Прием и передача дел при смене главного бухгалтера и назначение нового главного бухгалтера регламентированы Правилами ведения бухгалтерского учета, утвержденными приказом Министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241 (далее - Правила) и производятся на основании приказа руководства субъекта, где указываются:

1) сроки приема-передачи дел бухгалтерской службы, но не более двух недель с момента подписания приказа;

2) порядок оплаты труда сдающего и принимающего;

3) кому предоставлено на период приема-передачи дел право подписи на документах, при этом, до оформления права подписи лица, принимающего дела, документы подписывает сдающий дела под контролем принимающего.

В процессе передачи дел проверяется состояние бухгалтерского учета, достоверность отчетных данных составляется акт приема-передачи, подписываемый принимающей и сдающей сторонами, утверждаемый руководством субъекта. Акт составляется в двух экземплярах. Один остается в бухгалтерской службе, второй - у передающей дела стороны.

В случае несогласия с отдельными положениями акта принимающий при его подписании указывает соответствующие мотивированные оговорки.

В случае неудовлетворительного состояния бухгалтерского учета организация процесса восстановления бухгалтерского учета возлагается на руководство субъекта.

Ввиду того, что Правилами установлено, что хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета, а также Законом РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», определено, что организации обязаны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета на бумажных и (или) электронных носителях, финансовую отчетность, учетную политику, программы электронной обработки учетных данных в течение периода, установленного законодательством РК, то акт приема-передачи дел должен содержать сведения о наименовании первичных учетных документов, подлежащих передаче по счетам бухгалтерского учета с указанием количества таких документов, содержащихся в архивных единицах (папках), а также формы финансовой отчетности, подписанные бухгалтером, передающим дела.

Согласно пункту 2 статьи 190 Налогового кодекса учетная документация включает в себя:

1) бухгалтерскую документацию - для лиц, на которых в соответствии с Законом РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» возложена обязанность по ее ведению;

3) первичные учетные документы

4) налоговые формы;

5) налоговую учетную политику;

6) иные документы, являющиеся основанием для определения объектов налогообложения и (или) объектов, связанных с налогообложением, а также для исчисления налогового обязательства.

Налоговые формы включают в себя налоговое заявление, налоговую отчетность и налоговые регистры.

Налоговая отчетность включает в себя налоговые декларации, расчеты, приложения к ним, по видам налогов, платежей в бюджет, социальным платежам, декларацию по косвенным налогам по импортированным товарам, заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов, реестр договоров аренды (пользования). Формы налоговой отчетности и правила их составления утверждаются уполномоченным органом.

Налоговые формы хранятся у налогоплательщика (налогового агента) в течение срока исковой давности, установленного статьей 48 Налогового кодекса.

Таким образом, передаче новому главному бухгалтеру подлежит вся бухгалтерская документация, связанная с хозяйственной деятельностью ТОО, в том числе первичные учетные документы, налоговые формы, учетная политика, налоговая учетная политика, иные документы.