График отпусков – внутренний документ компании, в котором устанавливается очередность предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков. 

Согласно пп. 41 ст. 1 Трудового кодекса РК графики отпусков относятся к актам работодателя.

Согласно статье 12 Трудового Кодекса работодатель в случаях, предусмотренных соглашениями, коллективным договором, издает акты с учетом мнения представителей работников.

Работодатель представляет проект акта работодателя и обоснование по нему представителям работников.
Проект акта работодателя обсуждается представителями работников не более пяти рабочих дней со дня его представления. В случае непредоставления представителями работников решения в сроки, установленные Кодексом, работодатель вправе принять акт без учета мнения.

1. Очередность предоставления оплачиваемых ежегодных трудовых отпусков работникам определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков , утверждаемым работодателем с учетом мнения работников, либо устанавливается вне графика отпусков по соглашению сторон.

2. В случае изменения графика отпусков в связи с производственной необходимостью работодатель обязан уведомить работника об этом не менее чем за две недели до начала трудового отпуска.

График отпусков разрабатывается и утверждается на предстоящий календарный год. Обычно данная процедура проводится в декабре текущего года,  на следующий предстоящий год. Однако, не будет ошибкой если График будет утвержден в январе текущего года. Занимается составлением Графика отпусков кадровая служба организации. Она опрашивает работников и соотносит их пожелания с интересами производственного процесса. Чаще всего, все пожеланий от работников собираются в письменном или электронном виде в табличной форме, реже оформляются письменно, в заявительной форме. Сроки для представления предложений работников и дата утверждения Графика могут определяться в Правилах трудового распорядка, кадровой Политике или иных документах, утвержденных работодателем.

После составления Графика отпусков работодатель его утверждает и утвержденный График является актом работодателя.

Соответственно, утвержденный График обязателен для выполнения работниками, работодателем и кадровой службой. Контроль за его исполнением, возлагается на работников кадровой службы.

Трудовым Кодексом РК не установлена определенная форма Графика отпусков, поэтому Работодатель вправе разработать и утвердить любую удобную для него форму Графика. При этом в Графике может быть указана конкретная дата начала оплачиваемого ежегодного трудового отпуска либо просто месяц в течении которого работник сам выберет дату начала отпуска. Также в Графике можно указать, декаду месяца или его половину.

Однако, утвержденный График может быть изменен в течении года, как по инициативе работника, так и по инициативе работодателя. В тех случаях, когда приходится срывать график, очередность предоставления трудового отпуска устанавливается соглашением сторон. 

В случае изменения графика отпусков в связи с производственной необходимостью, работодатель обязан уведомить об этом работника не менее, чем за две недели до начала трудового отпуска.  Если работодатель опоздал с уведомлением, то график отпусков не меняется.

В случае изменения Графика отпусков по инициативе работника трудовым кодексом срок уведомления не установлен, и работник имеет право подать свою просьбу в любое время, конечно до  начала отпуска. В данном случае работодатель сам решает удовлетворить или не удовлетворить просьбу работника, то есть менять срок предоставления трудового отпуска или нет. Если работодатель согласен с просьбой работника, то График меняется, если не согласен, то работник должен идти в трудовой отпуск по Графику отпусков. 

В том случае, если в компании у некоторых сотрудников накопилось большое количество неиспользованных отпусков, в Графике отпусков можно предусмотреть графу, показывающую наличие данной ситуации. Такое отражение будет хорошим напоминанием, как самому работнику, так и его непосредственному руководителю. Имея такую информацию, непосредственный руководитель может рекомендовать наиболее удобные периоды для отпуска (с учетом производственной необходимости), что поможет компании ликвидировать долги перед работником по отпускам. Специалисту отдела кадров очень важно держать эту ситуацию с отпусками под контролем, так как за непредоставление отпусков предусмотрено административное наказание.

В соответствии со статьей 88 Кодекса об административных правонарушениях, непредоставление работодателем трудового отпуска в течение двух лет подряд -

влечет штраф на должностных лиц в размере 20, на субъектов малого предпринимательства или некоммерческие организации - в размере 40, на субъектов среднего предпринимательства - в размере 60, на субъектов крупного предпринимательства - в размере 100 МРП.