Организация хранения документов - это совокупность мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Хранение документов с 1 января 2026 года

Хранение документов до 1 января 2026 года

Хранение документов с 1 января 2026 года

Новый Налоговый кодекс (Кодекс РК от 18 июля 2025 года № 214-VIII ЗРК) вступил в силу с 1 января 2026 года.

Согласно п. 3 ст. 206 Налогового кодекса учетная документация, относящаяся к объектам налогообложения или объектам, связанным с налогообложением, хранится налогоплательщиком (налоговым агентом) до истечения срока исковой давности, установленного статьей 65 Налогового кодекса для каждого вида налога или платежа в бюджет, но не менее пяти лет.

Срок хранения учетной документации начинается с налогового периода, следующего за периодом, в котором на основании такой учетной документации исчислено налоговое обязательство, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 4 и 5 данной статьи, если установленный ими срок хранения превышает срок, установленный настоящим пунктом.

Учетная документация, подтверждающая стоимость фиксированного актива группы I, отдельных групп амортизируемых активов, образованных в соответствии со статьями 303 – 313 НК РК, в том числе по фиксированному активу, переданному (полученному) по договору имущественного найма (аренды), хранится налогоплательщиком до истечения пяти лет, начиная с налогового периода, следующего за последним налоговым периодом, в котором по такому активу исчислены амортизационные отчисления.

Учетная документация, подтверждающая стоимость фиксированного актива II, III и IV групп, в том числе по фиксированному активу, переданному (полученному) по договору имущественного найма (аренды), хранится налогоплательщиком в течение срока исковой давности, установленного статьей 65 НК РК, но не менее пяти лет, начиная с налогового периода, следующего за налоговым периодом, в котором такой актив включен в стоимостный баланс группы фиксированных активов.

Учетная документация, подтверждающая стоимость активов, не подлежащих амортизации в целях налогообложения, хранится налогоплательщиком в течение пяти лет, начиная с налогового периода, следующего за налоговым периодом, в котором у налогоплательщика произошло выбытие актива, не подлежащего амортизации.

Учетная документация, относящаяся к объектам налогообложения или объектам, связанным с налогообложением, по налогам и другим обязательным платежам в бюджет, по которым предусмотрено применение налогоплательщиком (налоговым агентом) налоговых преференций и льгот в соответствии с разделом 17 НК РК, хранится в течение срока исковой давности, установленного статьей 65 НК РК.

При реорганизации налогоплательщика обязательство по хранению учетной документации реорганизованного лица возлагается на его правопреемника (правопреемников).

Предприятие обязано организовать надлежащее хранение документов бухгалтерского и налогового учета, а впоследствии и своевременное уничтожение. 

Согласно ст.11 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» индивидуальные предприниматели и организации обязаны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета на бумажных и (или) электронных носителях, финансовую отчетность, учетную политику, программы электронной обработки учетных данных в течение периода, установленного законодательством Республики Казахстан.

Работодатель обязан обеспечить сохранность и сдачу в государственный архив документов, подтверждающих трудовую деятельность работников, и сведений об удержании и отчислении денег на их пенсионное обеспечение и обязательное социальное страхование (пп.17) п.2 ст.23 ТК).

По вопросам хранения документов существует несколько нормативных документов:

• Приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 17 июня 2025 года № 279-НҚ Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения.

• Приказ МФ РК от 31 марта 2015г. № 241 «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета». 

Сохранность первичных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер (п.75 Правил ведения бухгалтерского учета).

Течение периода хранения документов устанавливает приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 17 июня 2025 года № 279-НҚ «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения» (далее - Перечень).

В Перечень включено 788 видов документов, в том числе электронные документы, удостоверенные ЭЦП.

Сроки хранения документов варьируются от 1 года - до 5 лет, предусмотрены также 10 - 15 лет, а некоторые из них подлежат хранению 75 лет и постоянного хранения, а также, например, "до минования надобности".

Виды документов систематизированы в Перечне по 13 основным разделам с внутренними подразделами.

Хранение документов до 1 января 2026 года

Организация хранения документов - это совокупность мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Хранение документов в архиве организации осуществляется в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений и вредных воздействий окружающей среды.

Согласно пункту 3 статьи 193 Налогового кодекса, учетная документация, относящаяся к объектам налогообложения или объектам, связанным с налогообложением, хранится налогоплательщиком (налоговым агентом) до истечения срока исковой давности, установленного статьей 48 Налогового кодекса, для каждого вида налога или платежа в бюджет, но не менее пяти лет. 

