Штатное расписание (ШР) – документ, в котором зафиксированы структура организации, штатный состав и штатная численность.

Штатное расписание обычно содержит наименования структурных подразделений, должностей, количество штатных единиц, должностные оклады, надбавки и размер месячного фонда заработной платы.

Кроме этого, в штатном расписании обычно указываются размеры и виды надбавок и доплат, существующих в конкретной отрасли, или применительно к некоторым должностям (например, доплаты за совмещение должностей, расширение зон обслуживания или работу на тяжелых работах, работах с вредными (особо вредными) и (или) опасными условиями труда.

Действующее законодательство не предъявляет требований к форме штатного расписания, некоторые организации указывают не конкретных работников, а количество должностей и оклады по ним, другие указывают фамилии работников. Каждая организация оформляет штатное расписание в произвольной, приемлемой для себя форме.

Трудовое законодательство не требует от компании наличия штатного расписания. Однако, многие компании формируют данный документ, так как именно он нагляднее всего отражает качественный, количественный состав сотрудников, наличие вакансий, тенденции текучести персонала и многое другое.

В трудовых договорах, приказах по личному составу и трудовой книжке работника наименование должности указывается в соответствии со штатным расписанием. Кроме этого, штатное расписание, так же, позволяет определиться с необходимой численностью персонала, определить суммы для выплаты заработной платы и отразить структуру организации.

Изменения в штатное расписание вносятся на основании приказа первого руководителя организации.

Штатное расписание подлежит утверждению. В данном случае можно использовать один из двух возможных вариантов утверждения: 

· Издание акта руководителя об утверждении документа;

· Проставление грифа утверждения.

Помимо наименования структурных подразделений, должностей и окладов, следует указывать реквизиты приказа, которым утверждено штатное расписание (в случае утверждения приказом).

Ошибки при оформлении штатного расписания:

Одна и наиболее часто встречающихся ошибок при оформлении штатного расписания- указание для одной и той же должности разных окладов. Действующее законодательство рассматривает данный факт как нарушение. Дело в том, что, занимая одну и ту же должность, разные сотрудники имеют одинаковые и те же должностные обязанности, выполняют одни и те же должностные функции (согласно Должностной инструкции). Поэтому разные оклады, в данном случае, могут расцениваться как дискриминация. Тем не менее, люди все разные и каждый работник индивидуален в выполнении поставленных задач (разное время выполнения работы, разное отношение к работе и др.). Что бы избежать административного наказания работодатель может:

· ввести категории для работников (Например: «Инженер 1, 2 … и т.д. категории»). Тогда, труд работников, занимающих одинаковые должности, но имеющих разные категории, будет оплачиваться по-разному.

Срок хранения Штатного расписания организации, изменения к штатным расписаниям:

1) по месту разработки и/или утверждения - постоянно;

2) в других организациях - 3 года (до замены новыми).

Образец штатного расписания 

Штатное расписание