Единая система учета трудовых договоров (ЕСУТД) – информационная система, предназначенная для автоматизации учета трудовых договоров, трудовой деятельности и численности работников.  

ЕСУТД с 1 января 2026 года

ЕСУТД до 1 января 2026 года

ЕСУТД с 1 января 2026 года

Законом О внесении изменений и дополнений в Кодекс Республики Казахстан об административных правонарушениях от 9 января 2026 года  № 257-VІIІ ЗРК внесены изменения и дополнения в Кодекс Республики Казахстан об административных правонарушениях.

Данным Законом предусмотрена административная ответственность за нарушения при работе с Единой системой учета трудовых договоров (ЕСУТД).

Закон вступает в силу с 12 марта 2026 года.

Законом в статью 98 КоАП внесен новый пункт 1-1, который устанавливает административную ответственность за:

• невнесение или несвоевременное внесение сведений в ЕСУТД;

• внесение данных в неполном объеме;

• внесение некорректной или недостоверной информации.

За первое нарушение штраф с 12 марта 2026 года составит для:

• должностных лиц - 30 МРП;

• малого бизнеса и некоммерческих организаций (НКО) - 60 МРП;

• среднего бизнеса - 80 МРП;

• крупного бизнеса - 150 МРП.

За повторное нарушение в течение года штраф составит для:

• должностных лиц - 60 МРП;

• малого бизнеса и некоммерческих организаций (НКО) - 80 МРП;

• среднего бизнеса - 100 МРП;

• крупного бизнеса - 200 МРП.

Правила позволяют работодателю в течение 30 рабочих дней исправить неверно внесенные сведения. Но если ошибка не исправлена вовремя, наступит административная ответственность по статье 98 КоАП.

Вносить сведения в ЕСУТД обязан сам работодатель либо назначенный приказом ответственный работник. Важно отметить, что отсутствие приказа не освобождает от административного штрафа.

Информация, вносимая в ЕСУТД

Сроки внесения сведений в ЕСУТД

Информация, вносимая в ЕСУТД

Согласно Правилам представления и получения сведений о трудовом договоре в единой системе учета трудовых договоров работодатель вносит информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых в него изменениях и (или) дополнениях в ЕСУТД в соответствии с подпунктом 27) пункта 2 статьи 23 Трудового кодекса, содержащих следующие сведения:

1) реквизиты сторон:

• индивидуальный идентификационный номер работодателя – физического лица или бизнес-идентификационный номер работодателя – юридического лица;

• индивидуальный идентификационный номер работника;

2) работу по определенной специальности, профессии, квалификации или должности (трудовую функцию);

3) место выполнения работы;

4) срок трудового договора;

5) дату начала работы;

6) дату заключения и порядковый номер.

Работодатель представляет сведения путем интеграции информационной системы кадрового обеспечения с ЕСУТД либо через государственный информационный портал "Электронная биржа труда" или другие информационные системы по автоматизации учета трудовых договоров, интегрированные с ЕСУТД.

В ЕСУТД работодатель направляет следующие дополнительные сведения:

1) режим рабочего времени и отдыха;

2) о выходе работника в отпуск в связи с беременностью и рождением ребенка (детей), усыновлением (удочерением) новорожденного ребенка (детей), и в отпуск без сохранения заработной платы по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

Сроки внесения сведений в ЕСУТД

Сведения о вновь заключенных трудовых договорах подлежат внесению работодателем в ЕСУТД в срок не позднее 5 рабочих дней со дня подписания трудового договора обеими сторонами.

      Сведения о трудовых договорах, сроки действия которых не истекли, подлежат внесению работодателем в ЕСУТД в течение года со дня вступления в силу настоящих Правил для предприятий с численностью до 2000 человек, в течение двух лет со дня вступления в силу настоящих Правил для предприятий с численностью свыше 2000 человек.

Сведения о внесенных изменениях и дополнениях в трудовой договор подлежат внесению работодателем в ЕСУТД не позднее 15 календарных дней со дня подписания изменений и дополнений в трудовой договор обеими сторонами.

При выявлении ошибок работодатель в течении 30 рабочих дней со дня внесения первоначальных сведений:

1) исправляет ошибки при неправильном введении сведений;

2) удаляет сведения при неправильном введении реквизитов работника и (или) работодателя.

В случае восстановления на работе работника, работодатель в течении 10 рабочих дней со дня его восстановления вносит корректировки в сведения, путем указания даты, номера и органа вынесшего решения о восстановлении.

