Авансовый отчет (форма Т-3) - документ, предназначенный для отчета по суммам денежных расходов, произведенных работником на средства, выданные ему в подотчет. В отчете лицо, получившее аванс, указывает величину полученных под отчет сумм, фактически произведенные расходы, остаток подотчетной суммы, или ее перерасход. К авансовому отчету прилагают документы, подтверждающие произведенные расходы. Авансовый отчет проверяется бухгалтерией, утверждается руководителем, служит основанием для списания выданного аванса.

Согласно п. 59 Правил ведения бухгалтерского учета, утвержденных приказом МФ РК от 31 марта 2015 года № 241, подотчетные суммы выдаются только сотрудникам субъекта.

Учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника. Учет наличных денежных средств, выданных в подотчет, регламентируется учетной политикой субъекта, при этом в зависимости от назначения устанавливаются сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата наличных денежных средств.

Авансовый отчет (форма Т-3), форма которого утверждена Приказом 562, подписывается руководством субъекта и сдается в бухгалтерскую службу; бухгалтерская служба обеспечивает своевременность сдачи авансового отчета и оставшихся в подотчете наличных денежных средств.

Согласно Правилам ведения бухгалтерского учета» учет наличных денежных средств, выданных в подотчет, регламентируется учетной политикой субъекта. При этом в зависимости от назначения устанавливаются сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата наличных денежных средств.

По сложившемуся порядку, который должен быть закреплен приказом или распоряжением руководителя организации, или раскрыт в учетной политике, срок составления авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных сумм устанавливается, как правило, в 3 дня после выполнения поручения или возврата из командировки работника организации.