Чем грозит бухгалтеру отсутствие учётной политики?

Что такое учетная политика?

Учетная политика – документ, разработанный бухгалтером и руководителем компании, примерно страниц на пятьдесят, на основании которого предприятие ведет бухгалтерский учет.

Идеальный вариант, если учетная политика будет разработана и утверждена в период открытия предприятия.

Учетная политика является «настольной книгой» каждого бухгалтера, ведь в ней должно быть прописано:

• какие использовать проводки при покупке и продаже товара

• как посадить на приход приобретенный антивирус или подписку на Учет.kz

• как учитывать канцелярские товары и питьевую воду, приобретенную в офис

• как учесть материалы, используемые в ремонте офиса

• правила отнесения затрат на расходы и другие операции, возникающие на предприятии ежедневно

От вышеуказанных действий зависит не только правильность отражения операций в учете, но и напрямую расход денег предприятия. Кто-то скажет: «Как от учета будут зависеть мои деньги, если я их трачу по своему усмотрению?».

Ответ прост: из неправильного отражения операций вытекает некорректность отчетов, из некорректных отчетов - недоимки по налогам, а из недоимки по налогам – пени.

Дочитав статью до конца, вы узнаете, как работать без штрафов и недоимки по налогам.

Важность учетной политики

Для отражения операций в учёте, обычно есть несколько вариантов. Но для упорядоченного учета, однородные операции должны отражаться одинаково. Нельзя купить два калькулятора и один отнести на расходы, а второй посадить на основные средства. На предприятиях, где отсутствует учетная политика, зачастую бухгалтеры так и поступают. Такая ситуация может возникнуть и при смене бухгалтеров, так как новый бухгалтер, как правило, не «копается» в учете прошлого, а все операции отражает по-своему.

Наличие учетной политики позволит обеспечить единый подход к бухгалтерскому учету в компании, независимо от смены бухгалтеров.

Кто обязан иметь учетную политику?

Все юридические лица и ИП должны работать в соответствии с Законом РК «О бухгалтерском учёте и финансовой отчетности». В Законе прописаны основные правила, которые бухгалтеры должны выполнять при ведении бухгалтерского учёта.

Помимо Закона, в своей практике бухгалтеры применяют Правила ведения бухгалтерского учёта, стандарты МСФО, НСФО или МСФО для МСБ в зависимости от масштаба компании.

Самым важным условием для ведения учета является корректное отражение первичных документов. «Первичка» составляет основу всего бухгалтерского учёта и финансовой отчетности.

В Законе и стандартах прописано, как нужно вести бухгалтерский учёт. Но не стоит забывать, что вся информация отражена обобщенно, то есть для всех организаций сразу. На практике ситуаций бывает множество, и для каждой должно быть свое законное решение. Для этого законодательство обязывает иметь Учетную политику.

Все субъекты предпринимательства, которые обязаны вести бухгалтерский учет, обязаны иметь учетную политику, вне зависимости ИП это или юридическое лицо.

Исключение - ИП  которые законодательно имеют право не вести бухгалтерский учет при одновременном соблюдении условий:

• применяют в соответствии с налоговым законодательством Республики Казахстан СНР на основе патента, упрощенной декларации;

• не состоят на регистрационном учете по НДС;

• не являются субъектами естественных монополий.

Что будет, если не составить свою Учётную политику или составить некорректно

Пример 1:

В компании отсутствует учетная политика. В трудовых договорах с рабочими прописаны условия отнесения суммы недосписанной стоимости выданной им спецодежды при их увольнении, на доходы работника.

Бухгалтер при выдаче спецодежды, не заглядывая в трудовые договоры, сразу списал всю стоимость на расходы. В среднем, срок использования спецодежды составляет 12 месяцев. После получения спецодежды сотрудник проработал 7 месяцев и уволился.

Так как при учете каждой операции, невозможно «поднимать» все внутренние документы – акты, распоряжения, каждый трудовой договор, для этого и нужна учетная политика. В учетной политике компании должно быть соответствие всем внутренним документам предприятия, что, в свою очередь, облегчает работу бухгалтера и уменьшает вероятность возникновения ошибок в учёте.

Бухгалтер обязан был составить учетную политику, согласовав все операции с ключевыми сотрудниками, в том числе со специалистом, который составлял трудовые договоры. В таком случае не было бы противоречий, и бухгалтер дал бы корректные проводки (пример):

Вывод: своими действиями бухгалтер завысил расходы, занизил КПН и не начислил НДС – и это только одна операция, а таких операций может быть много и суммы нарушений могут быть существенными.

