В любой компании, независимо от вида основной деятельности, всегда существует «параллельное производство». Речь идет о формировании документов - делопроизводстве. Большинство действий в организации должно осуществляться по установленным законом процедурам и сопровождаться изданием уместных для конкретной процедуры документов.
Документы, издающиеся в компании, делятся на четыре группы.
1. Организационно-правовые документы.
В эту группу входят: Устав, Учредительный договор, Статистическая карточка, Свидетельство о государственной регистрации, различные сертификаты, лицензии, разрешающие занятие определенными видами деятельности, Штатное расписание.
Назначение этой группы документов - определение правовых рамок деятельности компании.
Как видим из перечня, Штатное расписание – единственный из организационно-правовых документов, готовящихся в стенах предприятия. Все другие документы группы готовятся в соответствующих государственных структурах, за пределами компании.
Формируя штатное расписание, руководство может совершить ошибки, которые, будучи выявленными при проверке, приведут компанию к административным штрафам, возмещению налоговых недоимок и т.д., то есть, к финансовым потерям.
2. Справочно-информационные документы
В эту группу входят: Докладные записки, Служебные записки, Акты, Справки, Протоколы, Заявления, Объяснения (письменные) и т.п.
Назначение группы документов - предоставление более полной, объективной информации для принятия руководителем управленческих решений.
Например: руководитель не может принять управленческое решение по применению дисциплинарного взыскания в отношении работника, не имея необходимого для этого пакета документов:
Докладная записка непосредственного руководителя работника, допустившего дисциплинарный проступок;
Письменное объяснение работника;
Акт об отказе от предоставления работником письменного объяснения
И т.п.
Не имея этих документов, руководствуясь только своим субъективным мнением, руководитель компании не имеет права наказать работника, даже при наличии явных нарушений со стороны сотрудника.
3. Справочно-информационные документы.
В эту группу входят все акты работодателя.
Акты работодателя - приказы, распоряжения, инструкции, правила, положения,
графики сменности, графики вахт, графики отпусков, издаваемые работодателем. Акты работодателя отражают волеизъявление руководства и являются обязательными к исполнению работниками. Положение об отделе, Должностная инструкция – это документы, входящие в группу. Их основное предназначение – разграничение ответственности, нагрузок, функциональных обязанностей между отделами или между отдельно взятыми работниками. От того, насколько четко и адекватно деятельности компании они составлены, будет зависеть, помогут ли эти документы в спорных вопросах или навредят. Положение об отделе и Должностная инструкция играют ключевую роль при проведении оценки или аттестации.
4. Учетная документация
В эту группу входят документы, позволяющие осуществлять различного рода учет. К ним относятся: Трудовая книжка, Учетная карточка (Т-2), различные списки работников, реестры и т.п.
