Единая система управления транспортными документами (далее - Система (ЕСУТД)) – это информационная система обеспечивающая регистрацию, учет, обработку и хранение документов, связанных с перевозочной деятельностью в области автомобильного транспорта и передачу формализованной информации о таких документах соответствующим уполномоченным государственным органам и участникам перевозочного процесса; 

Организация Системы осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан, регламентирующего государственной закупки.

Система взаимодействует с негосударственными системами путем обеспечения возможности доступа к функциям с использованием программных интерфейсов (API).

Структура и формат обмена данными с негосударственными системами публикуются в общедоступном сегменте Системы и подлежат актуализации по мере необходимости.

Система регистрируется в доменной зоне.GOV.KZ.

Время создания, получения и отправки всех электронных документов и электронных копий документов на веб-портале фиксируется по времени Системы (по местному времени города Нур-Султана).

Для работы в Системе и (или) участия в перевозочном процессе пользователи Системы совершают следующие действия:

1) устанавливают необходимое аппаратно-программное обеспечение для возможности использования сертификатов (открытый и закрытый ключ) электронной цифровой подписи.

Аппаратные средства – материальная часть вычислительной системы, включающая в себя электрические и электронные элементы (например, приборы и схемы), электромеханические элементы (например дисководы) и механические элементы (например стойка).

Программное обеспечение – совокупность компьютерных программ и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ;

2) получают в установленном порядке сертификаты (открытый и закрытый ключ) электронной цифровой подписи в Национальном удостоверяющем центре Республики Казахстан, либо в удостоверяющих центрах государств - членов Евразийского экономического союза;

3) проходят процедуры регистрации в Системе.

В Системе действуют сертификаты электронной цифровой подписи, изданные для физических и юридических лиц Национальным удостоверяющим центром Республики Казахстан, а также удостоверяющими центрами государств - членов Евразийского экономического союза, проверенные доверенной третьей стороны Республики Казахстан.

При формировании, ведении и использовании Единой системы управления транспортными документами учитываются Единые требования в области информационно-коммуникационных технологий и обеспечения информационной безопасности, утвержденные постановлением Правительства Республики Казахстан от 20 декабря 2016 года № 832.

Согласно Перечню документов, подлежащих регистрации, учету, обработке и хранению в единой системе управления транспортными документами согласно приложению 2 к приказу  и.о. Министра индустрии и инфраструктурного развития Республики Казахстан от 25 мая 2021 года № 258 "Об утверждении Правил организации и эксплуатации единой системы управления транспортными документами, перечня документов, подлежащих регистрации, учету, обработке и хранению в единой системе управления транспортными документами" регистрации подлежат путевые листы на транспорт категории N3, М2, М3.

Категория N3 — транспортные средства, предназначенные для перевозки грузов. Технически допустимая максимальная масса — более 12 тонн.

Категория М2 — транспортные средства, используемые для перевозки пассажиров, имеющие, помимо места водителя, более восьми мест для сидения. Технически допустимая максимальная масса не превышает 5 тонн.

Категория М3 — транспортные средства, используемые для перевозки пассажиров, имеющие, помимо места водителя, более восьми мест для сидения. Технически допустимая максимальная масса превышает 5 тонн.