Құжат айналымы - бұл құжаттарды құрастыруды (алуды), өңдеуді, жүйелеуді және мұрағатқа тапсыруды қамтитын ұйымдағы құжаттар қозғалысының процесі.

Құжаттау, құжаттарды дайындау және ресімдеу тәртібі Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларында регламенттелген

Электрондық құжат айналымы - мемлекеттік органдар, жеке және заңды тұлғалар арасында электрондық құжат алмасу.

Электрондық құжат айналымы жүйесі - қатысушылар арасындағы қатынас осы Заңда және Қазақстан Республикасының өзге де нормативтік құқықтық актілерінде реттелетін электрондық құжат алмасу жүйесі;

Электрондық құжат айналымы жүйесіне қатысушы - электрондық құжаттарды жинау, өңдеу, сақтау, беру, іздестіру және тарату процестеріне қатысатын жеке немесе заңды тұлға, мемлекеттік орган немесе лауазымды адам;

Электрондық құжат айналымы мемлекеттік және мемлекеттік емес ақпараттық жүйелерде мынадай қағидаттар негізінде жүзеге асырылады:

1) электрондық құжат айналымының әртүрлі жүйелерінің жұмыс істеуі;

2) деректерді жасау, өңдеу, сақтау және беру үшін ақпараттық-коммуникациялық технологиялар қолданылатын қызметтің кез келген саласында электрондық құжаттарды пайдалану;

3) кез келген ақпараттық жүйелерді пайдалана отырып, электрондық құжаттарды беру.

Электрондық құжат айналымына қойылатын талаптар

1. Осы Заңның талаптарына сәйкес келетін және оған қол қоюға өкілеттігі бар адамның электрондық цифрлық қолтаңбасы арқылы куәландырылған электрондық құжат қағаз жеткізгіштегі қол қойылған құжатқа тең.

2. Электрондық құжат телекоммуникация желілері арқылы берілген сәттен бастап жіберілген болып есептеледі.

3. Кіріс электрондық құжат адресаттың ақпараттық жүйесінде тіркелгеннен кейін келіп түскен болып есептеледі.

4. Алу туралы хабарламада электрондық құжатты алу фактісі мен уақыты және оны жөнелтуші туралы деректер болуға тиіс. Авторға түспеген жағдайда құжатты адресат алмаған болып есептеледі.

4-1. Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген жағдайларда мемлекеттік қызметті көрсету үшін құжаттың электрондық көшірмесі ұсынылады.

5. Электрондық құжат айналымының тәртібін Қазақстан Республикасының Үкіметі айқындайды.

6. Мемлекеттік құпияларға жатқызылған, қорғалған орындаудағы ақпараттық жүйелерді пайдалана отырып, мемлекеттік құпияларды құрайтын мәліметтерді қамтитын электрондық құжаттар мен өзге де деректерді жинау, өңдеу, сақтау, беру, іздестіру, тарату, пайдалану, қорғау, тіркеу және жою тәртібін, сондай-ақ арнайы куәландырушы орталықты құру, аккредиттеу және оның қызметін тоқтату тәртібін Қазақстан Республикасының Ұлттық қауіпсіздік комитеті айқындайды.

Электрондық құжат айналымы жүйесіне қатысушының құқықтары мен міндеттері

1. Электрондық құжат айналымы жүйесіне қатысушы:

1) осы куәландырушы орталық тіркеген электрондық цифрлық қолтаңба ашық кілтінің тиесілігін және жарамдылығын растау үшін куәландырушы орталыққа жүгінуге;

2) бірнеше куәландырушы орталықтармен қызмет көрсетілуге құқылы.

2. Электрондық құжат айналымы жүйесiне қатысушы электрондық құжат айналымының белгiленген ережелерiн сақтауға мiндеттi.

«Учет ЭДО» арқылы қол қойылған құжаттың қағаз түпнұсқасының алдында қандай күші бар.

Электрондық құжат пен қағазда ресімделген құжаттың бірдей заңды күші бар.

ҚР АК (ҚР Азаматтық кодексі) 152-бабында мынадай мәмілелер:

1) егер мәмiлелердiң жекелеген түрлерi үшiн заңдарда өзгеше арнайы көзделмесе немесе iскерлiк қызмет өрiсiнiң әдеттегi құқықтарынан туындамаса, мәмiлелердi жасау кезiнiң өзiнде орындалатындарынан басқа, кәсiпкерлiк қызмет үрдiсiнде жүзеге асырылатын;

2) мәмiлелердi жасау кезiнiң өзiнде орындалатындарынан басқа, бір жүз айлық есептiк көрсеткiш жоғары сомаға;

3) заңдарда немесе тараптардың келiсiмiнде көзделген өзге де реттерде жазбаша түрде жасалуға тиiс.

