Правила утверждены постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703, приняты в соответствии с подпунктом 1) пункта 1-1 статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» и вводятся в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования (опубликованы 26 ноября 2018 года и вводятся с 7 декабря 2018 года).
Правилами определены:
1) порядок документирования и требования к оформлению документов;
2) порядок оформления реквизитов документа;
3) подготовка и оформление приказов;
4) порядок подготовки и оформления протокола;
5) порядок подготовки и оформления акта;
6) порядок подготовки и оформления справки;
7) порядок подготовки и оформления письма;
8) порядок обработки входящих документов;
9) порядок обработки исходящих документов;
10) порядок прохождения внутренних документов;
11) порядок регистрации документов;
12) порядок использования электронной цифровой подписи;
13) обеспечение информационной безопасности системы электронного документооборота;
14) порядок контроля исполнения документов;
15) порядок учета и хранения печатей, штампов и бланков;
16) порядок составления номенклатуры дел, формирования и хранения дел;
17) порядок оформления номенклатуры дел;
18) порядок формирования дел;
19) порядок оформления дел;
20) порядок оперативного хранения документов;
21) порядок передачи дел в архив организации.
Вместе с тем, Правилами определен примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ:
Письма, направленные в копиях для сведения.
Рекламные извещения, проспекты, плакаты, программы совещаний.
Первичные документы бухгалтерского учета (регистрируются в бухгалтерии организации).
Учебные планы, программы (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Месячные, квартальные и другие отчеты (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Формы статистической отчетности (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Сообщения о совещаниях, заседаниях.
Поздравительные письма, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты.
Печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени).
Телеграммы и письма о разрешении командировок.
Телефонограммы о проведении заседаний, совещаний, семинаров и другие.
Документы с пометкой на конверте «Лично».
Научные отчеты по темам (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Прейскуранты.
Нормы расхода материалов, заявки на канцелярские принадлежности и организационную технику (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Сводки.
Учетные данные по кадрам.