Срок хранения учетной документации начинается с налогового периода, следующего за периодом, в котором на основании такой учетной документации исчислено налоговое обязательство, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 4 и 5 статьи 193 НК РК, если установленный ими срок хранения превышает срок, установленный настоящим пунктом.

Предприятие обязано организовать надлежащее хранение документов бухгалтерского и налогового учета, а впоследствии и своевременное уничтожение. 

По вопросам хранения документов существует несколько нормативных документов:

• Приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 17 июня 2025 года № 279-НҚ Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения
• Приказ МФ РК от 31 марта 2015г. № 241 «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета». 

В учетной политике предприятия должно быть разработано положение о порядке хранения и сроках хранения документов.

Согласно Правилам ведения бухгалтерского учета, утвержденным приказом  Министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241, меры по организации оперативного хранения документов определяются руководством субъекта, и включают в себя установление лица, ответственного за формирование и полноту документов, подлежащих специальному учету и хранению.

Сохранность первичных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер. Постоянное, временное хранение документов субъекта обеспечивается самостоятельно при наличии собственного специально оборудованного помещения или путем передачи документов на хранение в соответствующие архивные учреждения за счет средств субъекта. 

Так, бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам; документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами (отчеты, сводки и другие документы); сводные годовые, годовые отчеты о платежах и поступлениях валюты; годовые отчеты в налоговые органы, перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в государственные социальные фонды, годовые отчеты в налоговые органы, годовые расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального медицинского страхования, положения об оплате труда и премировании работников, инвентаризационные описи ликвидационных комиссий и некоторые другие документы: должны храниться в организации на постоянной основе. 

Ведомости начисления заработной платы (лицевые карточки, счета работников), ведомости на выдачу дивидендов - 75 лет.

Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, книги учета покупок-продаж, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты, переписка и другие документы) хранятся в организации 5 лет при условии проведения проверки (ревизии). Если в течение этого периода проверка не проводилась, то такие документы не подлежат уничтожению.

Поэтому в случае ликвидации организации такие документы в обязательном порядке должны быть переданы в архив. Для остальной учетной документации хранение предусмотрено в основном в течение 5 лет, либо иных сроков.

Руководствуясь Главой 5 Правил ведения бухгалтерского учета:

73. Субъекты обеспечивают оперативное (в случаях необходимости пользования теми или иными материалами), временное (долговременное) и постоянное хранение документов.

74. Меры по организации оперативного хранения документов определяются руководством субъекта, и включают в себя установление лица (или лиц - по отдельным направлениям деятельности), ответственного (ых) за формирование и полноту документов, подлежащих специальному учету и хранению.

75. Сохранность первичных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

76. Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствующим образом подготовить.

Однородные первичные документы формируют в дела.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве субъекта, с указанием сроков их хранения, оформляемый в соответствии с действующим в Республике Казахстан законодательством Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. При формировании дел соблюдаются следующие условия:

1) документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно;

2) подлинники отделяют от копий, а годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных;

3) в дело включается по одному экземпляру каждого документа.

В дело группируются документы одного периода - месяца, квартала, календарного года, кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года). При наличии в деле документов за период, более чем один месяц документы помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, которым они относятся.

77. Постоянное, временное хранение документов субъекта обеспечивается самостоятельно при наличии собственного специально оборудованного помещения или путем передачи документов на хранение в соответствующие архивные учреждения за счет средств субъекта.

78. Законченные делопроизводством дела после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче для постоянного хранения, подлежат оформлению и описанию в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах.

79. Сведения о приеме-передаче дел и документов реорганизуемых субъектов отражаются в материалах о завершении реорганизации субъекта.

80. В случае кражи, порчи, уничтожения или гибели (пожар, затопление, стихийное бедствие) документов, руководством субъекта назначается комиссия по расследованию причин их пропажи или гибели и выявлению виновных лиц. По результатам работы комиссии оформляется акт, который утверждается руководством субъекта. В акте подробно описывается: место и причины происшедшего, характер внешних повреждений, приводится перечень утраченных (поврежденных) документов, указываются лица, ответственные за сохранность первичных документов. От этих лиц комиссия получает письменное пояснение случившегося. Копия акта направляется вышестоящей организации или учредителям. В случае утраты документов, руководство субъекта обеспечивает их восстановление.

81. При установлении документально подтвержденных фактов уголовных и (или) административных правонарушений, а также порчи имущества в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, в результате которых произошла утрата (уничтожение) оригинала первичного документа, изготовляется копия первичного документа, заверенная контрагентом, у которого сохранился подлинник.

Для заверения соответствия документа подлиннику на копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Копия верна" (без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, личная подпись и ее расшифровка, оттиск печати организации (при ее наличии), дата заверения.