Сақтау мерзімі өткен және практикалық мәнін жоғалтқан құжаттар жойылуға жатады.

Бастапқы есепке алу құжаттамасын ол үшін белгіленген сақтау мерзімі өткеннен кейін ұйым дербес жоя алады. Қазақстан Республикасы Салық кодексінің 193-бабының 3-тармағына сәйкес салық төлеуші (салық агенті) салық салу объектілеріне немесе салық салуға байланысты объектілерге қатысты есепке алу құжаттамасын салықтың немесе бюджетке төленетін төлемнің әрбір түрі үшін ҚР СК 48-бабында белгіленген талап қоюдың ескіру мерзімі өткенге дейін, бірақ кемінде бес жыл сақтайды.

Есепке алу құжаттамасын сақтау мерзімі, егер олар белгілеген сақтау мерзімі осы тармақта белгіленген мерзімінен асып кетсе, ҚР СК 193-бабының 4 және 5-тармақтарында көзделген жағдайларды қоспағанда, осындай есепке алу құжаттамасының негізінде салықтық міндеттеме есептелген кезеңнен кейінгі салықтық кезеңнен басталады.

Кәсiпорын бухгалтерлiк және салықтық есеп құжаттарын тиiсiнше сақтауды, ал кейiннен уақтылы жоюды ұйымдастыруға мiндеттi.

Құжаттарды сақтау мәселелері бойынша бірнеше нормативтік құжаттар бар:

• «Сақтау мерзімін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың қызметінде пайда болатын үлгілік құжаттардың тізбесін бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің от 17 июня 2025 года № 279-НҚ  бұйрығы.
• «Бухгалтерлік есепті жүргізу ережесін бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Қаржы министрінің 2015 жылғы 31 наурыздағы № 241 бұйрығы.

Бұл үлгілік құжаттар мемлекеттік және мемлекеттік емес кәсіпорындарда құжаттармен жұмысты ұйымдастыру тәртібін белгілейді:

1) жалпы ережелер;

2) құжаттандыру тәртібі;

3) құжаттаманы басқару.

Оның ішінде - істер номенклатурасын жасау тәртібі:

• істерді қалыптастыру және сақтау;
• істерді жедел сақтау;
• істерді ұйымның мұрағатына беру.

Аталған құжаттардың негiзiнде кәсiпорынның есеп саясатында құжаттарды сақтау тәртiбi мен сақтау мерзiмдерi туралы ереже әзiрленуi тиiс.

ҚР Қаржы министрінің 2015 жылғы 31 наурыздағы № 241 бұйрығымен бекітілген Бухгалтерлік есепті жүргізу қағидаларына сәйкес құжаттарды жедел сақтауды ұйымдастыру жөніндегі шараларды субъект басшылығы айқындайды және арнайы есепке алуға және сақтауға жататын құжаттарды қалыптастыруға және олардың толықтығына жауапты тұлғаны белгілеуді қамтиды.

Бастапқы құжаттардың, бухгалтерлік есеп тіркелімдерінің, есептер мен баланстардың сақталуын, оларды ресімдеуді және мұрағатқа беруді бас бухгалтер қамтамасыз етеді. Субъектінің құжаттарын тұрақты, уақытша сақтау өзінің арнайы жабдықталған үй-жайы болған кезде немесе құжаттарды тиісті мұрағат мекемелеріне сақтауға беру арқылы субъектінің қаражаты есебінен дербес қамтамасыз етіледі.

Мәселен, халықаралық қаржылық есептілік стандарттары немесе басқа да стандарттар бойынша бухгалтерлік (қаржылық) есептілік; валюталық және конверсиялық операцияларды, гранттармен операцияларды жүргізу туралы құжаттар (есептер, мәліметтер және басқа құжаттар); валютаның төлемдері мен түсімдері туралы жиынтық жылдық, жылдық есептер; салық органдарына жылдық есептер, мемлекеттік әлеуметтік қорларға сақтандыру жарналары есептелмейтін төлемдер тізбесі, салық органдарына жылдық есептер, әлеуметтік медициналық сақтандыру қорына сақтандыру жарналарын аудару жөніндегі жылдық есеп айырысу ведомостары, қызметкерлердің еңбегіне ақы төлеу және сыйлықақы беру туралы ережелер, тарату комиссияларының түгендеу тізімдемелері және басқа да кейбір құжаттар: ұйымда тұрақты негізде сақталуы тиіс.

