Организация хранения документов - это совокупность мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Хранение документов в архиве организации осуществляется в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений и вредных воздействий окружающей среды.

Согласно пункту 3 статьи 193 Налогового кодекса, учетная документация, относящаяся к объектам налогообложения или объектам, связанным с налогообложением, хранится налогоплательщиком (налоговым агентом) до истечения срока исковой давности, установленного статьей 48 Налогового кодекса, для каждого вида налога или платежа в бюджет, но не менее пяти лет. 

Срок хранения учетной документации начинается с налогового периода, следующего за периодом, в котором на основании такой учетной документации исчислено налоговое обязательство, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 4 и 5 статьи 193 НК РК, если установленный ими срок хранения превышает срок, установленный настоящим пунктом.

Предприятие обязано организовать надлежащее хранение документов бухгалтерского и налогового учета, а впоследствии и своевременное уничтожение. 

По вопросам хранения документов существует несколько нормативных документов:

Постановление Правительства РК от 31 октября 2018 года № 703 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях». 

Приказ   и. о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения».

С 16 июля 2023 года изменились сроки хранения документов

Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 июня 2023 года № 157  внесены изменения в Приказ от 29 сентября 2017 года № 263 "Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения" по срокам хранения документов.

Приказ МФ РК от 31 марта 2015 года № 241 «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета».

Порядок хранения бухгалтерской документации определен ст. 11 ЗРК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», согласно которому ИП и организации обязаны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета на бумажных и (или) электронных носителях, финансовую отчетность, учетную политику, программы электронной обработки учетных данных в течение периода, установленного законодательством РК.

По п. 3 ст. 193 НК РК учетная документация, относящаяся к объектам налогообложения или объектам, связанным с налогообложением, хранится налогоплательщиком (налоговым агентом) до истечения срока исковой давности, установленного ст. 48 НК РК для каждого вида налога или платежа в бюджет, но не менее 5 лет.

На основании ст. 48 НК РК срок исковой давности по налоговому обязательству и требованию составляет 3 года.

Для отдельных категорий налогоплательщиков предусмотрен другой срок исковой давности - 5 лет

Определены случаи, при которых срок исковой давности может продлеваться.

В учетной политике ТОО должно быть разработано положение о порядке хранения и сроках хранения документов.

Согласно Правилам ведения бухгалтерского учета, утвержденным приказом МФ РК от 31 марта 2015 года № 241, меры по организации оперативного хранения документов определяются руководством субъекта, и включают в себя установление лица, ответственного за формирование и полноту документов, подлежащих специальному учету и хранению.

Сохранность первичных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

Постоянное, временное хранение документов субъекта обеспечивается самостоятельно при наличии собственного специально оборудованного помещения или путем передачи документов на хранение в соответствующие архивные учреждения за счет средств субъекта.

Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствующим образом подготовить.

Однородные первичные документы формируют в дела.

По перечню типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, определен перечень первичной документации по бухгалтерскому и налоговому учету, а также финансовой отчетности, сохранность которой должна быть обеспечена субъектами предпринимательства, а также срок хранения такой документации.

Так, должны храниться в организации на постоянной основе:

• бухгалтерская (финансовая) отчетность по МСФО или другим стандартам; 

• документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами (отчеты, сводки и другие документы); 

• сводные годовые, годовые отчеты о платежах и поступлениях валюты; 

• годовые отчеты в налоговые органы;

• перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в государственные социальные фонды;

• годовые отчеты в налоговые органы;

• годовые расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального медицинского страхования; 

• положения об оплате труда и премировании работников;

• инвентаризационные описи ликвидационных комиссий и некоторые другие документы. 

Ведомости начисления заработной платы (лицевые карточки, счета работников) документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы -75 лет. 

Ведомости на выдачу дивидендов - 75 лет.

Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, книги учета покупок-продаж, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты, переписка и другие документы) - электронные документы; при условии проведения проверки срок хранения 5 лет.

Если в течение этого периода проверка не проводилась, то такие документы не подлежат уничтожению.