Табель учета рабочего времени - это список работников с отметками о фактически отработанном времени за учетный период. 

В соответствии со ст. 79 ТК РК работодатель обязан вести учет рабочего времени, фактически отработанного работником. Учету подлежит отработанное и неотработанное работником время. При этом отдельно учитываются время сверхурочных работ, работы в ночное время, выходные, праздничные дни, дни командировок. Форма и порядок ведения учета рабочего времени определяются актом работодателя.

Акты работодателя – приказы, распоряжения, инструкции, правила, положения, графики сменности, графики вахт, графики отпусков, издаваемые работодателем.
Т.е. актом работодателя устанавливается форма и порядок ведения учета рабочего времени. Это может быть любой разработанный работодателем документ, в том числе и табель рабочего времени.

Табель представляет собой сводную таблицу, в которой отражены все сотрудники компании. Табель ведется ежедневно, и в конце рабочего месяца передается в бухгалтерию для расчета заработной платы.

В табель заносится фактическое количество отработанных часов сотрудником, отдельно вносится количество неотработанных часов.

Также учету подлежит время сверхурочных работ, работы в выходные и праздничные дни, командировки, отпуска, периоды временной нетрудоспособности и т.д.

Для этого в табеле используются сокращенные обозначения:

Цифрой обозначается количество часов, отработанных работником за день - 8;

К – служебные командировки;

В – выходные и праздничные дни;

О – очередной отпуск;

Р – отпуск по беременности и родам;

Б – временная нетрудоспособность (болезнь и т.п.);

А – отпуск без сохранения заработной платы;

П – прогул;

и т.д.

Коды для отражения различных временных периодов каждая компания принимает самостоятельно. Размещение кодировки на документе учета рабочего времени (табеле учета) упрощает процедуру проверки документа контролирующими органами, а так же, помогает в работе с табелем вновь принятым работникам.

Помимо отражения отработанного времени и соблюдения установленного режима труда, при помощи документа учета рабочего времени (Табеля), так же, рассчитывается заработная плата работника, размеры пособий, компенсационных выплат. Сведения, содержащиеся в табеле, позволяют контролировать соблюдение работниками режима рабочего времени. Кроме того, сведения, отраженные в документе учета рабочего времени (Табеле), могут быть использованы при составлении статистической отчетности по труду.

Табель учета рабочего времени работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными (особо вредными) и (или) опасными условиями труда, необходимо вести отдельно от основного табеля.

Сроки хранения табеля рабочего времени

Согласно п. 22, 75, 76 Правил ведения бухгалтерского учета, утвержденным приказом Министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241, движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других субъектов, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком, утвержденным руководством субъекта.

Сохранность первичных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствующим образом подготовить. Однородные первичные документы формируют в дела. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве субъекта, с указанием сроков их хранения, оформляемый в соответствии с действующим в РК законодательством РК о Национальном архивном фонде и архивах.

В соответствии с перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных приказом Министра культуры и спорта РК от 29 сентября 2017 года № 263:

Срок хранения табелей учета рабочего времени - 5 лет.

Для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 лет.