Кассовые операции - это совокупность материально-технических процедур, заключающихся в приеме, хранении и выдаче наличных денег; операции с наличными денежными средствами, осуществляемые предприятиями, банками с физическими и юридическими лицами.

Кассовые операции - прием, хранение и выдача наличных денег и денежных документов. Указанные процедуры урегулированы нормами финансового права и представляют специальный правовой институт.

Что относится к правилам ведения кассовых операций 

Порядок приема и выдачи наличных денег и оформления кассовых документов

Что должен проверять кассир при получении документов

Порядок ведения кассовой книги и хранения денег

Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины

Что относится к правилам ведения кассовых операций 

К правилам ведения кассовых операций на предприятии относятся:

- организационно-правовые процедуры обеспечения сохранности денежных средств, работы кассы;

- порядок приема и выдачи наличных денег и оформления кассовых документов

- правила проведения валютных операций;

- порядок учета подотчетных сумм;

- метод округления суммы платежей;

- пределы наличных платежей;

- инкассация денежных средств;

- расчеты с применением платежных банковских карт;

- учет и хранение бланков строгой отчетности;

- расчеты электронными деньгами;

- порядок применения контрольно-кассовых машин;

- налоговый учет

Порядок приема и выдачи наличных денег и оформления кассовых документов

Порядок ведения кассовой документации в РК установлен приказом МФ РК от 31 марта 2015 года № 241 «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета».

Порядок приема и выдачи наличных денег, ведения кассовой книги и оформления кассовых документов установлен в частности параграфами 3 и 4 данных Правил. 

Учет наличных средств оформляется следующими документами, утвержденными приказом МФ РК от 20 декабря 2012 года № 562 «Об утверждении форм первичных учетных документов»:

«Приходный кассовый ордер» (Форма КО-1 );

«Расходный кассовый ордер» (Форма КО-2);

«Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» (Форма КО-3);

«Кассовая книга» (Форма КО-4);

«Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств и их эквивалентов» (Форма КО-5);

«Расчетная ведомость (книга) (Т-1 - Расчетная ведомость);

«Платежная ведомость» (Платежная ведомость (форма Т-2);

Прием наличных денег в кассу субъекта производится по приходному кассовому ордеру, форма которого утверждена приказом МФ РК от 20 декабря 2012 года № 562 (далее – Приказом 562), подписанному главным бухгалтером или лицом на то уполномоченным руководством субъекта.

При приеме наличных денег выдается квитанция за подписями главного бухгалтера или лица на то уполномоченного руководством субъекта и кассира и скрепляется печатью этой организации (при ее наличии).

Выдача наличных денег из кассы производится по расходному кассовому ордеру, форма которого утверждена Приказом 562. Расходный ордер подписывается руководством субъекта, главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным руководством субъекта, и кассиром.

Все приходные и расходные ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерской службой в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, форма которого утверждена Приказом 562.

При выдаче денег отдельному лицу по расходному ордеру или платежной ведомости, форма которой утверждена Приказом 562, кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя (паспорт или удостоверение личности гражданина), записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан.

Получатель денег расписывается в расходном ордере или ведомости собственноручно чернилами (шариковой ручкой).

Выдача наличных денег лицам, не состоящим в списочном составе субъекта, производится по расходным ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Выдачу наличных денег кассир производит только лицу, указанному в расходном ордере или платежной ведомости. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера указываются фамилия, имя, отчество и наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность, лица, которому доверено получение и фактического получателя наличных денежных средств. Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному ордеру.

Оплата труда, выплата пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, премий по платежным ведомостям производится кассиром без составления расходного ордера на каждого получателя.

На общую сумму выданных наличных денег составляется один расходный ордер, дата и номер которого проставляется на каждой платежной ведомости.

На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег, за подписями руководства субъекта и главного бухгалтера, с указанием сроков выдачи наличных денег и суммы прописью.

Для учета денежных средств и их эквивалентов, выданных из кассы доверенному лицу (раздатчику) по выплате заработной платы и возврата остатка наличности и оплаченных документов, применяется книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств и их эквивалентов, формы КО-5 которая утверждена Приказом 562.

В расходных ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Расходные ордера или платежные ведомости не выдаются лицам, получающим наличные деньги.