Жалақы есептеу ведомостары (жеке карточкалар, жұмыскерлердiң шоттары), дивидендтер беру ведомостары - 75 жыл.

Шаруашылық операцияны жасау фактісін тіркеген және бухгалтерлік жазбалар үшін негіз болған бастапқы құжаттар мен оларға қосымшалар (кассалық құжаттар мен кітаптар, банк құжаттары, сатып алу-сатуды есепке алу кітаптары, банк чек кітапшаларының түбіртектері, ордерлер, табельдер, банктердің хабарламалары және аударым талаптары, мүлік пен материалдарды қабылдау, тапсыру, есептен шығару туралы актілер, түбіртектер, шот-фактуралар, жүкқұжат және аванстық есептер, хат алмасу және басқа құжаттар) тексеру (ревизия) жүргізу шартымен ұйымда 5 жыл сақталады. Егер осы кезең ішінде тексеру жүргізілмесе, онда мұндай құжаттар жойылуға жатпайды.

Сондықтан ұйым таратылған жағдайда мұндай құжаттар міндетті түрде мұрағатқа тапсырылуы тиіс. Қалған есепке алу құжаттамасы үшін сақтау негізінен 5 жыл бойы немесе өзге де мерзімдерде көзделген.

Құжаттарды есептен шығару және жою актісінің тәртібі мен нысаны заңнамалық деңгейде белгіленбеген, сондықтан ұйым мұндай рәсімді жүргізуді дербес ұйымдастырады және комиссия қатысушыларының құрамын айқындайды, бұл ретте мемлекеттік мұрағат жұмыскерлерінің қатысуы талап етілмейді. Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 22-қосымшада көрсетілген акт нысанын негізге алуға болады».

Комиссия құрамы үш адамнан кем болмауы тиіс. Комиссия құрамына, әдетте, бас бухгалтер, ұйым басшыларының бірі, құжаттаманың сақталуына жауапты адамдар кіреді. Комиссия ұйымның бірінші басшысының бұйрығы негізінде құрылады.

Осылайша, бастапқы есепке алу құжаттамасын ол үшін белгіленген сақтау мерзімі өткеннен кейін ұйым дербес жоя алады.

Құжаттаманы жою үшін барлық рәсімдерді хаттамалау қажет:

1. Құжаттарды жою және осы іс-әрекетті тиісті құжаттандыру жөнінде комиссия құру туралы бұйрық шығару;
2. Сақтауға жатпайтын, ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және практикалық мәнін жоғалтқан құжаттар ретінде жоюға іріктелген құжаттарды жоюға бөлу туралы акт жасау;
3. Жойылуға жататын құжаттардың тізімдемесін жасау;
4. Жойылуға тиіс құжаттаманың саны мен салмағы көрсетілетін хаттама;
5. Қабылдау-тапсыру жүкқұжаты.

Егер жою қызметiн бөгде ұйым көрсетсе, олар Орындалған жұмыстардың актiсiн ұсынуы тиiс, егер мұны фирма қызметкерлерi жасаса, онда сақтау мерзiмi өткен құжаттаманың жойылуын қадағалау үшiн мiндеттi түрде фирманың құжаттамасын сақтауға және жоюға жауапты қызметкер қатысуы тиiс комиссия құрылады.

«Сіздің Ұйымның Атауы» ЖШС

Бұйрық

20    жылғы «____» ________ № ____

Сараптама комиссиясын құру туралы

Сақтау мерзімі өткен құжаттарды жою қажеттілігіне байланысты бұйырамын:
1. Мынадай құрамда сараптама комиссиясы құрылсын:
- комиссия төрағасы - ____________ лауазымы __________ ТАӘ
- комиссия мүшелері - ____________ лауазымы __________ ТАӘ
- ____________ лауазымы __________ ТАӘ
2. Сараптама комиссиясы сақтау мерзімі өткен құжаттарды жою мүмкіндігі туралы акт дайындасын.