Мәміленің жазбаша нысаны қағаз жеткізгіште немесе электрондық нысанда жасалады.

Егер iскерлiк қызмет өрiсiнiң әдеттегi құқықтарынан өзгеше туындамаса, жазбаша түрде жасалған мәмiлеге тараптар немесе олардың өкiлдерi қол қоюға тиiс.

Егер заңдарға немесе мәмiлеге қатысушылардың бiрiнiң талаптарына қайшы келмесе, мәмiле жасау кезiнде қол қоюдың факсимилелiк көшiрме, электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын пайдалануға жол берiледi.

Бухгалтерлік есеп және қаржылық есептілік туралы ҚР Заңының 7-бабына сәйкес электрондық жеткiзгiштерде бастапқы құжаттарды және бухгалтерлiк есеп тiркелiмдерiн жасау кезiнде дара кәсiпкерлер мен ұйымдар операциялардың басқа қатысушылары үшiн, сондай-ақ Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес талап ету құқығы берiлген мемлекеттiк органдардың талап етуi бойынша осындай құжаттардың көшiрмелерiн қағаз жеткiзгiштерде дайындауға тиiс.

Заңның 1-бабының 2) тармақшасына сәйкес бастапқы есепке алу құжаттары (бұдан әрі - бастапқы құжаттар) оның негізінде бухгалтерлік есеп жүргізілетін операцияның немесе оқиғаның жасалу фактісінің және оны жасау құқығының қағаз және электрондық жеткізгіштегі құжаттық куәлігі болып табылады.

Заңның 7-бабының 6-тармағына сәйкес электрондық жеткiзгiштерде бастапқы құжаттарды және бухгалтерлiк есеп тiркелiмдерiн жасау кезiнде дара кәсiпкерлер мен ұйымдар операциялардың басқа қатысушылары үшiн, сондай-ақ Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес талап ету құқығы берiлген мемлекеттiк органдардың талап етуi бойынша осындай құжаттардың көшiрмелерiн қағаз жеткiзгiштерде дайындауға тиiс.

Бұл ретте, Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы ҚР Заңының 1-бабының 7) тармақшасына сәйкес құжаттың электрондық көшірмесі - бұл түпнұсқа құжаттың түрі мен ақпаратын (деректерін) электрондық-цифрлық нысанда толығымен жаңғыртатын құжат.

Заңның 10-бабының 2-тармағына сәйкес электрондық қолтаңбаларды пайдаланатын ұйымдар Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес электрондық қолтаңбаларды пайдалану және оларға қол жеткізу құқығына қатысты тиісті сақтық және бақылау шараларын белгілеуге тиіс.

Осылайша, бухгалтерлік есепке Қазақстан Республикасы заңнамасының талаптарына сәйкес жасалған және куәландырылған электрондық жеткізгіштердегі бастапқы құжаттар қабылданады.

ҚР СК 204-бабына сәйкес салық нысандарын салық төлеуші (салық агенті) не оның өкілі қағаз және (немесе) электрондық жеткізгіштерде қазақ және (немесе) орыс тілдерінде жасайды, қол қояды, куәландырады (Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген жағдайларда мөрмен не электрондық цифрлық қолтаңбамен).

Бухгалтерлік есеп және қаржылық есептілік туралы ҚР Заңының 7-бабының 6-тармағы субъектінің бастапқы құжаттарды қағаз жеткізгіште де, электрондық нысанда да ресімдеу құқығын айқындады.

Бұл ретте, егер мүдделі тұлғалар (құрылтайшылар, басшылық, ақпаратты сыртқы пайдаланушылар, оның ішінде мемлекеттік органдар) электрондық құжаттарды қағазға басып шығаруды талап етсе, онда бұл жағдайда оларды басып шығару қажет болады.

Бұл ретте Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы ҚР Заңының 7-бабына сәйкес электрондық құжат электрондық құралдармен жасалуы, берілуі, сақталуы және берілуі мүмкін.

Осы Заңның талаптарына сәйкес келетін электрондық құжат қағаз жеткізгіштегі құжатқа тең.