Что должен проверять кассир при получении документов

При получении приходных и расходных ордеров или платежных ведомостей кассир проверяет:

1) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном ордере или платежной ведомости - разрешительной подписи руководства субъекта;

2) правильность оформления документов;

3) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерскую службу для надлежащего оформления.

Расходные ордера, оформленные к платежным ведомостям на выплату заработной платы, регистрируются после ее выдачи. 

Порядок ведения кассовой книги и хранения денег

Для осуществления расчетов наличными деньгами субъекты ведут кассовую книгу, форма которой утверждена Приказом 562. Кассовая книга нумеруется, прошивается и скрепляется печатью этой организации (при ее наличии). Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководства субъекта, главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

При автоматизированном способе ведения кассовых операций обеспечивается соблюдение порядка, установленного настоящим параграфом. Кассовая книга, распечатанная на бумажных носителях, брошюруется в хронологическом порядке.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи наличных денег по каждому ордеру или платежной ведомости. Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток наличных денег в кассе и передает в бухгалтерскую службу отчет кассира (второй отрывной лист записей в кассовой книге за день) с приложением приходных и расходных кассовых документов под расписку в кассовой книге. Одновременно кассир сверяет остаток наличных денег в кассе с фактическим наличием денег.

Выдача наличных денег из кассы без подписи получателя в расходном ордере или в платежной ведомости в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не оправданные приходными ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход субъекта.

Организация правильного и своевременного ведения кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

У субъектов малого предпринимательства с численностью работников не более десяти человек, не имеющих в штате кассира, его обязанности выполняет руководство субъекта либо главный бухгалтер по письменному распоряжению (приказу).

Все наличные деньги, бланки строгой отчетности, ценные бумаги и другие ценности, принадлежащие субъекту, хранятся в сейфах или несгораемых металлических шкафах. Ключи от сейфов и металлических шкафов хранятся у кассира.

Перед открытием сейфов и металлических шкафов кассир осматривает их целостность.

В случае обнаружения повреждений кассир докладывает об этом руководству субъекта, которое сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия сотрудников полиции.

В этом случае руководство субъекта, главный бухгалтер, а также кассир после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денег и других ценностей, хранящихся в кассе, до начала кассовых операций.

О результатах проверки составляется акт в двух экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй - остается у субъекта. 

Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины

Контроль над правильностью ведения кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия. Кассир несет полную материальную ответственность за недостачу вверенных ему материальных ценностей независимо от того, возникла эта недостача в силу его умышленных действий или в результате небрежного выполнения своих обязанностей. Однако при заключении договора о полной материальной ответственности оговариваются обязанности не только материально ответственного лица, но и администрации предприятия.

Администрация обязана создать условия для надлежащего выполнения материально ответственным лицом требований по сохранности документов и материальных ценностей. Например, если администрация не предоставила кассиру сейф для хранения наличных денежных средств и документов и доступ к материальным ценностям практически имеет еще кто-либо, кроме него, он может оспаривать свою ответственность за выявленную недостачу в установленном законодательством порядке.

В сроки, установленные руководством субъекта и не подлежащие разглашению, производится инвентаризация кассы с полным полистным пересчетом всех наличных денег и проверкой ценных бумаг и других ценностей, находящихся в кассе.

Для производства инвентаризации кассы приказом руководства субъекта назначается комиссия в составе не менее трех человек, которая по результатам инвентаризации составляет в двух экземплярах акт инвентаризации (Инв-6), форма которого утверждена приложением 37 Приказа 562.

При обнаружении в кассе недостачи или излишка в акте инвентаризации указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения.

Выдача наличных денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном ордере или в другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира в соответствии с законодательными актами РК.

В сроки, установленные руководителем организации, производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом всех наличных денег и проверкой чеков и ценных бумаг, находящихся в кассе. Для производства ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая по результатам ревизии составляет акт в двух экземплярах.

При обнаружении ревизией в кассе недостачи или излишка в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения.

В случаях недостачи в крупных размерах могут быть применены меры уголовной ответственности.

Следует отметить, что в Уголовном кодексе Республики Казахстан, определение крупного размера ущерба увеличено с 500   до 2000 МРП.

Наличные деньги, не оправданные приходными ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход индивидуального предпринимателя или организации.