Іс қағаздарын жүргізу – бұл ұйымда құжаттауды және ресми құжаттармен жұмысты ұйымдастыруды қамтамасыз ететін қызмет. Іс қағаздарын жүргізудің құжаттарды жасаумен тікелей байланысты бөлігі құжаттау деп аталады. Құжаттардың қозғалысы мен есепке алу мәселелері құжат айналымы ұғымымен анықталады. Құжаттарды сақтауды ұйымдастыру жөніндегі қызмет мұрағат ісіне жатқызылады.

Іс жүргізуді ұйымдастыру, ұйымда құжаттармен жұмыс істеудің белгіленген ережелері мен тәртібін сақтау үшін жауапкершілік оның басшысына жүктеледі. Ұйымның немесе кәсіпорынның қызметі өзара байланысты басқару құжаттамасы жүйесімен қамтамасыз етіледі. Оның құрамы осы ұйымның жоғары тұрған ұйымдармен, заң шығарушы және атқарушы үкiмет органдарымен, бағынысты және басқа ұйымдармен, жеке тұлғалармен өзара байланысының құзыретiмен, мәселелердi шешу тәртiбiмен, көлемiмен және сипатымен айқындалады.

Іс қағаздарын тікелей жүргізуді ұйымда іс қағаздарын жүргізу, құжаттарды есепке алу және сақтау үшін жауапкершілік жүктелген лауазымды адамдар жүзеге асырады.

Ұйымда есепке алудың осы түрін регламенттейтін негізгі құжат ҚР Үкіметінің 2018 жылғы 31 қазандағы № 703 қаулысымен бекітілген «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидалары» болып табылады. Қағидаларда кез келген ұйымның іс жүргізуінде кездесетін негізгі құжаттарды: бұйрықтарды, хаттамаларды, қызметтік хаттарды және басқа да бірқатар құжаттарды ресімдеудің нысандары мен стандарттары берілген.

Көрсетілген Қағидалардың 6-тармағында құжаттар ресімделетін тіл туралы айтылады. Тармақ былай деп жазылған: "Қазақстан Республикасының мемлекеттiк ұйымдары мен жергiлiктi өзiн-өзi басқару органдарының жұмыс және iс жүргiзу тiлi қазақ тiлi болып табылады, қазақ тiлiмен тең орыс тiлi ресми түрде қолданылады. Мемлекеттік емес ұйымдардың жұмысында қазақ және қажет болған жағдайда басқа тілдер қолданылады.

Яғни іс қағаздарын қазақ тілінде, орыс тілінде немесе басқа тілде жүргізуге болады. Алайда, егер іс қағаздары қазақ тілінде жүргізілмесе, құжаттың қазақ тілінде жазылған негізгі сөздері міндетті түрде қолданылуы тиіс. Мысалы: Мемлекеттік емес ұйымда құжаттама орыс тілінде жүргізіледі. Бұйрықтың «тақырыпшасында» ұйымның атауы, «БҰЙРЫҚ» деген сөз, бұйрықтың күні - қазақ және орыс тілдерінде жазылуы тиіс. Мемлекеттік ұйымда бұйрық міндетті түрде қазақ тілінде жасалуы тиіс және басқа құжатпен қазақ тілінде бұйрыққа толық сәйкес келетін осындай бұйрық орыс тілінде жасалады.

Бұл құжаттардың қандай нысанда жасалғанына қарамастан, барлық кіріс және шығыс құжаттарын тіркеу жүргізілетін құжаттың болуы маңызды.

Кіріс хат-хабарының тіркеу есебінде құжаттың қысқаша мазмұнын және қажет болған жағдайда оны оңай табуға болатындай осы құжаттың қайда (немесе кімде) сақталатынын белгілеу өте маңызды. Ұйымның бөліміне немесе бөлімшесіне орындауға тапсырылмаған кіріс құжаттары (сондықтан орындаушының ісіне тігілмеген) «КІРІС ХАТ-ХАБАРЛАР» жеке папкасына тігілуі тиіс. Кiрiс құжаттарының ыңғайлы және неғұрлым сенiмдi сақталуы үшiн құжаттың көшiрмесiн жасау (электрондық түрде жасауға болады) және «КIРIС ХАТ-ХАБАРЛАРЫ» бiрыңғай папкасында сақтау ұсынылады.

Шығыс хат-хабармен ұқсас әрекет жасау қажет. Яғни, шығыс құжаттың көшірмесі «ШЫҒЫС ХАТ-ХАБАР» жеке папкасына тігілуі тиіс (электрондық түрде).

Қоғамдық бiрлестiкте бiрiншi басшының (немесе оның мiндетiн уақытша атқарушы адамның) бұйрықтарымен қатар әртүрлi комиссиялар мен жалпы жиналыстар отырыстарының хаттамалары болады. Бұл құжаттарды тiркеу есебi бөлек жүзеге асырылуы тиiс, яғни бұйрықтарды тiркеу және хаттамаларды тiркеу әртүрлi тiркеу журналдарында немесе файлдарда жүргiзiледi.

Бұйрықтармен құқықтық сипаттағы, сондай-ақ ұйым қызметінің жедел, ұйымдастырушылық, кадрлық және басқа да мәселелері бойынша шешімдер ресімделеді.

Хаттама кеңес (отырыс, жиналыс) уақытында жүргізілген жазбалар, ұсынылған баяндамалар мен сөйлеген сөздердің тезистері, анықтамалар, шешімдер жобалары және басқа да материалдар негізінде жасалады. Ұйым ішінде жасалған және оның шегінен шықпайтын хаттама фирмалық бланкіде ресімделмейді.