Штамп - это одна из разновидностей печатной формы, служащая для производства оттиска на документах, которая содержит текстуальную информацию о полном наименовании юридического лица, его адресе, дате отправления документа. Иногда содержание штампа дополняется изображением национального герба.
Согласно Главе 2 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях - Документы составляются с использованием штампа, воспроизводящего наименование организации, путем проставления его оттиска в левом верхнем углу либо при обязательном оформлении следующих реквизитов:
1) официальное наименование организации, издавшей документ, либо оттиск штампа, воспроизводящего наименование организации, издавшей документ, путем проставления его в левом верхнем углу;
Учет, использование, хранение и уничтожение печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов осуществляются должностными лицами, назначаемыми приказами (распоряжениями) руководителей организаций.
При необходимости структурные подразделения государственной организации имеют печати (штампы) с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и одинаковым текстовым содержанием, текстовая часть дополняется порядковым номером или символом (символами).
Учет печатей, штампов, подлежащих защите, и специальной штемпельной краски с химическими добавками, имеющими индивидуальные свойства с целью защиты от подделки, а также их выдача ведутся в журнале учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски по форме согласно приложению 19 к настоящим Правилам.
Печатно-бланочная продукция, печати, штампы, подлежащие защите, и средства защиты документов хранятся в опечатываемых сейфах или металлических шкафах.
Уничтожение печатей и штампов, подлежащих защите, производится с составлением акта о выделении к уничтожению печатей и штампов, подлежащих защите, по форме согласно приложению 23 к настоящим Правилам, и проставлением соответствующих отметок в журнале учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски.
При реорганизации или ликвидации организации, принятии решения о снятии с учета филиала (представительства) уничтожение неиспользованной печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, а также средств защиты документов производится с составлением актов, по формам согласно приложениям 23, 24, 25 к настоящим Правилам, утверждаемых руководителем организации или председателем ликвидационной комиссии, и проставлением отметок в соответствующих журналах учета и выдачи.
Проверка наличия экземпляров печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов производится не реже одного раза в год комиссией, создаваемой приказом (распоряжением) руководителя организации. Отметки о результатах проверок проставляются в журналах учета и выдачи согласно приложениям 20, 21, 22 к настоящим Правилам.
При утере печати (штампа) с изображением Государственного Герба Республики Казахстан предпринимаются все необходимые меры по розыску, в случае отрицательного результата розыска составляется акт об утере произвольной формы, утверждаемый руководителем организации.
Отражение в бухгалтерском учете расходов по изготовлению штампов по договору изготовления.
Порядок составления первичных учетных документов определен Правилами ведения бухгалтерского учета, утвержденными приказом Министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241.
При этом пунктом 27 Правил установлено, что для приема-передачи выполненных работ (оказанных услуг), за исключением строительно-монтажных работ, применяется Акт выполненных работ(форма Р-1) , который составляется исполнителем для подтверждения факта совершения хозяйственной операции.
Также пунктами 32 и 34 Правил определено, что для учета реализации запасов применяется накладная на отпуск запасов на сторону по форме З-2.
А для оформления передачи, продажи активов применяется Акт приема-передачи. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами на каждый отдельный объект или компонент объекта. Оформленный акт с приложенной документацией передается в бухгалтерскую службу, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководством субъекта.
Так как был заключен договор на выполнение работ по изготовлению штампов, а не договор купли-продажи ТМЗ, соответственно, исполнитель должен представить заказчику акт выполненных работ (оказанных услуг) по форме Р-1. При этом наряду с АВР передача изготовленных ТМЗ осуществляется по акту приема-передачи. То есть в таких ситуациях к АВР прилагается акт приема-передачи.
Соответственно, поступление на баланс изготовленных активов будет отражено на основании акта приема-передачи и Приходный ордер запасов (Форма З-1).
Накладная по форме З-2 при этом не требуется, но если будет выписана исполнителем вместо акта приема-передачи к АВР, то существенной ошибкой такое действие не является.
