Факсимиле – көптеген құжаттарға, қағаздарға қол қоятын адамның өз қолын қоятын мөр, клише. Факсимиле адамның өз қолымен қол қоюына теңестіріледі; факсимильдік құжаттардың, әдетте, заңдық күші болады.

ҚР Азаматтық Кодексінің 152-бабында жазбаша нысанда жасалған мәмілеге тараптар немесе олардың өкілдері қол қоюы тиіс деп айтылған және мәміле жасау кезінде, егер бұл заңнамаға немесе қатысушылардың біреуінің талабына қайшы келмесе, қолды, электрондық цифрлық қолтаңбаны факсимильдік көшіру құралдарын пайдалануға жол беріледі.

Бухгалтерлік есеп және қаржылық есептілік туралы ҚР Заңына сәйкес басшылық немесе дара кәсіпкер бухгалтерлік құжаттарға қол қоюға құқығы бар тұлғаларды анықтайды. Бұл ретте тұлғаның атқаратын лауазымына, ақша сомаларының мөлшеріне, операцияның қолданылу аясы мен мәніне қарай қол қою құқығының иерархиясы белгіленуі мүмкін.

«Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттандыру, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларын бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қазандағы № 703 қаулысына сәйкес жоғары тұрған органдарға, өкілді, атқарушы және сот билігі органдарына жіберілетін құжаттарға ұйым басшысы немесе оның тапсырмасы бойынша бірінші орынбасары қол қояды.

Ведомстволық бағынысты және басқа ұйымдарға, азаматтарға жіберілетін құжаттарға ұйым басшысы, оның орынбасарлары немесе олардың құзыретіне сәйкес құрылымдық бөлімшелердің басшылары қол қояды.

Ұйым ішінде қалатын құжаттар міндетті түрде қол қоюға жатады.

Құжаттың қолы мыналарды қамтиды:

1) құжатқа қол қойған тұлға лауазымының атауы, құрылымдық бөлімшенің немесе ұйымның ресми атауы (егер құжат бланкіде ресімделмеген болса);

2) жеке қолы және қолының толық жазылуы (аты-жөні және тегі).

Құжатқа жарыққа төзімді сиямен қол қойылады. Факсимиле қою арқылы құжаттың түпнұсқасына қол қоюға ЖОЛ БЕРІЛМЕЙДІ.

Үлгілік қағидалар басқару қызметін құжаттандыруды ұйымдастыру және құпия емес сипаттағы құжаттармен жұмысты ұйымдастыру, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттаманы басқару тәртібін белгілейді және ұйымдастыру-өкімдік құжаттамаға қолданылады.

Яғни барлық бухгалтерлік және кадрлық құжаттарға басшы және/немесе осы мақсат үшін өзі белгілеген тұлға ҚОЛ ҚОЮЫ тиіс (яғни факсимиле емес). Шарттарда факсимиле қоюға жол беріледі.