Пояснительная записка — это документ, позволяющий получить общие сведения об исследовательском проекте, бухгалтерской, налоговой и прочей документации.
Пояснительная записка (пояснительное письмо) — это документ, который позволяет адресату (налоговым инспекторам) получить подробную информацию о ситуации в налоговом или бухгалтерском учете компании либо уточнения к ее учетному документу.

В ряде случаев налогоплательщикам требуется составлять пояснительные записки к документации по налоговой отчетности. К примеру, налоговые органы могут потребовать ответственных сотрудников юридического лица составить записку об убытках в налоговой отчетности.

В такой пояснительной записке сотрудник должен будет указать:
• наименование подразделения налоговой службы, в которое адресована записка;
• ИНН юридического лица;
• реквизиты требования, ставшего основанием для составления записки;
• реквизиты документа, по которому предоставляются пояснения;
• показатели расходов и доходов организации;
• убытки и затраты;
• сведения о расхождениях между бухгалтерским и налоговым учетом
В соответствии с приказом Минфина РК сотрудники бухгалтерии составляют бухгалтерский баланс, отчет о прибыли и убытках с пояснительной запиской для сдачи бухгалтерской отчетности.
Пояснения к отчетным документам должны полностью раскрывать все сведения, касающиеся политики организации, необходимые для оценки ее финансового положения и результатов деятельности.

В пояснительной записке бухгалтер фиксирует сведения о наличии в течение отчетного периода:
• нематериальных активов;
• основных средств;
• финансовых вложений;
• выпущенных акций;
• затрат и прибыли;
• дебиторской и кредиторской задолженности.
Таким образом, каждая пояснительная записка (к дипломному проекту, в налоговую службу, к бухгалтерскому балансу) имеет свою специфику в зависимости от ее получателя и цели составления.

Утвержденной формы пояснительной записки к финансовой отчетности нет.

Требования по оформлению пояснительной записки к финансовой отчетности определены в т.ч. в МСФО (IAS) 1.

полный комплект финансовой отчетности включает в себя: 

(a) отчет о финансовом положении по состоянию на дату окончания периода; 

(b) отчет о прибыли или убытке и прочем совокупном доходе за период; 

(c) отчет об изменениях в собственном капитале за период; 

(d) отчет о движении денежных средств за период; 

(e) примечания, состоящие из краткого обзора значимых положений учетной политики и прочей пояснительной информации; 

(ea) сравнительную информацию за предшествующий период, как указано в пунктах 38 и 38A; и 

(f) отчет о финансовом положении на начало предшествующего периода в случае, если организация применяет какое-либо положение учетной политики ретроспективно или осуществляет ретроспективный пересчет статей в своей финансовой отчетности, или если она реклассифицирует статьи в своей финансовой отчетности в соответствии с пунктами 40A-40D. 

Пояснительная записка к бухгалтерскому балансу составляется должностными лицами предприятия в соответствии с МСФО или МСФО для МСБ (какие Стандарты применяет предприятие). 

В пояснительной записке содержится информация об учетной политике организации. Проще говоря, о доходах, расходах и предприимчивости, а также указываются социологические прогнозы на будущее компании. 

Документ может включать в себя несколько страниц, которые переплетаются прозрачной обложкой. 

Страницы записки нумеруются: нумерация начинается с титульного листа (но на нем не проставляется), номер указывается по центру нижнего поля каждой страницы. 

При написании пояснительной записки важно следить за соблюдением официально-делового стиля повествования. Необходимо, чтобы информация в документе излагалась однозначно, кратко, четко и лаконично. 

Использованная в тексте терминология и аббревиатура должны строго соответствовать установленным стандартам. 

Отчет не должен быть очень уж большим. В конце отчета необходимо указать, что записка составлена на основе действующего законодательства РК. 

Подпись. В конце непременно должны быть указаны фамилия и инициалы руководителя, главного бухгалтера, а также бухгалтера, который создавал пояснительную записку. 

Допускается оформление приложений к пояснительной записке. Обычно в приложения выносят сведения о содержащихся в пояснительной записке таблицах, схемах, чертежах и графиках. Также приложение может содержать обоснования, методики, расчеты и список дополнительных бумаг, использованных при разработке документа. 

Пояснения к отчетным документам должны полностью раскрывать все сведения, касающиеся политики организации, необходимые для оценки ее финансового положения и результатов деятельности. 

Разделы пояснительной записки могут содержать: 

– информационные данные о фирме и направлении ее деятельности; 

– сведения об учетной политике предприятия (смена учетной политики, причины, прогнозы); 

– информация об отдельных активах (движение основных денежных средств по основным группам, сравнительная статистика годовых доходов в отдельных категориях прибыли, а также информация по активам – кредиты и займы); 

– анализ и оценка оборота денег (расчет схемы действия на будущее, планирование дальнейшей деятельности компании, исходя из материальных поступлений и расходов); 

– пояснения к отдельным статьям бухгалтерской годовой отчетности, если это требуется; 

– оценка деловой активности предприятия (участие в разного рода программах и акциях, репутация организации в общем и т. п.); 

– сведения о новых требованиях к составлению бухгалтерского отчета, если таковые изменения действительно имеются; 

– аффилированные лица – дочерние или зависимые от фирмы предприятия (их финансовое положение, производственная деятельность и т.д.); 

– условные факты производственной деятельности (обязанности компании и изменения, которые были внесены после написания последней пояснительной записки к бухгалтерскому балансу, судебные иски и разбирательства); 

– информация о сотрудничестве с другими фирмами (выгодность совместной деятельности, если таковая практикуется, а также все информационные данные по делам сотрудничества с другими фирмами); 

– информация по сегментам – для тех фирм, у которых имеются дочерние предприятия (в этом разделе указываются все финансовые операции, проводимые зависимыми от фирмы предприятиями, доходы, расходы и прочее); 

– события, которые произошли с даты написания последнего годового отчета (описание финансовых процессов, изменения в производственной деятельности); 

– государственная помощь, если она предоставлялась фирме (размер полученных средств, их назначение, использование и т. д.); 

– экологические показатели, если производство связано с загрязнением окружающей среды (действия, направленные на восстановление земель, количество денежных средств, – потраченных на уменьшение токсичности отходов, возможно, жалобы, поступавшие на адрес фирмы); 

– вся информация об акциях (выпущенные и проданные акции, их номинальная стоимость, количество акций, принадлежащих дочерним компаниям); 

– информация о расходах и доходах компании, расчет отложенных налогов. 

Если компания осуществляет учет в соответствии с МСФО, то пояснительная записка к финансовой отчетности должна быть составлена обязательно. 

Пояснительная записка к финансовой отчетности за ____ год может включать в себя следующие разделы:
1. Общая информация о субъекте
2. Общая информация об учетной политике субъекта, о допущенных ошибках, о бухгалтерских оценках и внесенных изменениях в учетную политику и влиянии данных изменений на результат
3. Информация об активах и обязательствах субъекта
4. Информация о результатах финансово-хозяйственной деятельности субъекта и по расчету налога на прибыль
5. Информация о движении денежных потоков субъекта
6. Информация об изменениях в собственном капитале субъекта