Организация хранения документов - это совокупность мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Хранение документов в архиве организации осуществляется в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений и вредных воздействий окружающей среды.

Согласно пункту 3 статьи 193 Налогового кодекса, учетная документация, относящаяся к объектам налогообложения или объектам, связанным с налогообложением, хранится налогоплательщиком (налоговым агентом) до истечения срока исковой давности, установленного статьей 48 Налогового кодекса, для каждого вида налога или платежа в бюджет, но не менее пяти лет. 

Срок хранения учетной документации начинается с налогового периода, следующего за периодом, в котором на основании такой учетной документации исчислено налоговое обязательство, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 4 и 5 статьи 193 НК РК, если установленный ими срок хранения превышает срок, установленный настоящим пунктом.

Предприятие обязано организовать надлежащее хранение документов бухгалтерского и налогового учета, а впоследствии и своевременное уничтожение. 

По вопросам хранения документов существует несколько нормативных документов:

Постановление Правительства РК от 31 октября 2018 года № 703 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях». 

Приказ   и. о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения».

С 16 июля 2023 года изменились сроки хранения документов

Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 июня 2023 года № 157  внесены изменения в Приказ от 29 сентября 2017 года № 263 "Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения" по срокам хранения документов.

Приказ МФ РК от 31 марта 2015 года № 241 «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета».

Порядок хранения бухгалтерской документации определен ст. 11 ЗРК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», согласно которому ИП и организации обязаны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета на бумажных и (или) электронных носителях, финансовую отчетность, учетную политику, программы электронной обработки учетных данных в течение периода, установленного законодательством РК.

По п. 3 ст. 193 НК РК учетная документация, относящаяся к объектам налогообложения или объектам, связанным с налогообложением, хранится налогоплательщиком (налоговым агентом) до истечения срока исковой давности, установленного ст. 48 НК РК для каждого вида налога или платежа в бюджет, но не менее 5 лет.

На основании ст. 48 НК РК срок исковой давности по налоговому обязательству и требованию составляет 3 года.

Для отдельных категорий налогоплательщиков предусмотрен другой срок исковой давности - 5 лет

Определены случаи, при которых срок исковой давности может продлеваться.

В учетной политике ТОО должно быть разработано положение о порядке хранения и сроках хранения документов.

Согласно Правилам ведения бухгалтерского учета, утвержденным приказом МФ РК от 31 марта 2015 года № 241, меры по организации оперативного хранения документов определяются руководством субъекта, и включают в себя установление лица, ответственного за формирование и полноту документов, подлежащих специальному учету и хранению.

Сохранность первичных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

Постоянное, временное хранение документов субъекта обеспечивается самостоятельно при наличии собственного специально оборудованного помещения или путем передачи документов на хранение в соответствующие архивные учреждения за счет средств субъекта.

Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствующим образом подготовить.

Однородные первичные документы формируют в дела.

По перечню типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, определен перечень первичной документации по бухгалтерскому и налоговому учету, а также финансовой отчетности, сохранность которой должна быть обеспечена субъектами предпринимательства, а также срок хранения такой документации.

Так, должны храниться в организации на постоянной основе:

• бухгалтерская (финансовая) отчетность по МСФО или другим стандартам; 

• документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами (отчеты, сводки и другие документы); 

• сводные годовые, годовые отчеты о платежах и поступлениях валюты; 

• годовые отчеты в налоговые органы;

• перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в государственные социальные фонды;

• годовые отчеты в налоговые органы;

• годовые расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального медицинского страхования; 

• положения об оплате труда и премировании работников;

• инвентаризационные описи ликвидационных комиссий и некоторые другие документы. 

Ведомости начисления заработной платы (лицевые карточки, счета работников) документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы -75 лет. 

Ведомости на выдачу дивидендов - 75 лет.

Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, книги учета покупок-продаж, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты, переписка и другие документы) - электронные документы; при условии проведения проверки срок хранения 5 лет.

Если в течение этого периода проверка не проводилась, то такие документы не подлежат уничтожению.

То есть, при составлении своей учетной политики относительно сроков хранения учетной документации следует применять приказ и. о. Министра культуры и спорта РК от 29 сентября 2017 года № 263 с учетом изменений.

Чтобы обезопасить свою организацию от претензий контролирующих органов в отношении документов, уничтоженных по истечению установленного для них срока хранения без проведения проверки, ревизии налоговыми органами, субъект может предпринять следующие меры:

• установить внутренним распоряжением по организации дополнительный срок хранения для тех бухгалтерских документов, которые уже подлежат уничтожению, но которые могут представлять интерес для проверяющих органов;

• рассмотреть возможность о передаче документов на хранение в архив;

• провести собственную внутреннюю документальную проверку (ревизию).

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения является правом организации или ИП, но не обязанностью.