Занижение сумм налогов приводит к административной ответственности в виде штрафа 50% от начисленной суммы (для субъектов среднего предпринимательства). При грамотно составленной учетной политике всего этого можно избежать.

Пример 2:

Бухгалтер приобрела недорогую учетную политику – «болванку». Компания закупила канцелярские товары на общую сумму 700 000 тенге в декабре 2017 года из расчета, что использовать их будут сотрудники в течение 2018 года. Бухгалтер списала всю сумму сразу на расходы, уменьшая налогооблагаемую базу по КПН. При этом в учетной политике было прописано, что канцелярские товары списываются по мере их использования. А бухгалтер даже не посмотрела – а зачем, главное, что УП есть.

После сдачи годового отчета в компании началась проверка. Проверяющие органы, сравнив порядок учета канцелярских товаров, прописанный в учетной политике, с фактическим порядком учета, выявили расхождение. Для приведения в соответствие, бухгалтеру потребовалось:

• данные расходы убрать из вычетов;

• доначислить КПН ( ~ 140 000 тенге);

• начислить пени за весь период просрочки на сумму доначислений;

• сдать дополнительный годовой отчет;

• объясниться перед руководителем, за что и почему нужно платить ещё минимум 140 000 тенге.

Если бы бухгалтер составила УП самостоятельно или откорректировала «болванку» под свой порядок учета канцелярских товаров, то можно было избежать лишней траты денег и времени.

Вся суть учетной политики заключается в том, чтобы в ней прописать порядок учета по конкретной ситуации, возникающей в компании, как, например, приобретение канц.товаров. А если в учетной политике прописать лимиты средств по канцелярским товарам на каждого сотрудника, то это позволит сэкономить.

В большинстве компаний учетная политика отсутствует, несмотря на то, что такая обязанность закреплена законодательно. Помимо лишней траты денег из-за просчетов бухгалтера, отсутствие учетной политики приводит к административной ответственности. Юридическим лицам ответственность за отсутствие учетной политики будет стоить от 25-75 МРП, за занижение сумм налогов до 80% процентов от начисленной суммы налогов и за нарушение законодательства о бухгалтерском учете 100 - 500 МРП (в 2021 году это 291 700 - 1 458 500 тенге), а вот штраф на физических и должностных лиц выписывается в размере 50 МРП (в 2021 году - 145 850 тенге заплатит лично бухгалтер).

Что делать?

Есть несколько вариантов решения данного вопроса:

Первый вариант:

Учетную политику можно разработать самостоятельно. Перед самостоятельной разработкой в обязательном порядке нужно изучить Международные стандарты финансовой отчетности (46 стандартов), Закон РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» и Правила ведения бухгалтерского учета.

Помимо изучения документов, нужно:

• провести глубокий анализ всех внутренних процессов организации

• проверить соответствие начисляемых премий, компенсаций и заработной платы с Трудовым кодексом

• по каждой операции выбрать самый подходящий способ отражения в учете, проанализировав их отражение в прошлом и ещё примерно пунктов 10 того, что нужно сделать…

Так как это очень трудоемкий процесс, самостоятельная разработка займет много времени, при этом не будет 100% уверенности в правильности составления.

Второй вариант:

Можно обратиться в консалтинговую компанию, которая предложит два варианта. В одном случае можно заказать очень качественную Учетную политику, но обойдется это дорого. Второй вариант – это дешево, когда продают стандартный шаблон и требуется лишь вписать название компании и поставить печать. Безусловно, его можно предъявить при проверках и избежать штрафа, но он не принесет никакой пользы компании и не будет ежедневным помощником бухгалтеру в его работе.

Третий вариант:

Воспользоваться сервисом «Автосоставитель Учётной политики», который позволяет составить учетную политику на основе МСФО, НСФО, МСФО для МСБ и учетную политику для государственных учреждений.

Не тратьте своё время на пересдачу отчетности, переделку «хвостов», оставшихся в наследство от прежнего бухгалтера, доплату налогов и расчет пени. Составьте идеальную Учетную политику своего предприятия самостоятельно в интерактивном режиме, отвечая на вопросы и подставляя нужные блоки из большой библиотеки заготовленных вариантов. После этого остается только распечатать готовый документ и подписать его.