Құжаттарды сақтауды ұйымдастыру - бұл құжаттарды ұтымды орналастыруды, олардың қозғалысын және физикалық жай-күйін бақылауды, сақтандыру қорын және пайдалану қорын құру мақсатында құжаттардың көшірмесін жасауды, бүлінген немесе бұзылған құжаттардың бастапқы немесе бастапқы қасиеттері мен сыртқы белгілерін қалпына келтіруді (қалпына келтіруді) қамтитын іс-шаралар жиынтығы.

Ұйым мұрағатында құжаттарды сақтау оларды қоршаған ортаның зақымдануынан және зиянды әсерінен қорғауды қамтамасыз ететін жағдайларда жүзеге асырылады.

Салық кодексінің 193-бабының 3-тармағына сәйкес салық төлеуші (салық агенті) салық салу объектілеріне немесе салық салуға байланысты объектілерге қатысты есепке алу құжаттамасын салықтың немесе бюджетке төленетін төлемнің әрбір түрі үшін осы Салық кодексінің 48-бабында белгіленген талап қоюдың ескіру мерзімі өткенге дейін, бірақ кемінде бес жыл сақтайды.

Есепке алу құжаттамасын сақтау мерзімі, егер олар белгілеген сақтау мерзімі осы тармақта белгіленген мерзімінен асып кетсе, ҚР СК 193-бабының 4 және 5-тармақтарында көзделген жағдайларды қоспағанда, осындай есепке алу құжаттамасының негізінде салықтық міндеттеме есептелген кезеңнен кейінгі салықтық кезеңнен басталады.

Кәсiпорын бухгалтерлiк және салықтық есеп құжаттарын тиiсiнше сақтауды, ал кейiннен уақтылы жоюды ұйымдастыруға мiндеттi.

Құжаттарды сақтау мәселелері бойынша бірнеше нормативтік құжаттар бар:

• Сақтау мерзімін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың қызметінде пайда болатын үлгілік құжаттардың тізбесін бекіту туралы Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2025 жылғы 17 маусымдағы № 279-НҚ бұйрығы
• «Бухгалтерлік есепті жүргізу қағидаларын бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Қаржы министрлігінің 2015 жылғы 31 наурыздағы № 241бұйрығы.

Кәсiпорынның есеп саясатында құжаттарды сақтау тәртiбi мен сақтау мерзiмдерi туралы ереже әзiрленуi тиiс.

ҚР Қаржы министрінің 2015 жылғы 31 наурыздағы № 241 бұйрығымен бекітілген Бухгалтерлік есепті жүргізу қағидаларына сәйкес құжаттарды жедел сақтауды ұйымдастыру жөніндегі шараларды субъект басшылығы айқындайды және арнайы есепке алуға және сақтауға жататын құжаттарды қалыптастыруға және олардың толықтығына жауапты тұлғаны белгілеуді қамтиды.

Бастапқы құжаттардың, бухгалтерлік есеп тіркелімдерінің, есептер мен баланстардың сақталуын, оларды ресімдеуді және мұрағатқа беруді бас бухгалтер қамтамасыз етеді. Субъектінің құжаттарын тұрақты, уақытша сақтау өзінің арнайы жабдықталған үй-жайы болған кезде немесе құжаттарды тиісті мұрағат мекемелеріне сақтауға беру арқылы субъектінің қаражаты есебінен дербес қамтамасыз етіледі.

Мәселен, халықаралық қаржылық есептілік стандарттары немесе басқа да стандарттар бойынша бухгалтерлік (қаржылық) есептілік; валюталық және конверсиялық операцияларды, гранттармен операцияларды жүргізу туралы құжаттар (есептер, мәліметтер және басқа құжаттар); валютаның төлемдері мен түсімдері туралы жиынтық жылдық, жылдық есептер; салық органдарына жылдық есептер, мемлекеттік әлеуметтік қорларға сақтандыру жарналары есептелмейтін төлемдер тізбесі, салық органдарына жылдық есептер, әлеуметтік медициналық сақтандыру қорына сақтандыру жарналарын аудару жөніндегі жылдық есеп айырысу ведомостары, қызметкерлердің еңбегіне ақы төлеу және сыйлықақы беру туралы ережелер, тарату комиссияларының түгендеу тізімдемелері және басқа да кейбір құжаттар: тұрақты негізде ұйымдастырылады.

Жалақы есептеу ведомостары (жеке карточкалар, қызметкерлердiң шоттары), дивидендтер беру ведомостары - 75 жыл.

Шаруашылық операцияны жасау фактісін тіркеген және бухгалтерлік жазбалар үшін негіз болған бастапқы құжаттар мен оларға қосымшалар (кассалық құжаттар мен кітаптар, банк құжаттары, сатып алу-сатуды есепке алу кітаптары, банк чек кітапшаларының түбіртектері, ордерлер, табельдер, банктердің хабарламалары және аударым талаптары, мүлік пен материалдарды қабылдау, тапсыру, есептен шығару туралы актілер, түбіртектер, шот-фактуралар, жүкқұжат және аванстық есептер, хат алмасу және басқа құжаттар) тексеру (ревизия) жүргізу шартымен ұйымда 5 жыл сақталады. Егер осы кезең ішінде тексеру жүргізілмесе, онда мұндай құжаттар жойылуға жатпайды.

Сондықтан ұйым таратылған жағдайда мұндай құжаттар міндетті түрде мұрағатқа тапсырылуы тиіс. Қалған есепке алу құжаттамасы үшін сақтау негізінен 5 жыл бойы немесе өзге де мерзімдерде көзделген.

