Кадровые документы – это документы, обеспечивающие регулирование трудовых и связанных с ними отношений работодателя и работника внутри организации.

• Трудовой договор (статьи 28 и 33 Трудового кодекса Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года № 414-V, далее – ТК РК).

• Дополнительные соглашения к трудовому договору (п. 2 ст. 33 ТК РК).

• Коллективный договор (пп. 8) п. 2 ст. 23 ТК РК).

• Правила трудового распорядка (ст. 63 ТК РК).

• Согласие на сбор и обработку персональных данных (ст. 8 Закона Республики Казахстан от 21 мая 2013 года 94-V «О персональных данных и их защите», далее – Закон о персональных данных).

• Журнал регистрации трудовых договоров.

• Приказ о приеме на работу.

• Приказ о расторжении трудового договора.

• Журнал регистрации приказов по личному составу.

• Личная карточка.

• График отпусков.

• Договор о полной коллективной материальной ответственности.

• Положение об оплате труда и мотивации сотрудников.

• Приказ о прикомандировании образец.

• Личное дело.

• Документы для определенных категорий работников (лица с инвалидностью, несовершеннолетние, иностранцы).

• Договор об обязательном страховании.

• Положение о Согласительной комиссии.

Назначение положения о структурном подразделении: регламентация деятельности каждой структурной единицы (отдела, департамента) организации.

Положение закрепляет баланс полномочий, обязанностей и ответственность, как всего структурного подразделения, так и его руководителя, которые зависят от содержания, объема возложенных задач, специфики деятельности организации. Положения должны содержать конкретные, четкие формулировки и составляться по единой методике, принятой в организации.

Положение служит основой для разработки должностных инструкций работников структурного подразделения, штатного расписания, организации текущей деятельности компании, регламентирует ответственность за выполнение возложенных на подразделение задач. Кроме того, именно положение может являться основным документом при проведении оценки деятельности структурного подразделения.

• Позволяет равномерно распределить нагрузку между работниками компании;
• Позволяет избежать дублирования трудовых функций в организации;
• Позволяет не оставить без внимания тот или иной участок работы к компании;
• Позволяет опереться при разрешении конфликтов, трудовых споров (в т.ч., в судах);

Штатное расписание – внутренний организационно- правовой документ, в котором зафиксированы структура организации, штатный состав и штатная численность. Штатное расписание обычно содержит наименования структурных подразделений, должностей, количество штатных единиц, должностные оклады, надбавки и размер месячного фонда заработной платы.

Действующее законодательство не предъявляет требований к форме штатного расписания, некоторые организации указывают не конкретных работников, а количество должностей и оклады по ним, другие указывают фамилии работников. Каждая организация оформляет штатное расписание в произвольной, приемлемой для себя форме.

• личные дела;

• приказы по личному составу;

• личные карточки;

• трудовые книжки;

• ведомости по начислению заработной платы или лицевые счета;

• трудовые соглашения (договоры);

• табели учета рабочего времени.

В соответствии с подпунктом 17) пункта 2 статьи 23 Трудового кодекса Республики Казахстан, работодатель обязан обеспечить сохранность и сдачу в государственный архив документов, подтверждающих трудовую деятельность работников, и сведений об удержании и отчислении денег на их пенсионное обеспечение и обязательное социальное страхование.

Следует отметить, что пунктом 205 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, предусмотрено, что в случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого выносится решение.

Виды отчетов кадровика 

Приказом Министра обороны РК от 24 января 2017 года № 28 утверждены Правила воинского учета военнообязанных и призывников (далее - Правила), которые введены в действие со 2 июня 2017 года.

• отчеты воинского учета

Согласно главе 5 Правил все юридические лица должны осуществлять ведение воинского учета военнообязанных и призывников.

Указанная глава содержит целый ряд обязанностей казахстанских компаний в сфере ведения воинского учета:

1) ведение воинского учета военнообязанных и призывников юридическими лицами осуществляется по личным карточкам по форме согласно приложению 27 к настоящим Правилам.

На призывников дополнительно ведется список юношей, подлежащих подготовке к срочной воинской службе по форме, согласно приложению 28 к настоящим Правилам.

2) ежемесячное представление к 25 числу в МОВУ района (города областного значения) списка военнообязанных и призывников, принятых на работу (учебу) или уволенных с работы (отчисленных из организации образования) юридическими лицами по форме, согласно приложению 29 к Правилам;

3) ежегодное к 15 февраля (по состоянию на 1 января) направление в МОВУ района (города областного значения) сведений о численности на работающих (учащихся) военнообязанных и призывников по форме, согласно приложению 30 к Правилам;

Закон РК от 6 апреля 2016 года № 482-V «О занятости населения» 

1) Предоставление  центру занятости населения письменно или посредством государственного интернет-ресурса «Биржа труда» сведений о наличии свободных рабочих мест (вакантных должностей) с указанием условий труда и оплаты в течение пяти рабочих дней со дня их появления.

2) предоставлять центру занятости населения письменно или посредством государственного информационного портала "Электронная биржа труда" в полном объеме информацию о предстоящем высвобождении работников в связи с прекращением деятельности работодателя – физического лица либо ликвидацией работодателя – юридического лица, сокращением численности или штата, снижением объема производств и выполняемых работ и услуг, повлекшего ухудшение экономического состояния работодателя, о количестве и категориях работников, которых оно может коснуться, с указанием должностей и профессий, специальностей, квалификации и размера оплаты труда высвобождаемых работников и сроков, в течение которых они будут высвобождаться, не менее чем за один месяц до начала высвобождения;

3) своевременно (в течение пяти рабочих дней со дня направления для трудоустройства) извещать центр занятости населения письменно или посредством государственного информационного портала "Электронная биржа труда" о приеме на работу или отказе в приеме на работу;

4) предоставлять информацию в уполномоченный орган по вопросам занятости населения о приеме на работу иностранцев или лиц без гражданства, привлекаемых на основании справки о соответствии квалификации для самостоятельного трудоустройства, и (или) прекращении трудовых отношений с ними.

Согласно алгоритму работодателям ежемесячно до 25 числа нужно, пройдя по ссылке  https://msb.fms.kz/login, найти в списке по БИН свою организацию и с помощью ЭЦП юридического лица или ИП зарегистрироваться и войти в информационную систему Фонда, подписать пользовательское соглашение. Далее добавить ИИН сотрудников, освобожденных от уплаты ОСМС (одним файлом в Excel, или построчно на каждого работника). Ежемесячно вводить данные повторно не придется, нужно будет только актуализировать их.

Сроки хранения документов

Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 июня 2023 года № 157  внесены изменения в Приказ от 29 сентября 2017 года № 263 "Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения" по срокам хранения документов".