Электронные трудовые договоры являются дополнительной опцией к традиционной форме трудового договора, заключаемого в письменной форме. 

Трудовой договор – это письменное соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым работник обязуется лично выполнять определенную работу (трудовую функцию), соблюдать трудовой распорядок, а работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами Республики Казахстан и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан, коллективным договором, актами работодателя, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату.

Заключение трудового договора, внесение в него изменений и дополнений могут производиться в форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи. (ст. 33 Трудового кодекса РК)

Электронный трудовой договор с 1 января 2026 года

Электронный трудовой договор до 1 января 2026 года

Электронный трудовой договор с 1 января 2026 года

Законом от 9 января 2026 года  № 257-VІIІ ЗРК внесены изменения и дополнения в Кодекс Республики Казахстан об административных правонарушениях.

Данным Законом предусмотрена административная ответственность за нарушения при работе с Единой системой учета трудовых договоров - ЕСУТД.

Закон вступает в силу с 12 марта 2026 года.

Законом предусмотрено установление ответственности субъектов предпринимательства:

1. Введение штрафа за нарушение работодателем законодательства Республики Казахстан за невнесение информации о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых в него изменениях и (или) дополнениях в Единую систему учета трудовых договоров (ЕСУТД);
2. Увеличение штрафа за повторные нарушения требований трудового законодательства Республики Казахстан в части невнесения информации о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых в него изменениях и (или) дополнениях в Единую систему учета трудовых договоров (ЕСУТД).

Законом в статью 98 КоАП внесен новый пункт 1-1, который устанавливает административную ответственность за:

• невнесение или несвоевременное внесение сведений в ЕСУТД;
• внесение данных в неполном объеме;
• внесение некорректной или недостоверной информации.

Размеры штрафов:

За первое нарушение штраф с 12 марта 2026 года составит для:

• должностных лиц - 30 МРП (в 2026 году - 129 750 тенге);
• малого бизнеса и некоммерческих организаций (НКО) - 60 МРП (в 2026 году - 259 500 тенге);
• среднего бизнеса - 80 МРП (в 2026 году - 346 000 тенге);
• крупного бизнеса - 150 МРП (в 2026 году - 648 750 тенге).

За повторное нарушение в течение года штраф составит для:

• должностных лиц - 60 МРП (в 2026 году - 259 500 тенге);
• малого бизнеса и некоммерческих организаций (НКО) - 80 МРП (в 2026 году - 346 000 тенге);
• среднего бизнеса - 100 МРП (в 2026 году - 432 500 тенге);
• крупного бизнеса - 200 МРП (в 2026 году - 865 000 тенге).

Сроки внесения сведений в ЕСУТД

Электронный трудовой договор

На портале трудовых ресурсов https://www.enbek.kz доступен функционал по электронному заключению трудовых договоров.

Для этого необходимо зарегистрироваться на портале Электронная биржа труда www.enbek.kz (далее – ЭБТ), сведения о предприятии должны быть подтверждены ЭЦП. 

Процесс заключения электронного трудового договора (ЭТД) выглядит следующим образом:

1. Работодатель запрашивает личное дело работника

Работодатель отправляет запрос на формирование личного дела работника. Работник даёт согласие на сбор и обработку персональных данных. Сведения собираются автоматически из информационных систем государственных органов и формируется личное дело работника:

• данные из удостоверения личности;
• информация об образовании;
• информация об опыте работы;
• медицинские справки и т.д.
  

2. Создание проекта электронного трудового договора 

Работодатель создает проект электронного трудового договора на портале HR Enbek с помощью конструктора либо приложив свой файл. После этого договор отправляется на подпись работнику.

3. Подписание электронного трудового договора работником

Работнику приходит уведомление в личный кабинет на портале и в мобильное приложение HR Enbek. 

Способы подписания ЭТД работником:

• с помощью ЭЦП;
• с помощью QR на портале;
• в мобильном приложении.

Важно! Для подписания с помощью QR и в мобильном приложении необходимо установленное приложение eGovMobile.

4. Подписание электронного трудового договора работодателем

Работодателю приходит уведомление в личный кабинет на портале.

Способы подписания ЭТД работодателем:

• с помощью ЭЦП на портале;
• с помощью QR на портале.

Важно! Для подписания с помощью QR и в мобильном приложении необходимо установленное приложение eGov Bussines.

5. Регистрация ЭТД в ЕСУТД

Подписанный сторонами электронный трудовой договор автоматически отправляется на регистрацию в Единую систему учета трудовых договоров, после чего данный документ считается заключенным и имеет юридическую силу.

