Құжаттарды сақтауды ұйымдастыру - бұл құжаттарды сақтауды ұйымдастыру-құжаттарды ұтымды орналастыруды, олардың қозғалысы мен физикалық жай-күйін бақылауды, сақтандыру қорын және пайдалану қорын құру мақсатында құжаттарды көшіруді, бүлінген немесе жойылған құжаттардың бастапқы немесе бастапқыға жақын қасиеттерін және сыртқы белгілерін қалпына келтіруді (реставрациялауды) қамтитын іс-шаралар жүйесі.

2026 жылғы 1 қаңтардан бастап сақтау мерзімі

2026 жылғы 1 қаңтарға дейінгі сақтау мерзімі

2026 жылғы 1 қаңтардан бастап сақтау мерзімі

Жаңа Салық кодексі (2025 жылғы 18 шілдедегі № 214-VIII ҚР Кодексі) 2026 жылғы 1 қаңтардан бастап күшіне енді.

Салық кодексінің 206-бабы 3-тармағына сәйкес салық төлеуші (салық агенті) салық салу объектілеріне немесе салық салуға байланысты объектілерге қатысты есепке алу құжаттамасын салықтың немесе бюджетке төленетін төлемнің әрбір түрі үшін Салық кодексінің 65-бабында белгіленген талап қоюдың ескіру мерзімі өткенге дейін, бірақ кемінде бес жыл сақтайды.

Есепке алу құжаттамасын сақтау мерзімі, егер олар белгілеген сақтау мерзімі осы тармақта белгіленген мерзімінен асып кететін болса, осы баптың 4 және 5-тармақтарында көзделген жағдайларды қоспағанда, осындай есепке алу құжаттамасының негізінде салықтық міндеттеме есептелген кезеңнен кейінгі салықтық кезеңнен басталады.

Салық төлеуші І топтың тiркеп-белгіленген активінің, ҚР СК 303-313-баптарына сәйкес түзілген амортизацияланатын активтердің жеке топтарының, оның ішінде мүліктік жалдау (жалға беру) шарты бойынша берілген (алынған) тiркеп-белгіленген активтің құнын растайтын есепке алу құжаттамасын осындай актив бойынша амортизациялық аударымдар есептелген соңғы салықтық кезеңнен кейінгі салықтық кезеңнен бастап бес жыл өткенге дейін сақтайды.

Салық төлеуші II, III және IV топтың тiркеп-белгіленген активінің, оның ішінде мүліктік жалдау (жалға беру) шарты бойынша берілген (алынған) тiркеп-белгіленген активінің құнын растайтын есепке алу құжаттамасын ҚР СК 65-бабында белгіленген талап қоюдың ескіру мерзімі ішінде, бірақ осындай актив тiркеп-белгіленген активтер тобының құндық балансына енгізілген салықтық кезеңнен кейінгі салықтық кезеңнен бастап кемінде бес жыл сақтайды.

Салық төлеуші салық салу мақсатында амортизацияға жатпайтын активтердің құнын растайтын есепке алу құжаттамасын салық төлеушіде амортизацияға жатпайтын активтің шығып қалуы орындалған салықтық кезеңнен кейінгі салықтық кезеңнен бастап бес жыл бойы сақтайды.

Салық салу объектілеріне немесе салық салуға байланысты объектілерге қатысты, салық төлеушінің (салық агентінің) ҚР СК 17-бөліміне сәйкес салықтық преференциялар мен жеңілдіктерді қолдануы көзделген салықтар мен бюджетке төленетін басқа да міндетті төлемдер бойынша есепке алу құжаттамасы ҚР СК 65-бабында белгіленген талап қоюдың ескіру мерзімі бойы сақталады.

Салық төлеушіні қайта ұйымдастырған кезде қайта ұйымдастырылған тұлғаның есепке алу құжаттамасын сақтау жөніндегі міндеттеме оның құқық мирасқорына (құқық мирасқорларына) жүктеледі.

