Подотчет (Подотчетная сумма) - это денежный аванс, выданный работнику из кассы предприятия.

Порядок учета подотчетных сумм определен в Параграфе 5 Правил ведения бухгалтерского учета :

59. Подотчетные суммы выдаются только сотрудникам субъекта.

Учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника. Учет наличных денежных средств, выданных в подотчет, регламентируется учетной политикой субъекта, при этом в зависимости от назначения устанавливаются сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата наличных денежных средств.

Авансовый отчет (форма Т-3) , форма которого утверждена  Приказом 562 , подписывается руководством субъекта и сдается в бухгалтерскую службу. Бухгалтерская служба обеспечивает своевременность сдачи авансового отчета и оставшихся в подотчете наличных денежных средств.

Сроки возврата денежных средств, выданных в подотчет, регламентируется Учетной политикой предприятия, т.е. прописываются условия по каждому основанию выдачи д/средств. 

Деньги, выданные в подотчет, выдаются лицам, работающим на данном предприятии, по распоряжению руководителя.

При расчетах с подотчетными лицами выдача денежных средств в подотчет производится:

- на расходы, связанные со служебными командировками.

- на операционные и хозяйственные расходы. 

Неиспользованные подотчетные суммы должны быть сданы в кассу не позднее пяти дней по окончании срока, на который они выдавались.

Выдача денежных средств в подотчет производится при условии полного отчета по раннее выданным сотруднику суммам.