Личное дело – это совокупность документов, содержащих сведения о государственном служащем, в том числе его трудовой деятельности, профессиональных, деловых и личных качествах, а также содержащие анкетно-биографические данные государственного служащего.

Трудовым законодательством Республики Казахстан не предусмотрен специальный  перечень документов, подлежащих хранению в личном деле каждого работника.

Так как ведение личных дел для лиц, не относящихся к государственным служащим, не предусмотрено законодательством Республики Казахстан, в составе личного дела должна быть предусмотрена Инструкция по кадровому делопроизводству, изданная и утвержденная  работодателем.

Личное дело сотрудника - это комплект документов, отражающий все стадии отношений работника с организацией. К ним относятся документы, связанные с приемом сотрудника на работу, с процессом его продвижения по службе или перемещения, с выполнением работником требований трудовой дисциплины и с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. увольнением.  

Личное дело оформляется после приказа руководителя о приеме работника в организацию. Каждое дело формируется в отдельной папке, на обложке которой указывается номер дела, фамилия и инициалы сотрудника, дата поступления на работу в организацию.

Полный перечень документов для формирования личного дела работника законодательством не предусмотрен. Порядок формирования личного дела определяется внутренним порядком делопроизводства в отделе кадров.  При этом, обязательные документы для заключения трудового договора в любом случае должны быть подшиты в личное дело работника. 

Документы в личное дело рекомендуется включать в следующей последовательности: 

- Внутренняя опись документов дела; 

- Заявление о приеме на работу (если работник посылал в организацию свое резюме, то оно располагается перед заявлением);  

- Автобиография;  

- Анкета с фотокарточкой (личный листок по учету кадров);

- Экземпляр трудового договора с приложениями;  

- Приказ о приеме на работу (копия);  

- Документы по ст. 32 Трудового кодекса РК (Документы, необходимые для заключения трудового договора), 

- Характеристики или рекомендательные письма с предыдущих мест работы.

Таким образом, личное дело работника формируется согласно внутреннему порядку делопроизводства по учету кадров и в обязательном порядке включает документы для приема на работу, а  также иные документы по учету кадров на конкретном предприятии (например, анкета с фотографией, характеристика с предыдущего места работы, резюме, иные документы в процессе взаимоотношений с работодателем).

В личном деле работников необходимо вести личную карточку ( форма Т-2).

Возможно (но не обязательно) также хранение в личном деле любых (или некоторых, по выбору работодателя) приказов, касающихся данного сотрудника, например о наложении административного взыскания, отстранении от работы, предоставлении отпусков, отгулов, привлечении к сверхурочным работам, компенсационных выплатах и т. п.

По поводу инструкции по ТБ, компания должна сама определить для себя, нужно ли ей хранить данный документ в личном деле работника.

Таким образом, в личном деле работников компании должны находиться следующие документы:

1) личный листок по учету кадров;

2) копия удостоверения личности либо вида на жительство, либо удостоверение оралмана;

3) копии документов об образовании, сертификатов;

4) копия трудовой книжки;

5) копия трудового договора;

6) копии приказов по личному составу, касающиеся работника;

7) справки о состоянии здоровья – при необходимости;

8) внутренняя опись документов дела. 

На Портале трудовых ресурсов hr.enbek.kz запущен сервис «Личное дело работника», c помощью которого работодатель с согласия кандидата на работу или работника может запросить электронный пакет документов, необходимый при трудоустройстве, а также проверить на наличие параллельной занятости сотрудника.

Согласие физического лица на обработку персональных данных для передачи третьим лицам осуществляется посредством сервиса контроля доступа к персональным данных Министерства цифрового развития, инноваций и аэрокосмической промышленности РК посредством отправки SMS на номер работника, зарегистрированного в базе мобильных граждан, или посредством подписания согласия с помощью ЭЦП на портале hr.enbek.kz.

Таким образом, на бесплатной основе можно получить следующие сведения:

• Информацию из удостоверения личности;
• Фотоизображение;
• Информацию об образовании;
• Информацию о состоянии на учете в псих-, нарко- и тубдиспансерах;
• Сведения из медицинской справки 0/75у;
• Информацию из Единой системы учета трудовых договоров об опыте работы;
• Информацию о вакцинации.

Работодатель имеет право запросить любую доступную бесплатную информацию на выбор через Портал трудовых ресурсов hr.enbek.kz.

Работодателям, у которых имеются свои информационные системы кадрового обеспечения, предоставляется возможность подключиться к бесплатному сервису посредством интеграции через Smart Bridge.

Срок хранения личных дел

Согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, установлены сроки хранения личных дел работников: