары да жататын бірқатар міндетті деректемелер болса, есепке алынады. Жеке қолтаңбаларды көрсету талабы бастапқы құжаттарда олардың факсимильді қайта шығарылуын пайдалануға болмайды деген қорытынды жасауға мүмкіндік береді.

Бастапқы құжаттарды тексеру

Бастапқы құжаттардың дұрыс ресімделгеніне және түпнұсқалығына көз жеткізгеннен кейін ғана сіз бухгалтерлік есеп дұрыс жүргізілетініне сенімді бола аласыз.

Тексерудің үш сенімді әдісі бар:

- формальды;

- логикалық;

- арифметикалық.

Ресми тексеру кезінде құжаттың барлық деректемелерінің дұрыс толтырылғандығы, жауапты адамдардың қолдары бар-жоқтығы, құжаттың есепте жүргізілген айға жататындығы анықталады.

Ресми тексерудің қажеттілігі толық немесе дұрыс толтырылмаған құжаттың өзінің дәлелін жоғалтуынан туындайды.

Логикалық тексеру немесе мәні бойынша тексеру орындалған жұмыстар көлемінің артуынан, бағалар мен бағалардың артуынан, бастапқы құжаттарда ешқашан орындалмаған және мүлде жүзеге асырыла алмайтын жұмыстарды көрсетуден қосып жазуларды анықтауға мүмкіндік береді. Оның көмегімен көрсетілген көлемде қандай да бір операция болғаны анықталады.

Арифметикалық тексеру қарапайым арифметикалық әрекеттерді тексерумен ғана шектелмейді. Тіпті таксациялауды тексере отырып, бағаны санға көбейтудің дұрыстығын анықтап қана қоймай, сондай-ақ тексеруге бағаларды, бағаларды, тарифтерді, мөлшерлемелерді, нормаларды және т.б. тартуға, яғни арифметикалық тексеруді логикамен үйлестіруге тура келеді. Арифметикалық тексерудің міндеті әртүрлі ведомостарды жасау процесінде бірқатар сандарды бағалау немесе қосу кезінде қателіктерді анықтау болып табылады.

Бастапқы құжаттаманың болмауы үшін жауапкершілік

Есепке алу құжаттамасының жоқтығы үшін Әкімшілік құқық бұзушылық туралы кодексте салық төлеушінің санатына байланысты 25-75 АЕК айыппұл түрінде әкімшілік жауапкершілік көзделген. Айыппұл қайталап бұзылған жағдайда салынады, бірінші рет ескерту жасалады.