Есеп беретін тұлғалар - бұл кәсіпорынның өз қызметін жүзеге асыруы үшін және жұмыс берушінің қызметімен тікелей байланысты шығыстарды төлеу мақсатында ұйымның ақшалай қаражатын касса арқылы және (немесе) қолма-қол ақшасыз жолмен алуға рұқсат етілген компания жұмыскерлері.

Есеп беретін сомаларды есепке алу тәртібі Бухгалтерлік есепті жүргізу ережелерінің 5-параграфында айқындалған:

Есеп беретін сомалар субъектінің қызметкерлеріне ғана беріледі.

Есеп беретін сомаларды есепке алу әрбір қызметкер бөлінісінде жүргізіледі. Есеп беруге берілген қолма-қол ақша қаражатын есепке алу субъектінің есеп саясатымен регламенттеледі, бұл ретте тағайындалуына қарай есеп беретін тұлғаның аванстық есебін ұсыну, қолма-қол ақша қаражатын қайтару мерзімдері белгіленеді.

Нысаны 562 бұйрықпен бекітілген аванстық есепке (Т-3 нысаны) субъектінің басшылығы қол қояды және бухгалтерлік қызметке тапсырылады. Бухгалтерлік қызмет аванстық есепті және есепте қалған қолма-қол ақша қаражатын уақтылы тапсыруды қамтамасыз етеді.

Есеп беруге берілген ақшалай қаражатты қайтару мерзімдері кәсіпорынның Есеп саясатымен регламенттеледі, яғни ақшалай қаражатты берудің әрбір негізі бойынша шарттар жазылады.

Есеп беруге берiлген ақша осы кәсiпорында жұмыс iстейтiн адамдарға басшының өкiмi бойынша берiледi.

Есеп беретін тұлғалармен есеп айырысу кезінде есеп беруге ақша қаражаты:

- қызметтік іссапарларға байланысты шығыстарға.

- операциялық және шаруашылық шығыстарға беріледі.

Пайдаланылмаған есеп беретiн сомалар олар берiлген мерзiм аяқталғаннан кейiн бес күннен кешiктiрiлмей кассаға тапсырылуға тиiс.

Есепке ақшалай қаражатты беру қызметкерге бұрын берілген сомалар бойынша толық есеп берілген жағдайда жүргізіледі.

Есеп беруге берілген қолма-қол ақша қаражатын есепке алу субъектінің есеп саясатымен регламенттеледі, бұл ретте мақсатына қарай есеп беретін тұлғаның аванстық есебін ұсыну, қолма-қол ақша қаражатын қайтару мерзімдері белгіленеді. Аванстық есепке субъектінің басшылығы қол қояды және бухгалтерлік қызметке тапсырылады. Бухгалтерлік қызмет аванстық есепті және есепте қалған қолма-қол ақша қаражатын уақтылы тапсыруды қамтамасыз етеді.

Осы нормаларды ескеретін есеп беретін тұлғалармен есеп айырысуды есепке алу бойынша операцияларды көрсетудің ұсынылатын тәртібі:

1. Кассадан есеп беруге ақша қаражатын беру

1С-те: Мәзір: Банк және касса – Касса – кассалық шығыс ордерлері – жасау - «операцияның түрі» Есеп берушіге ақша қаражатын беру - «есеп беруші» өрісі қызметкердің аты-жөнін бекітілген анықтамалықтан таңдау – құжаттың кесте бөлігіне «қосу» батырмасымен жол қосу - «есеп беретін тұлғаның берешек түрі» өрісін Активтерді сатып алуды таңдау - сомасы - «АҚҚ бабы» өрісі «операциялық қызмет» папкасындағы тіркелген анықтамалықтан Активтер мен қызметтерді жеткізуге берілген аванстарды таңдау - қосымша бетті толтыру басып шығару – өткізу және жабу.

Дт 1251 Кт 1010 жазбасы қалыптастырылады

2. Бастапқы құжаттарды (орындалған жұмыстар актілері, жүкқұжаттар, БКМ чектері) растай отырып, аванстық есеп негізінде есеп беруші жұмсаған сомаларды көрсету екі кезеңде жүзеге асырылады:

1) Есеп беруші компания атынан сатып алған тауарларды, жұмыстарды, көрсетілетін қызметтерді жүкқұжаттар, актілер және шот-фактуралар негізінде көрсету

1С-те: мәзір Сатып алу - ТМҚ мен қызметтердің түсуі барлық сатып алынған тауарларды, жұмыстарды, қызметтерді жеке көрсетеміз

Дт 1310,1330 (ТМЗ), 7010, 7110, 7210 (қызметтер) Кт 3310 жазбалары қалыптастырылады

2) Есеп беретін тұлғаның БКМ чегінің негізінде жеткізушімен есеп айырысуды оның кассасына қолма-қол ақша қаражатын енгізу жолымен көрсетуі

1С-те: Мәзір: Банк және касса – Касса – аванстық есептер - жасау - «есеп беретін тұлға» өрісінде қызметкердің аты-жөнін бекітілген анықтамалықтан таңдау - «аванстар» қосымша бетіне «қосу» батырмасымен жол қосамыз - «құжат» өрісіне есеп беруші ақша қаражатын алған ШКО-ны көрсетеміз

«төлем» қосымша бетіне «қосу» батырмасымен жол қосамыз - «контрагент» жолына бекітілген анықтамалықтан өнім берушінің атауын қоямыз - бар болса шарт - чектің сомасы - «шығыс құжатының атауы» жолына БКМ чегін бекітілген анықтамалықтан қосу қажет - чектің нөмірі мен күні. Бұл қосымша бетте жолдардың саны шектелмеген, сондықтан барлық чектерді бір-бірінен кейін бірі бір аванстық есепке енгізуге болады.

Дт 3310 Кт 1251 жазбасы қалыптастырылады

Аванстық есептің қалған қосымша беттері қажеттілігіне қарай сирек пайдаланылады.

Құжат айналымының санын қысқарту мақсатында есеп берушіге қаражат беруге бір шығыс кассалық ордер және әрбір есеп беруші тұлға бойынша жеке алынған қаражаттың жұмсалу қорытындысы бойынша айына бір аванстық есеп құруды ұсынамыз.