Опись дел, документов – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их систематизации и учета.

Опись - это каталог заголовков и других исходных данных о составе и содержании дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному со­ставу.

• Графы описи дел заполняются в точном соответ­ствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого де­ла, все остальные однородные дела обозначаются сло­вом «то же», при этом другие сведения о них вносятся в опись полностью. На новом листе описи заголовок од­нородных дел воспроизводится полностью.

• Каждое дело (том, часть дела) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.

• Графа описи «Примечание» используется для про­становки отметок об особенностях физического состо­яния дела, о передаче дела другому структурному под­разделению (другой организации).

• Опись дел составляется в 2 экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организа­ции, а второй остается в качестве контрольного в струк­турном подразделении.

• Правильность формирования и подготовки дел к передаче в архив организации проверяется службой ДОУ. Имеющиеся нарушения устраняются структурным подразделением организации.

• Прием каждого дела производится работником, ответственным за архив организации в присутствии ра­ботника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждо­го экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-пе­редачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив передаются регистраци­онные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.

Заголовок каждой картотеки или базы данных включа­ется в опись.

• В случае ликвидации или реорганизации струк­турного подразделения, ответственное лицо за ведение делопроизводства данного структурного подразделе­ния, в период проведения ликвидационных мероприя­тий формирует все имеющиеся документы в дела, офор­мляет дела и передает их в архив организации незави­симо от сроков хранения.

• Передача дел осуществляется по описям дел и но­менклатуре дел.

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей — (Форма Инв-7) применяется для отражения данных фактического наличия товарно материальных ценностей (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы и др.) в местах хранения и на всех этапах их движения в организации.

Данная  форма зарегистрирована в  Приказе Министра финансов Республики Казахстан от 20 декабря 2012 года № 562.

Об утверждении Правил проведения инвентаризации в государственных учреждениях. Приказ Министра финансов Республики Казахстан от 22 августа 2011 года № 423.