Кадровые документы – это документы, обеспечивающие регулирование трудовых и связанных с ними отношений работодателя и работника внутри организации.

• Трудовой договор (статьи 28 и 33 Трудового кодекса Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года № 414-V, далее – ТК РК).

• Дополнительные соглашения к трудовому договору (п. 2 ст. 33 ТК РК).

• Коллективный договор (пп. 8) п. 2 ст. 23 ТК РК).

• Правила трудового распорядка (ст. 63 ТК РК).

• Согласие на сбор и обработку персональных данных (ст. 8 Закона Республики Казахстан от 21 мая 2013 года 94-V «О персональных данных и их защите», далее – Закон о персональных данных).

• Журнал регистрации трудовых договоров.

• Приказ о приеме на работу.

• Приказ о расторжении трудового договора.

• Журнал регистрации приказов по личному составу.

• Личная карточка.

• График отпусков.

• Договор о полной коллективной материальной ответственности.

• Положение об оплате труда и мотивации сотрудников.

• Приказ о прикомандировании образец.

• Личное дело.

• Документы для определенных категорий работников (лица с инвалидностью, несовершеннолетние, иностранцы).

• Договор об обязательном страховании.

• Положение о Согласительной комиссии.

Назначение положения о структурном подразделении: регламентация деятельности каждой структурной единицы (отдела, департамента) организации.

Положение закрепляет баланс полномочий, обязанностей и ответственность, как всего структурного подразделения, так и его руководителя, которые зависят от содержания, объема возложенных задач, специфики деятельности организации. Положения должны содержать конкретные, четкие формулировки и составляться по единой методике, принятой в организации.

Положение служит основой для разработки должностных инструкций работников структурного подразделения, штатного расписания, организации текущей деятельности компании, регламентирует ответственность за выполнение возложенных на подразделение задач. Кроме того, именно положение может являться основным документом при проведении оценки деятельности структурного подразделения.

• Позволяет равномерно распределить нагрузку между работниками компании;
• Позволяет избежать дублирования трудовых функций в организации;
• Позволяет не оставить без внимания тот или иной участок работы к компании;
• Позволяет опереться при разрешении конфликтов, трудовых споров (в т.ч., в судах);

Штатное расписание – внутренний организационно- правовой документ, в котором зафиксированы структура организации, штатный состав и штатная численность. Штатное расписание обычно содержит наименования структурных подразделений, должностей, количество штатных единиц, должностные оклады, надбавки и размер месячного фонда заработной платы.

Действующее законодательство не предъявляет требований к форме штатного расписания, некоторые организации указывают не конкретных работников, а количество должностей и оклады по ним, другие указывают фамилии работников. Каждая организация оформляет штатное расписание в произвольной, приемлемой для себя форме.

• личные дела;

• приказы по личному составу;

• личные карточки;

• трудовые книжки;

• ведомости по начислению заработной платы или лицевые счета;

• трудовые соглашения (договоры);

• табели учета рабочего времени.

В соответствии с подпунктом 17) пункта 2 статьи 23 Трудового кодекса Республики Казахстан, работодатель обязан обеспечить сохранность и сдачу в государственный архив документов, подтверждающих трудовую деятельность работников, и сведений об удержании и отчислении денег на их пенсионное обеспечение и обязательное социальное страхование.

Следует отметить, что пунктом 205 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, предусмотрено, что в случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого выносится решение.

Виды отчетов кадровика 

Приказом Министра обороны РК от 24 января 2017 года № 28 утверждены Правила воинского учета военнообязанных и призывников (далее - Правила), которые введены в действие со 2 июня 2017 года.

• отчеты воинского учета

Согласно главе 5 Правил все юридические лица должны осуществлять ведение воинского учета военнообязанных и призывников.

Указанная глава содержит целый ряд обязанностей казахстанских компаний в сфере ведения воинского учета:

1) ведение воинского учета военнообязанных и призывников юридическими лицами осуществляется по личным карточкам по форме согласно приложению 27 к настоящим Правилам.

На призывников дополнительно ведется список юношей, подлежащих подготовке к срочной