Талон ГСМ – это специальный документ, приобретенный по условиям и отпускной цене обусловленного номинала, подтверждающий право его владельца на получение на АЗС фиксированного количества нефтепродукта определенного наименования и марки, которые на нем обозначены.

Талоны на ГСМ, приобретенные в целях использования для заправки автотранспорта, предоставляют право на получение определенного количества ГСМ, указанного в талоне.

Талоны могут быть использованы на автозаправочных станциях любой территории государств, если они будут действительны при предъявлении к обмену на ГСМ.

Учет ГСМ по талонам

Часто компании приобретают ГСМ у поставщиков и получают в качестве подтверждения выкупленного объема топлива специальные талоны, разработанные поставщиком и дающие право заправки соответственно номиналу талона на АЗС поставщика. Данные талоны в налоговом учете признаются товарораспорядительными документами.

Для использования талонов поставщика компания-потребитель заключает договор купли-продажи со специализированной организацией, которая осуществляет продажу талонов на нефтепродукты и организует отпуск автомобильного топлива через определенную сеть АЗС.

Перечень АЗС, отпускающих ГСМ по талонам данного продавца, приводится в приложении к договору (с указанием их адресов). В данном договоре не оговаривается отдельно количество, вид и стоимость приобретаемых ГСМ.

Для этого разрабатывается определенное приложение к договору, чаще всего именуемое «Заявка на приобретение ГСМ». В подаваемой заявке (заявка может быть отправлена по факсу, по e-mail, представлена нарочно) потребитель указывает, какой вид топлива, его количество он собирается приобрести. Заявка подписывается руководителем или уполномоченным лицом компании-потребителя. На основании полученной заявки поставщик выставляет счет на оплату. После оплаты определенного количества ГСМ (наличными или по безналичному расчету) компания получает талоны на ГСМ. Форму талонов продавцы разрабатывают сами, так как законодательством она не установлена.

Приказом руководителя предприятия назначается материально ответственное лицо, которое регистрирует движение талонов (приход и расход) в «Книге учета талонов на нефтепродукты», которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена печатью предприятия и подписями руководителя и главного бухгалтера. Книга заполняется под копирку. Второй лист является отрывным и служит отчетом материально-ответственного лица. Отрывной лист периодически сдается в бухгалтерию предприятия с приложенными к нему приходными и расходными документами. Утвержденной формы книги учета талонов на нефтепродукты нет. Поэтому компании самостоятельно разрабатывают книгу в соответствии с требованиями законодательства по бухгалтерскому учету и финансовой отчетности.

Согласно пункту 1 статьи 242 Налогового кодекса расходы налогоплательщика в связи с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, подлежат вычету при определении налогооблагаемого дохода с учетом положений, установленных настоящей статьей и статьями 243-263 Налогового кодекса, за исключением расходов, не подлежащих вычету.

Данные положения применяются к расходам налогоплательщика, понесенным как в Республике Казахстан, так и за ее пределами.

Вычеты производятся налогоплательщиком по фактически произведенным расходам при наличии документов, подтверждающих такие расходы, связанные с его деятельностью, направленной на получение дохода.

Списание стоимости ГСМ на вычеты на основании только талонов невозможно, так как талон является документом, подтверждающим предоплату за ГСМ и предоставляющим право на получение ГСМ, и поэтому талон не является документом, подтверждающим фактически произведенные расходы.

Водители, получившие в подотчет талоны на ГСМ, должны представить в бухгалтерию авансовый отчет об использовании талонов, для этого к авансовому отчету прикладываются чеки ККМ, полученные в обмен на талоны, и путевые листы.

При этом документами, являющимися основанием для списания ГСМ и отнесения таких расходов на вычеты, будут являться  путевые листы и Акты списания ГСМ с учетом утвержденных норм расхода ГСМ на пробег автомашины в километрах.

Таким образом, списание ГСМ, приобретенного по талонам, производится на основании путевых листов и Актов списания ГСМ.

Для контроля учета использованных талонов следует запрашивать у поставщика ГСМ документ, содержащий сведения о фактическом количестве ГСМ, полученном на заправках по талонам.