Кәсiпорын бухгалтерлiк және салықтық есеп құжаттарын тиiсiнше сақтауды, ал кейiннен уақтылы жоюды ұйымдастыруға мiндеттi.

«Бухгалтерлік есеп және қаржылық есептілік туралы» Заңның 11-бабына сәйкес дара кәсiпкерлер мен ұйымдар бастапқы құжаттарды, қағаз және (немесе) электрондық жеткiзгiштердегi бухгалтерлiк есеп тiркелiмдерiн, қаржылық есептiлiктi, есеп саясатын, есепке алу деректерiн электрондық өңдеу бағдарламаларын Қазақстан Республикасының заңнамасында белгiленген кезең iшiнде сақтауға мiндеттi.

Жұмыс берушi жұмыскерлердiң еңбек қызметiн растайтын құжаттардың және оларды зейнетақымен қамсыздандыруға және мiндеттi әлеуметтiк сақтандыруға ақша ұсталғаны және аударылғаны туралы мәлiметтердiң сақталуын және мемлекеттiк архивке өткiзiлуiн қамтамасыз етуге мiндеттi (ЕК 23-бабы 2-тармағының 17) тармақшасы).

Құжаттарды сақтау мәселелері бойынша бірнеше нормативтік құжаттар бар:

• Сақтау мерзімі көрсетілген мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың қызметінде пайда болатын үлгілік құжаттардың тізбесін бекіту туралы Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2025 жылғы 17 маусымдағы № 279-НҚ бұйрығы.

• «Бухгалтерлік есепті жүргізу ережесін бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Қаржы министрлігінің 2015 жылғы 31 наурыздағы. № 241 бұйрығы.

Бастапқы құжаттардың, бухгалтерлiк есеп тiркелiмдерiнiң, есептер мен баланстардың сақталуын, оларды ресiмдеудi және архивке берудi бас бухгалтер қамтамасыз етедi (Бухгалтерлiк есеп жүргiзу қағидаларының 75-тармағы).

Құжаттарды сақтау кезеңінің ағымын «Сақтау мерзімі көрсетілген мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың қызметінде құралатын үлгілік құжаттардың тізбесін бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2025 жылғы 17 маусымдағы № 279-НҚ бұйрығы (бұдан әрі - Тізбе) белгілейді.

Тізбеге құжаттардың 788 түрі енгізілген, оның ішінде ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттар.

Құжаттарды сақтау мерзiмi 1 жылдан 5 жылға дейiн өзгередi, сондай-ақ 10-15 жыл көзделген, ал кейбiреулерi 75 жыл сақталуға және тұрақты, сондай-ақ, мысалы, «қажеттiлiгi өткенге дейiн» сақталуға тиiс.

Құжаттардың түрлері Тізбеде ішкі бөлімшелері бар 13 негізгі бөлім бойынша жүйеленген.

2026 жылғы 1 қаңтарға дейінгі сақтау мерзімі

Құжаттарды сақтауды ұйымдастыру - бұл құжаттарды сақтауды ұйымдастыру-құжаттарды ұтымды орналастыруды, олардың қозғалысы мен физикалық жай-күйін бақылауды, сақтандыру қорын және пайдалану қорын құру мақсатында құжаттарды көшіруді, бүлінген немесе жойылған құжаттардың бастапқы немесе бастапқы қасиеттерін және сыртқы белгілерін қалпына келтіруді (реставрациялауды) қамтитын іс-шаралар жүйесі.

Ұйым архивінде құжаттарды сақтау оларды қоршаған ортаның зақымдануынан және зиянды әсерінен қорғауды қамтамасыз ететін жағдайларда жүзеге асырылады.

Салық кодексінің 193-бабының 3-тармағына сәйкес салық төлеуші (салық агенті) салық салу объектілеріне немесе салық салуға байланысты объектілерге қатысты есепке алу құжаттамасын салықтың немесе бюджетке төленетін төлемнің әрбір түрі үшін Салық кодексінің 48-бабында белгіленген талап қоюдың ескіру мерзімі өткенге дейін, бірақ кемінде бес жыл сақтайды.

