Авансовый отчет (форма Т-3) - документ, предназначенный для отчета по суммам денежных расходов, произведенных работником на средства, выданные ему в подотчет. В отчете лицо, получившее аванс, указывает величину полученных под отчет сумм, фактически произведенные расходы, остаток подотчетной суммы, или ее перерасход. К авансовому отчету прилагают документы, подтверждающие произведенные расходы. 

Авансовый отчет проверяется бухгалтерией, утверждается руководителем, служит основанием для списания выданного аванса.

Согласно п. 59 Правил ведения бухгалтерского учета, утвержденных приказом МФ РК от 31 марта 2015 года № 241, подотчетные суммы выдаются только сотрудникам субъекта.

Авансовый отчет (форма Т-3), форма которого утверждена Приказом 562, подписывается руководством субъекта и сдается в бухгалтерскую службу; бухгалтерская служба обеспечивает своевременность сдачи авансового отчета и оставшихся в подотчете наличных денежных средств.

Согласно Правилам ведения бухгалтерского учета» учет наличных денежных средств, выданных в подотчет, регламентируется учетной политикой субъекта. При этом в зависимости от назначения устанавливаются сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата наличных денежных средств.

По сложившемуся порядку, который должен быть закреплен приказом или распоряжением руководителя организации, или раскрыт в учетной политике, срок составления авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных сумм устанавливается, как правило, в 3 дня после выполнения поручения или возврата из командировки работника организации.

Авансовый отчет должен быть подписан руководством компании и сдан в бухгалтерскую службу. Бухгалтерская служба обеспечивает своевременность сдачи Авансового отчета и оставшихся в подотчете наличных денежных средств.

Вместе с Авансовым отчетом работник должен предоставить первичные документы, которые будут подтверждать расходование средств на нужды компании. 

Первичные учетные документы - документальное свидетельство как на бумажном, так и на электронном носителе факта совершения операции или события и права на ее совершение, на основании которого ведется бухгалтерский учет.

Пакет документов, предоставляемых вместе с Авансовым отчетом, зависит от того, для каких целей были выданы деньги в подотчет.

  1. Если денежные средства выданы на покупку авиа- или ж/д билетов:

  • Билет;

  • Чек ККМ. 

На проездные билеты счета-фактуры не выставляются, НДС в зачет можно отнести по самому билету (ст. 400 Налогового кодекса РК).

2. Если денежные средства выданы на приобретение материалов:
  • Накладная на отпуск запасов на сторону;

  • Счет-фактура (при необходимости);

  • Чек ККМ или квитанция об оплате.

3. Если денежные средства выданы на оплату услуг/работ:

  • Акт выполненных работ;

  • Счет-фактура (при необходимости);

  • Чек ККМ или квитанция об оплате.

4. Если денежные средства выданы в связи с командировкой:

  • Акт выполненных работ (на услуги гостиницы);

  • Счет-фактура (при необходимости);

  • Чек ККМ или квитанция об оплате. 

Документы должны быть оформлены на компанию с корректно заполненными реквизитами.

Приложение 10 форма Т-3 авансовый отчет (скачать)