Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения и потерявшие практическое значение.

Первичная учетная документация после истечения установленного для нее срока хранения может быть уничтожена организацией самостоятельно.   Согласно пункту 3 статьи 193 Налогового кодекса РК учетная документация, относящаяся к объектам налогообложения или объектам, связанным с налогообложением, хранится налогоплательщиком (налоговым агентом) до истечения срока исковой давности, установленного статьей 48 НК РК, для каждого вида налога или платежа в бюджет, но не менее пяти лет.

Срок хранения учетной документации начинается с налогового периода, следующего за периодом, в котором на основании такой учетной документации исчислено налоговое обязательство, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 4 и 5 статьи 193 НК РК, если установленный ими срок хранения превышает срок, установленный настоящим пунктом.

Предприятие обязано организовать надлежащее хранение документов бухгалтерского и налогового учета, а впоследствии и своевременное уничтожение.

По вопросам хранения документов существует несколько нормативных документов:

• Приказ и. о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения».
• Приказ МФ РК от 31 марта 2015г. № 241 «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета». 

Эти типовые документы устанавливают порядок организации работы с документами в государственных и негосударственных предприятиях:

1) общие положения; 

2) порядок документирования; 

3) управление документацией. 

В том числе - порядок составления номенклатуры дел: 

• формирование и хранение дел; 

• оперативное хранение дел; 

• передача дел в архив организации. 

На основании указанных документов, в учетной политике предприятия должно быть разработано положение о порядке хранения и сроках хранения документов.

Согласно Правилам ведения бухгалтерского учета, утвержденным приказом  Министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241, меры по организации оперативного хранения документов определяются руководством субъекта, и включают в себя установление лица, ответственного за формирование и полноту документов, подлежащих специальному учету и хранению.

Сохранность первичных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер. Постоянное, временное хранение документов субъекта обеспечивается самостоятельно при наличии собственного специально оборудованного помещения или путем передачи документов на хранение в соответствующие архивные учреждения за счет средств субъекта. 

Так, бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам; документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами (отчеты, сводки и другие документы); сводные годовые, годовые отчеты о платежах и поступлениях валюты; годовые отчеты в налоговые органы, перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в государственные социальные фонды, годовые отчеты в налоговые органы, годовые расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального медицинского страхования, положения об оплате труда и премировании работников, инвентаризационные описи ликвидационных комиссий и некоторые другие документы: должны храниться в организации на постоянной основе. 

Ведомости начисления заработной платы (лицевые карточки, счета работников), ведомости на выдачу дивидендов -75 лет.

Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, книги учета покупок-продаж, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты, переписка и другие документы) хранятся в организации 5 лет при условии проведения проверки (ревизии). Если в течение этого периода проверка не проводилась, то такие документы не подлежат уничтожению.

Поэтому в случае ликвидации организации такие документы в обязательном порядке должны быть переданы в архив. Для остальной учетной документации хранение предусмотрено в основном в течение 5 лет, либо иных сроков.

Порядок и форма акта на списание и уничтожение документов на законодательном уровне не установлены, поэтому организация самостоятельно организует проведение такой процедуры и определяет состав участников комиссии, при этом участие работников государственного архива не требуется. За основу можно взять форму акта, указанного в приложении 22 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях».

Состав комиссии должен быть не менее трех человек. В состав комиссии, как правило, включается главный бухгалтер, один из руководителей организации, лица, ответственные за сохранность документации. Комиссия создается на основании приказа первого руководителя организации.

Таким образом, первичная учетная документация после истечения установленного для нее срока хранения может быть уничтожена организацией самостоятельно.

Для уничтожения документации все процедуры нужно запротоколировать:

1. Издать приказ о создании комиссии по уничтожению документов и соответствующему документированию данного действия;
2. Составить Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению, отобранные к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы;
3. Составить опись документов, подлежащих уничтожению;
4. Протокол, где указывается количество и вес документации подлежащей уничтожению;
5. Приемо-сдаточная накладная.

Если услуги уничтожения оказывает сторонняя организация они должны  предоставить Акт выполненных работ, если этим занимаются сотрудники фирмы, то создается комиссия, в которой обязательно должен присутствовать сотрудник, отвечающий за хранение и уничтожение документации фирмы, чтобы проследить за исполнением уничтожения документации с истекшим сроком хранения.

ТОО "Наименование Вашей Организации"

Приказ

«____» ________20    года N ____

О создании экспертной комиссии

В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранения которых истек, приказываю:
1. Создать экспертную комиссию в составе:
- председатель комиссии - ____________ должность __________ ФИО
- члены комиссии - ____________ должность __________ ФИО
- ____________ должность __________ ФИО
2. Экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожения документов, срок хранения которых истек.

Руководитель ТОО «Наименование Вашей Организации" _________ФИО /_____________/подпись

Комиссия составляет акт о выделении документов на уничтожение. Акт может выглядеть так:


ТОО "Наименование Вашей Организации"

Акт о выделении документов на уничтожение

«____» ________20    года г. ___________

Экспертная комиссия в составе:
- председатель комиссии - ____________ должность _________ФИО
- члены комиссии - ____________ должность _________ФИО
____________ должность _________ФИО

составила настоящий акт о том, что в результате проведенной экспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения которых истек (опись прилагается):
1. Кассовые документы за ____ год (1 папка).
2. Авансовые отчеты за ______ год (1 папка).
3. Кассовая книга за ______ год.
4. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за ____ год.
5. Банковские документы за ____ год (1 папка).
6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 1996 год (2 папки).
7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за ___ год (1 папка).
8. Журнал учета доверенностей за 1____ год.
9. Гарантийные письма за ____ год (1 папка).
10. Главная книга за ____ год.

- председатель комиссии - ____________ должность _________ФИО
- члены комиссии - ____________ должность _________ФИО
____________ должность _________ФИО

После того как эксперты утвердят уничтожение документов, акт попадает на утверждение руководителю организации. Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том собранных дел.
После этого документы можно уничтожить любым способом - разорвать, отправить в шредер, сжечь. Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная. Бумаги можно также сдать в специализированную организации. В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт - о физическом уничтожении документов.

ТОО "Наименование Вашей Организации"

Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек

«____» ________20    года г. ___________

Экспертная комиссия в составе:
- председатель комиссии - ____________ должность _________ФИО
- члены комиссии - ____________ должность _________ФИО
____________ должность _________ФИО

составила настоящий акт о том, что, согласно описи, утвержденной актом от «____» ________2018 года, были уничтожены документы, срок хранения которых истек.
В присутствии членов комиссии указанные документы были :

Либо

переданы в специализированную компанию ___________ наименование согласно акту приема-передачи накладной от от «____» ________20    года N ____ , который прилагается к настоящему акту.

Либо

уничтожены путем измельчения в машине для уничтожения бумаги.

- председатель комиссии - ____________ должность _________ФИО
- члены комиссии - ____________ должность _________ФИО
____________ должность _________ФИО