Есепке алу құжаттамасын сақтау мерзімі, егер олар белгілеген сақтау мерзімі осы тармақта белгіленген мерзімінен асып кетсе, ҚР СК 193-бабының 4 және 5-тармақтарында көзделген жағдайларды қоспағанда, осындай есепке алу құжаттамасының негізінде салықтық міндеттеме есептелген кезеңнен кейінгі салықтық кезеңнен басталады.

Кәсiпорын бухгалтерлiк және салықтық есеп құжаттарын тиiсiнше сақтауды, ал кейiннен уақтылы жоюды ұйымдастыруға мiндеттi.

Құжаттарды сақтау мәселелері бойынша бірнеше нормативтік құжаттар бар:

«Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларын бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қазандағы № 703 қаулысы.

«Сақтау мерзімін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың қызметінде пайда болатын үлгілік құжаттардың тізбесін бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің міндетін атқарушының 2017 жылғы 29 қыркүйектегі № 263 бұйрығы.

2023 жылдың 16 шілдесінен бастап құжаттарды сақтау мерзімі өзгерді

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2023 жылғы 29 маусымдағы № 157 бұйрығымен «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың қызметінде пайда болатын үлгілік құжаттардың тізбесін бекіту туралы» 2017 жылғы 29 қыркүйектегі № 263 бұйрыққа құжаттарды сақтау мерзімдері бойынша өзгерістер енгізілді.

«Бухгалтерлік есепті жүргізу қағидаларын бекіту туралы» ҚР ҚМ 2015 жылғы 31 наурыздағы № 241 бұйрығы.

Бухгалтерлік құжаттаманы сақтау тәртібі «Бухгалтерлік есеп және қаржылық есептілік туралы» ҚРЗ 11-бапта белгіленген, оған сәйкес ДК мен ұйымдар бастапқы құжаттарды, қағаз және (немесе) электрондық тасығыштардағы бухгалтерлік есептің тіркелімдерін, қаржылық есептілікті, есепке алу саясатын, есепке алу деректерін электрондық өңдеу бағдарламасын ҚР заңнамасында белгіленген кезең ішінде сақтауға міндетті.

ҚР СК 193-бабының 3-тармағы бойынша салық төлеуші (салық агенті) салық салу объектілеріне немесе салық салуға байланысты объектілерге қатысты есепке алу құжаттамасын салықтың немесе бюджетке төленетін төлемнің әрбір түрі үшін ҚР СК 48-бабында белгіленген талап қоюдың ескіру мерзімі өткенге дейін, бірақ кемінде бес жыл сақтайды.

ҚР СК 48-бабының негізінде салық міндеттемесі мен талабы бойынша талап қоюдың ескіру мерзімі 3 жылды құрайды.

Салық төлеушілердің жекелеген санаттары үшін басқа талап қоюдың ескіру мерзімі қарастырылған - 5 жыл.

Талап қою мерзімі ұзартылуы мүмкін жағдайлар анықталды.

ЖШС есепке алу саясатында құжаттарды сақтау тәртібі мен сақтау мерзімдері туралы ереже әзірленуі тиіс.

ҚР ҚМ 2015 жылғы 31 наурыздағы № 241 бұйрығымен бекітілген Бухгалтерлік есепті жүргізу қағидаларына сәйкес құжаттарды жедел сақтауды ұйымдастыру жөніндегі шараларды субъект басшылығы айқындайды және арнайы есепке алуға және сақтауға жататын құжаттарды қалыптастыруға және олардың толықтығына жауапты тұлғаны белгілеуді қамтиды.

Бастапқы құжаттардың, бухгалтерлік есеп тіркелімдерінің, есептер мен баланстардың сақталуын, оларды ресімдеуді және архивке беруді бас бухгалтер қамтамасыз етеді.

Субъектінің құжаттарын тұрақты, уақытша сақтау өзінің арнайы жабдықталған үй-жайы болған кезде немесе құжаттарды тиісті архив мекемелеріне сақтауға беру арқылы субъектінің қаражаты есебінен дербес қамтамасыз етіледі.

Құжаттарды архивке тапсыру алдында оларды тиісті түрде дайындау қажет.

Біртекті бастапқы құжаттарды істерге қалыптастырады.

Сақтау мерзімі көрсетіле отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың қызметінде пайда болатын үлгілік құжаттардың тізбесі бойынша бухгалтерлік және салықтық есеп бойынша бастапқы құжаттаманың, сондай-ақ сақталуын кәсіпкерлік субъектілері қамтамасыз етуге тиіс қаржылық есептіліктің тізбесі, сондай-ақ осындай құжаттаманың сақтау мерзімі айқындалған.

Осылайша, ұйымда мыналар тұрақты негізде сақталуы тиіс:

• ХҚЕС немесе басқа стандарттар бойынша бухгалтерлік (қаржылық) есептілік;
• валюталық және конверсиялық операцияларды, гранттармен операцияларды жүргізу туралы құжаттар (есептер, мәліметтер және басқа құжаттар);
• валютаның төлемдері мен түсімдері туралы жиынтық жылдық, жылдық есептер;
• салық органдарына жылдық есептер;
• мемлекеттік әлеуметтік қорларға сақтандыру жарналары есептелмейтін төлемдердің тізбесі;
• салық органдарына жылдық есептер;
• әлеуметтік медициналық сақтандыру қорына сақтандыру жарналарын аудару жөніндегі жылдық есеп айырысу ведомостары;
• жұмыскерлердің еңбегіне ақы төлеу және сыйлықақы беру туралы ережелер;
• тарату комиссияларының түгендеу тізімдемелері және басқа да кейбір құжаттар.

Жалақы есептеу ведомостары (жеке карточкалар, жұмыскерлердің шоттары) қағаз тасымалдағыштағы құжаттар және оларға ұқсас электрондық құжаттар - 75 жыл.

Дивидендтер беру ведомостары - 75 жыл.

Шаруашылық операцияның жасалу фактісін тіркеген және бухгалтерлік жазбалар үшін негіз болған бастапқы құжаттар мен оларға қосымшалар (кассалық құжаттар мен кітаптар, банктік құжаттар, сатып алу-сатуды есепке алу кітаптары, банктік чек кітапшаларының түбіртектері, ордерлер, табельдер, банктердің хабарламалары және аударым талаптары, мүлік пен материалдарды қабылдау, тапсыру, есептен шығару туралы актілер, түбіртектер, шоттар фактуралар, жүкқұжаттар және аванстық есептер, хат алмасу және басқа құжаттар) - электрондық құжаттар; тексеру жүргізу шартымен сақтау мерзімі 5 жыл.

Егер осы кезең ішінде тексеру жүргізілмесе, онда мұндай құжаттар жойылуға жатпайды.

Яғни, есептік құжаттарды сақтау мерзіміне қатысты өз есепке алу саясатын жасаған кезде өзгерістерді ескере отырып, ҚР Мәдениет және спорт министрінің м.а. 2017 жылғы 29 қыркүйектегі № 263 бұйрығын қолдану керек.

Салық органдары тексеру, ревизия жүргізбей, олар үшін белгіленген сақтау мерзімі өткеннен кейін жойылған құжаттарға қатысты өз ұйымын бақылаушы органдардың наразылықтарынан қорғау үшін субъект мынадай шаралар қабылдауы мүмкін:

• ұйым бойынша ішкі өкіммен жойылуға тиіс, бірақ тексеруші органдар үшін мүдделі болуы мүмкін бухгалтерлік құжаттар үшін қосымша сақтау мерзімін белгілеу;
• құжаттарды архивке сақтауға беру туралы мүмкіндікті қарау;
• өзінің ішкі құжаттық тексеруін (ревизиясын) жүргізу.

Сақтау мерзімі өткен құжаттарды жою ұйымның немесе ДК құқығы болып табылады, бірақ міндеті емес.