Бухгалтерлік есепті жүргізу қағидаларының 5-тарауын басшылыққа ала отырып:

73. Субъектілер құжаттарды жедел (сол немесе өзге де құжаттарды пайдалану қажет болған жағдайында), уақытша (ұзақ мерзімді) және үнемі сақтауды қамтамасыз етеді.

74. Құжаттарды жедел сақтауды ұйымдастыру жөніндегі шараларды субъектінің басшысы анықтайды және арнайы есепке тиісті құжаттарды жасақтауға және олардың толықтығы мен сақталуына жауапты адамды (немесе адамдарды - қызметтің кейбір бағыттары бойынша) міндетті түрде белгілеуді қамтиды.

75. Бастапқы Бастапқы құжаттардың, бухгалтерлiк есеп тiркелiмдерiнiң, есептердің және баланстардың сақтаулын, оларды ресімдеуді және мұрағатқа беруді бас бухгалтер қамтамасыз етеді.

76. Құжаттарды мұрағатқа тапсыру алдында оларды тиісті түрде дайындау қажет.

Біртекті бастапқы құжаттарды істерге қалыптастырады.

Іс номенклатурасы Қазақстан Республикасында қолданыстағы Қазақстан Республикасының ұлттық мұрағат қоры және мұрағат туралы заңнамасына сәйкес ресімделетін сақтау мерзімі көрсетілген субъектінің іс жүргізуінде жүргізілетін іс тақырыптарының жүйеге келтірілген тізбесін білдіреді.

Іс номенклатурасына сәйкес орындалған құжаттарды іс жүргізуге топтастыру істі қалыптастыру деп аталады. Істерді қалыптастыру кезінде мынадай шарттар сақталады:

1) сақтау мерзімі тұрақты және уақытша құжаттар істе бөлек топтастырылады;

2) түпнұсқаларды көшірмелерден, ал жылдық жоспарлар мен есептерді - тоқсандық және айлық жоспар мен есептерден бөлек болады;

3) іске әр құжаттың бір данасы енгізіледі.

Іске өтпелі істен (мысалы, күнтізбелік жыл аяқталғанда жабылмайтын жеке іс) басқа, бір кезеңнің - айдың, тоқсанның, күнтізбелік жылдың құжаттары топтастырылады. Істегі құжаттардың кезеңі бір айдан асатын болса, құжаттар айы көрсетілген қағаз парақтарымен әр айға бөлінеді.

Бекітілу немесе жасалу күніне қарамастан құжаттарға қосымшалар қатысы бар құжатқа біріктіріледі.

77. Субъектінің құжаттарын тұрақты, уақытша сақтау жеке меншік арнайы жабдықталған үй-жай болған кезде немесе субъектінің қаражаты есебінен тиісті мұрағат мекемесіне сақтауға құжаттар беру арқылы қамтамасыз етіледі.

78. Іс жүргізуде аяқталған істер олар басталған күнтізбелік жыл аяқталғаннан кейін оларды тұрақты сақтауға беруге дайындау үшін қолданыстағы Қазақстан Республикасының, мұрағат қоры және мұрағат туралы заңнамасына сәйкес ресімдеуге және сипаттауға жатады.

79. Істерді және құжаттарды қабылдап алу-беру туралы мәліметтер қайта ұйымдастырылатын субъектілерде субъектіні қайта ұйымдастырудың аяқталғаны туралы материалдарда көрсетіледі.

80. Құжаттар ұрлау, бүліну, жойып жіберу немесе бүлінген (өрт, су басу, дүлей апат) жағдайда, субъектінің басшысы олардың жоғалу немесе бүліну себептерін тексеру және кінәлі адамдарды анықтау жөніндегі комиссияны белгілейді. Комиссияның жұмыс нәтижелері бойынша акті ресімделеді, оны субъектінің басшысы бекітеді. Актіде: оқиға орны және себептері, сыртқы зақымдану сипаты егжей-тегжейлі сипатталады, жоғалған (зақымдалған) құжаттардың тізбесі келтіріледі, бастапқы құжаттардың сақталуына жауапты адамдар көрсетіледі. Бұл тұлғалардан комиссия болған жағдай туралы жазбаша түсіндірме алады. Актінің көшірмесі жоғары тұрған ұйымға немесе құрылтайшыларға жіберіледі. Құжаттар жоғалған жағдайда субъектінің басшысы оларды қалпына келтіруді қамтамасыз етеді.

81. Құжаттамалық расталған қылмыстық және (немесе) әкiмшiлiк құқық бұзушылықтар, сондай-ақ нәтижесінде бастапқы құжаттың түпнұсқасы жоғалған (жойылған) дүлей апаттар, өрт, авариялар немесе экстремалдық жағдайлардан туындаған басқа да төтенше жағдайларда мүліктің бүлінуі фактілері анықталған кезде құжаттың тұпнұсқасы сақталған контрагент куәландырған бастапқы құжаттың көшірмесі дайындалады.

Құжаттың түпнұсқамен сәйкестігін куәландыру үшін құжаттың көшермесінде "Қолы" деген деректеменің төменгі жағына "Көшірмесі дұрыс" (тырнақшасыз) деген куәландыру жазбасы, көшірмені куәландырған тұлға лауазымының атауы, оның жеке қолы және толық жазылуы, ұйым мөрінің бедері (ол бар болса), куәландырылған күні қойылады.