Информация о прекращении трудового договора вносится работодателем в ЕСУТД не позднее 3 рабочих дней со дня прекращения трудового договора.

При продлении срока действия трудового договора, предусмотренного подпунктом 2) пункта 1 статьи 30 Трудового кодекса, работодатель в течение 15 рабочих дней со дня продления срока действия трудового договора вносит соответствующую информацию в ЕСУТД.

ЕСУТД до 1 января 2026 года

Единая система учета трудовых договоров (ЕСУТД) – информационная система, предназначенная для автоматизации учета трудовых договоров, трудовой деятельности и численности работников. 

Единая система учета трудовых договоров (ЕСУТД)

Основные преимущества ЕСУТД

Информация, вносимая в ЕСУТД

Сроки внесения сведений в ЕСУТД

Единая система учета трудовых договоров (ЕСУТД)

Приказом Министра труда и  социальной защиты населения  Республики Казахстан от 3 сентября 2020 года № 353 утверждены Правила представления и получения сведений о трудовом договоре в единой системе учета трудовых договоров.

Трудовой рынок Республики Казахстан активно цифровизируется. Заключение электронных трудовых договоров набирает обороты. Введена Единая система учета трудовых договоров (ЕСУТД), которые заключаются в электронном виде. 

В соответствии с пп 27) п. 2 ст. 23 Трудового кодекса РК:

Работодатель обязан: вносить информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых в него изменениях и (или) дополнениях, содержащих сведения, предусмотренные пп 1), 2), 3), 4), 5) и 13) п. 1 ст. 28 настоящего Кодекса, в ЕСУТД в порядке, определенном уполномоченным государственным органом по труду. 

Основными преимуществами ЕСУТД являются:

• упрощение процесса трудоустройства в связи с отсутствием необходимости сбора бумажных документов,

• защита от социальных рисков благодаря отображению наличия договора, взносов и отчислений в фонды, а также закреплению обязательств работодателя перед работником.

Договоры могут заключаться на двух языках: казахском и русском. 

Информация, вносимая в ЕСУТД

Работодатель вносит информацию в ЕСУТД путем интеграции кадрового обеспечения с ЕСУТД или через государственный информационный портал «Электронная биржа труда» или другие информационные системы по автоматизации учета трудовых договоров, интегрированные с ЕСУТД:

1) реквизиты сторон:

• индивидуальный идентификационный номер работодателя – физического лица или бизнес-идентификационный номер работодателя – юридического лица;

• индивидуальный идентификационный номер работника;

2) работу по определенной специальности, профессии, квалификации или должности (трудовую функцию);

3) место выполнения работы;

4) срок трудового договора;

5) дату начала работы;

6) дату заключения и порядковый номер.

1) режим рабочего времени и отдыха;

2) о выходе работника в отпуск в связи с беременностью и рождением ребенка (детей), усыновлением (удочерением) новорожденного ребенка (детей), и в отпуск без сохранения заработной платы по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.     

Сроки внесения сведений в Единую систему учета трудовых договоров (ЕСУТД):

1) о вновь заключенных трудовых договорах - не позднее 5 рабочих дней со дня подписания трудового договора обеими сторонами;

2) о трудовых договорах, сроки действия которых не истекли:

• для предприятий с численностью до 2 000 человек - в течение 1 года со дня вступления в силу Правил;
• для предприятий численностью свыше 2 000 человек - в течение 2 лет со дня вступления в силу Правил;

3) об изменениях и дополнениях в трудовой договор - не позднее 15 календарных дней со дня подписания их обеими сторонами;

4) о корректировке в случае восстановления работника на работе - в течение 10 рабочих дней со дня восстановления;

5) об исправлении ошибки при неправильном введении сведений - в течение 30 календарных дней со дня внесения первоначальных данных;

6) удаление сведений при неправильном введении реквизитов работника и (или) работодателя - в течение 30 календарных дней со дня ввода первоначальных;

7) о прекращении трудового договора - не позднее 3 рабочих дней со дня прекращения трудового договора. 

Сведения из ЕСУТД представляются физическим и юридическим лицам уполномоченным государственным органом по труду с учетом требований законодательства РК о персональных данных и их защите на основании запроса в электронной или бумажной форме.

Об утверждении Правил представления и получения сведений о трудовом договоре в единой системе учета трудовых договоров. Приказ Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 3 сентября 2020 года № 353.