Информация, вносимая в ЕСУТД

Согласно Правилам представления и получения сведений о трудовом договоре в единой системе учета трудовых договоров работодатель вносит информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых в него изменениях и (или) дополнениях в ЕСУТД в соответствии с подпунктом 27) пункта 2 статьи 23 Трудового кодекса, содержащих следующие сведения:

1) реквизиты сторон:

• индивидуальный идентификационный номер работодателя – физического лица или бизнес-идентификационный номер работодателя – юридического лица;

• индивидуальный идентификационный номер работника;

2) работу по определенной специальности, профессии, квалификации или должности (трудовую функцию);

3) место выполнения работы;

4) срок трудового договора;

5) дату начала работы;

6) дату заключения и порядковый номер.

Работодатель представляет сведения путем интеграции информационной системы кадрового обеспечения с ЕСУТД либо через государственный информационный портал "Электронная биржа труда" или другие информационные системы по автоматизации учета трудовых договоров, интегрированные с ЕСУТД.

В ЕСУТД работодатель направляет следующие дополнительные сведения:

1) режим рабочего времени и отдыха;

2) о выходе работника в отпуск в связи с беременностью и рождением ребенка (детей), усыновлением (удочерением) новорожденного ребенка (детей), и в отпуск без сохранения заработной платы по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

Сроки внесения сведений в ЕСУТД

Сведения о вновь заключенных трудовых договорах подлежат внесению работодателем в ЕСУТД в срок не позднее 5 рабочих дней со дня подписания трудового договора обеими сторонами.

      Сведения о трудовых договорах, сроки действия которых не истекли, подлежат внесению работодателем в ЕСУТД в течение года со дня вступления в силу настоящих Правил для предприятий с численностью до 2000 человек, в течение двух лет со дня вступления в силу настоящих Правил для предприятий с численностью свыше 2000 человек.

Сведения о внесенных изменениях и дополнениях в трудовой договор подлежат внесению работодателем в ЕСУТД не позднее 15 календарных дней со дня подписания изменений и дополнений в трудовой договор обеими сторонами.

При выявлении ошибок работодатель в течении 30 рабочих дней со дня внесения первоначальных сведений:

1) исправляет ошибки при неправильном введении сведений;

2) удаляет сведения при неправильном введении реквизитов работника и (или) работодателя.

В случае восстановления на работе работника, работодатель в течении 10 рабочих дней со дня его восстановления вносит корректировки в сведения, путем указания даты, номера и органа вынесшего решения о восстановлении.

Информация о прекращении трудового договора вносится работодателем в ЕСУТД не позднее 3 рабочих дней со дня прекращения трудового договора.

При продлении срока действия трудового договора, предусмотренного подпунктом 2) пункта 1 статьи 30 Трудового кодекса, работодатель в течение 15 рабочих дней со дня продления срока действия трудового договора вносит соответствующую информацию в ЕСУТД.

Электронный трудовой договор до 1 января 2026 года

Электронные трудовые договора являются дополнительной опцией к традиционной форме трудового договора, заключаемого в письменной форме. 

Электронный трудовой договор

Единая система учета трудовых договоров (ЕСУТД)

Основные преимущества ЕСУТД

Информация, вносимая в ЕСУТД

Сроки внесения сведений в ЕСУТД

Электронный трудовой договор

На портале трудовых ресурсов HR.Enbek.kz доступен функционал по электронному заключению трудовых договоров.

Процесс заключения электронного трудового договора (ЭТД) выглядит следующим образом:

1. Работодатель запрашивает личное дело работника

Работодатель отправляет запрос на формирование личного дела работника. Работник даёт согласие на сбор и обработку персональных данных. Сведения собираются автоматически из информационных систем государственных органов и формируется личное дело работника:

• данные из удостоверения личности;
• информация об образовании;
• информация об опыте работы;
• медицинские справки и т.д.
  

2. Создание проекта электронного трудового договора 

Работодатель создает проект электронного трудового договора на портале HR Enbek с помощью конструктора либо приложив свой файл. После этого договор отправляется на подпись работнику.

3. Подписание электронного трудового договора работником

Работнику приходит уведомление в личный кабинет на портале и в мобильное приложение HR Enbek. 

Способы подписания ЭТД работником:

• с помощью ЭЦП;
• с помощью QR на портале;
• в мобильном приложении.

Важно! Для подписания с помощью QR и в мобильном приложении необходимо установленное приложение eGovMobile.

4. Подписание электронного трудового договора работодателем

Работодателю приходит уведомление в личный кабинет на портале.

Способы подписания ЭТД работодателем:

• с помощью ЭЦП на портале;
• с помощью QR на портале.

Важно! Для подписания с помощью QR и в мобильном приложении необходимо установленное приложение eGov Bussines.

5. Регистрация ЭТД в ЕСУТД

Подписанный сторонами электронный трудовой договор автоматически отправляется на регистрацию в Единую систему учета трудовых договоров, после чего данный документ считается заключенным и имеет юридическую силу.

