Учет рабочего времени — это методика подсчета часов, которые сотрудник фактически посвятил своим рабочим обязанностям.

Рабочее время – время, в течение которого работник в соответствии с актами работодателя и условиями трудового договора выполняет трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с Трудовым Кодексом, иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан, коллективным договором, актом работодателя отнесены к рабочему времени. (пп. 47 п.1 ст.1 Трудового кодекса РК)

Рабочее время работника подлежит учету с момента, когда он фактически начал выполнять работу и до ее окончания. Продолжительность рабочего времени не должна превышать нормальной (сокращенной, неполной), принятой в компании, продолжительности рабочего времени. Учету рабочего времени подлежит как отработанное так и неотработанное каждым работником время. Также учету рабочего времени подлежит время сверхурочных работ, выходные, праздничные дни, дни командировок, работы в ночное время.

Учет рабочего времени должен показывать отработанное рабочее время работника в определенный временной промежуток (день, неделя, месяц, квартал, год).  В организации, как правило, устанавливается учет рабочего времени за один календарный месяц.

В учет рабочего времени включается:

  • фактически отработанное рабочее время работником в определенный временной промежуток (день, неделя, месяц, квартал, год).;
  • другие периоды времени, относящиеся к рабочему времени согласно трудовому законодательству.

Учету подлежат:

  • время сверхурочных работ;
  • работы в ночное время;
  • работа в выходные и праздничные дни;
  • дни командировок.

В соответствии с требованием ст. 79 ТК РК работодатель должен осуществлять учет рабочего времени, фактически отработанного работником, в том числе, количество сверхурочных часов, часов, отработанных в ночное время, в выходные и праздничные дни. Помимо рабочего времени, документ учета рабочего времени должен содержать сведения о неотработанном времени (временная нетрудоспособность, все виды отпусков, простои, праздничные дни, прогулы и т.д.). Форма и порядок ведения учета рабочего времени выбираются организацией самостоятельно и утверждаются актом (приказом) работодателя.

Акты работодателя – приказы, распоряжения, инструкции, правила, положения, графики сменности, графики вахт, графики отпусков, издаваемые работодателем.

Т.е. актом работодателя устанавливается форма и порядок ведения учета рабочего времени.

Одним из наиболее привычных и распространенных документов, для ведения учета рабочего времени, отработанного работником, является табель учета рабочего времени.

Табель представляет собой сводную таблицу, в которой отражены все сотрудники компании. Табель ведется ежедневно, и в конце рабочего месяца передается в бухгалтерию для расчета заработной платы.

В табель заносится фактическое количество отработанных часов сотрудником, отдельно вносится количество неотработанных часов.

Также учету подлежит время сверхурочных работ, работы в выходные и праздничные дни, командировки, отпуска, периоды временной нетрудоспособности и т.д.

Для этого в табеле используются сокращенные обозначения:

Цифрой обозначается количество часов, отработанных Работником за день - 8;

К – служебные командировки;

В – выходные и праздничные дни;

О – очередной отпуск;

Р – отпуск по беременности и родам;

Б – временная нетрудоспособность (болезнь и т.п.);

А – отпуск без сохранения заработной платы;

П – прогул;

и т.д.

Коды для отражения различных временных периодов каждая компания принимает самостоятельно. Размещение кодировки на документе учета рабочего времени (табеле учета) упрощает процедуру проверки документа контролирующими органами, а так же, помогает в работе с табелем вновь принятым работникам.

Помимо отражения отработанного времени и соблюдения установленного режима труда, при помощи документа учета рабочего времени (Табеля), так же, рассчитывается заработная плата работника, размеры пособий, компенсационных выплат. Сведения, содержащиеся в табеле, позволяют контролировать соблюдение работниками режима рабочего времени. Кроме того, сведения, отраженные в документе учета рабочего времени (Табеле), могут быть использованы при составлении статистической отчетности по труду.

Табель учета рабочего времени работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными (особо вредными) и (или) опасными условиями труда, необходимо вести отдельно от основного табеля.

Сроки хранения табеля рабочего времени

Согласно п. 22, 75, 76 Правил ведения бухгалтерского учета, утвержденным приказом Министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241, движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других субъектов, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком, утвержденным руководством субъекта.

Сохранность первичных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствующим образом подготовить. Однородные первичные документы формируют в дела. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве субъекта, с указанием сроков их хранения, оформляемый в соответствии с действующим в РК законодательством РК о Национальном архивном фонде и архивах.

В соответствии с перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных приказом Министра культуры и спорта РК от 29 сентября 2017 года № 263:

Срок хранения табелей учета рабочего времени - 5 лет.

Для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 лет.

Листки нетрудоспособности хранятся - 5 лет. 

Образец формы табеля учета рабочего времени скачать