«Сіздің Ұйымның Атауы» ЖШС басшысы _________ ТАӘ/ _____________/қолы

Комиссия құжаттарды жоюға бөлу туралы акт жасайды. Акт былай көрінуі мүмкін:

«Сіздің Ұйымның Атауы» ЖШС

Құжаттарды жоюға бөлу туралы акт

20   жылғы «____» ________    ___________ қ.

Сараптама комиссиясы мынадай құрамда:
- комиссия төрағасы - ____________ лауазымы _________ ТАӘ
- комиссия мүшелері - ____________ лауазымы _________ ТАӘ
____________ лауазымы _________ ТАӘ

жүргізілген сараптамалық бағалау нәтижесінде сақтау мерзімі өткен мынадай құжаттардың жойылуға жататыны туралы осы актіні жасады (тізімдеме қоса беріледі):
1. ____ жылғы кассалық құжаттар (1 папка).
2. ______ жылғы аванстық есептер (1 папка).
3. ______ жылғы касса кітабы.
4. ____ жылғы шығыс және кіріс кассалық ордерлерін тіркеу журналы.
5. ____ жылғы банк құжаттары (1 папка).
6. 1996 жылғы тауар-материалдық құндылықтарды есепке алу жөнiндегi жүкқұжаттар (2 папка).
7. ___ жылғы тауар-материалдық құндылықтарды алуға сенімхаттар (1 папка).
8. 1 ____ жылғы сенімхаттарды есепке алу журналы.
9. ____ жылғы кепілдік хаттар (1 папка).
10. ____ жылғы басты кітап.

- комиссия төрағасы - ____________ лауазымы _________ ТАӘ
- комиссия мүшелері - ____________ лауазымы _________ ТАӘ
____________ лауазымы _________ ТАӘ

Сарапшылар құжаттарды жоюды бекіткеннен кейін акт ұйым басшысының бекітуіне түседі. Содан кейін барлық қағаздарды, әдетте, қаптарға салып, жиналған істердің әр томын қайта санайды. Осыдан
кейін құжаттарды кез келген жолмен жоюға - жыртуға, шредерге жіберуге, өртеуге болады.
Егер құжаттар көп болса, жою рәсімін, мысалы, қазандық жүргізе алады. Қағаздарды мамандандырылған ұйымға да тапсыруға болады. Ақыр соңында сараптау комиссиясы барлық қағаздардың жойылуын тіркеп, тағы бір акт - құжаттарды нақты жою туралы акт жасауы тиіс.

«Сіздің Ұйымның Атауы» ЖШС

Сақтау мерзімі өткен құжаттарды жою туралы акт

20   жылғы «____» ________    ___________ қ.

Сараптама комиссиясы мынадай құрамда:
- комиссия төрағасы - ____________ лауазымы _________ ТАӘ
- комиссия мүшелері - ____________ лауазымы _________ ТАӘ
____________ лауазымы _________ ТАӘ

2018 жылғы «____» ________ актімен бекітілген тізімдемеге сәйкес сақтау мерзімі өткен құжаттардың жойылғаны туралы осы актіні жасады.
Комиссия мүшелерінің қатысуымен көрсетілген құжаттар:

Не

осы актіге қоса берілетін 20    жылғы «____» ________ № ________ жүкқұжатты қабылдау-тапсыру актісіне сәйкес ____ атауы мамандандырылған компаниясына берілді.

Не

қағазды жою үшін машинада ұсақтау жолымен жойылды.

- комиссия төрағасы - ____________ лауазымы _________ ТАӘ
- комиссия мүшелері - ____________ лауазымы _________ ТАӘ
____________ лауазымы _________ ТАӘ

Құжаттарды жоюға бөлу туралы акт