Единая система учета трудовых договоров (ЕСУТД)

Трудовой рынок Республики Казахстан активно цифровизируется. Заключение электронных трудовых договоров набирает обороты. Введена Единая система учета трудовых договоров (ЕСУТД), которые заключаются в электронном виде. 

Единая система учета трудовых договоров – информационная система, предназначенная для автоматизации учета трудовых договоров, трудовой деятельности и численности работников ст. 1 п.1 пп. 35-1 ТК РК. 

В соответствии с п. 1 ст. 33 ТК РК: Трудовой договор заключается в письменной форме не менее чем в 2-х экземплярах и подписывается сторонами.

По одному экземпляру трудового договора хранится у работника и работодателя.  

Заключение трудового договора, внесение в него изменений и дополнений могут производиться в форме электронного документа, удостоверенного посредством ЭЦП.  

Согласно пункту 1 статьи 7 Закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее - Закон) электронный документ, соответствующий требованиям Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе.

Регистрация трудовых договоров осуществляется через сайт https://www.enbek.kz . 

Для этого необходимо зарегистрироваться на портале Электронная биржа труда www.enbek.kz  (далее – ЭБТ), сведения о предприятии должны быть подтверждены ЭЦП.

Таким образом, трудовой договор заключается в письменной форме, а также может заключаться в электронном виде. Для заключения трудового договора в электронном виде необходимо наличие ЭЦП у сторон. Заключение электронного трудового договора не является обязательным. 

Работодатель обязан вносить информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора в ЕСУТД, а также об изменениях в ТД, предусмотренных пп. 1), 2), 3), 4), 5) и 13) п. 1 ст. 28 ТК РК. 

Основными преимуществами ЕСУТД являются:

• упрощение процесса трудоустройства в связи с отсутствием необходимости сбора бумажных документов,
• защита от социальных рисков благодаря отображению наличия договора, взносов и отчислений в фонды, а также закреплению обязательств работодателя перед работником.

Договоры могут заключаться на двух языках: казахском и русском. 

Информация, вносимая в ЕСУТД

Работодатель вносит информацию в ЕСУТД путем интеграции кадрового обеспечения с ЕСУТД или через государственный информационный портал «Электронная биржа труда» или другие информационные системы по автоматизации учета трудовых договоров, интегрированные с ЕСУТД:

1) реквизиты сторон:

• индивидуальный идентификационный номер работодателя – физического лица или бизнес-идентификационный номер работодателя – юридического лица;

• индивидуальный идентификационный номер работника;

2) работу по определенной специальности, профессии, квалификации или должности (трудовую функцию);

3) место выполнения работы;

4) срок трудового договора;

5) дату начала работы;

6) дату заключения и порядковый номер.

1)режим рабочего времени и отдыха;

2) о выходе работника в отпуск в связи с беременностью и рождением ребенка (детей), усыновлением (удочерением) новорожденного ребенка (детей), и в отпуск без сохранения заработной платы по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.     

Сроки внесения сведений в Единую систему учета трудовых договоров (ЕСУТД):

1) о вновь заключенных трудовых договорах - не позднее 5 рабочих дней со дня подписания трудового договора обеими сторонами;

2) о трудовых договорах, сроки действия которых не истекли:

• для предприятий с численностью до 2 000 человек - в течение 1 года со дня вступления в силу Правил;
• для предприятий численностью свыше 2 000 человек - в течение 2 лет со дня вступления в силу Правил;

3) об изменениях и дополнениях в трудовой договор - не позднее 15 календарных дней со дня подписания их обеими сторонами;

4) о корректировке в случае восстановления работника на работе - в течение 10 рабочих дней со дня восстановления;

5) об исправлении ошибки при неправильном введении сведений - в течение 30 календарных дней со дня внесения первоначальных данных;

6) удаление сведений при неправильном введении реквизитов работника и (или) работодателя - в течение 30 календарных дней со дня ввода первоначальных;

7) о прекращении трудового договора - не позднее 3 рабочих дней со дня прекращения трудового договора. 

Сведения из ЕСУТД представляются физическим и юридическим лицам уполномоченным государственным органом по труду с учетом требований законодательства РК о персональных данных и их защите на основании запроса в электронной или бумажной форме.

Таким образом, трудовой договор заключается в письменной форме, а также может заключаться в электронном виде.  

Для заключения трудового договора в электронном виде необходимо наличие ЭЦП у сторон. 

Новые трудовые договоры вносятся в ЕСУТД не позднее 5 рабочих дней со дня подписания трудового договора сторонами.

Об утверждении Правил представления и получения сведений о трудовом договоре в единой системе учета трудовых договоров. Приказ Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 3 сентября 2020 года № 353.