Как правильно приходовать и списывать канцелярские товары

Казалось бы, простые действия - оприходовать и списать канцелярские товары, нередко ставят бухгалтеров в тупик.

Главные вопросы, которые возникают у бухгалтера:

• как корректно отразить поступление и списание канцелярских товаров в бухгалтерском и налоговом учете?

• можно ли приходовать и списывать канцтовары одной строкой?

• относится ли списание канцтоваров на вычеты при определении НОД?

• как отразить поступление и списание канцтоваров в форме 100.00?

• как быть при списании с НДС, отнесенным ранее в зачет, по канцтоварам?

Давайте разбираться вместе.

Порядок ведения бухгалтерской документации устанавливается законодательством РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» на основании пунктов 1 - 2 статьи 6 данного Закона, бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации об операциях и событиях индивидуальных предпринимателей и организаций, регламентированную законодательством Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности, а также учетной политикой.

Следовательно, порядок учета и списания канцелярских товаров должен определяться учетной политикой организации. В учетной политике необходимо прописать, как часто будет списываться канцелярия – на ежемесячной основе, еженедельно или в зависимости от потребности.

ВОПРОС: Можно ли приходовать и списывать канцтовары одной строкой?

ОТВЕТ:

Если учетной политикой вашей компании предусмотрен складской учет ТМЗ по номенклатуре, то оприходование и списание канцтоваров должно производиться по номенклатуре, и одной строкой по сумме канцтовары списывать нельзя.

Списание оформляют:

Приказом директора на создание комиссии и списание запасов;

Актом списания запасов по утвержденной форме.

Дадим проводки по списанию канцтоваров по номенклатуре (Номенклатура и склад-Складские документы-Списание ТМЗ):

Дт 7210, 7110 / Кт 1310 – списаны блокноты в количестве 10 штук

Дт 7210, 7110 / Кт 1310 – списаны шариковые ручки в количестве 50 штук

ВОПРОС: Относится ли списание канцтоваров на вычеты при определении НОД? Как отразить поступление и списание канцтоваров в форме 100.00?

В соответствии с пунктом 1 статьи 242 НК РК, расходы налогоплательщика в связи с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, подлежат вычету при определении налогооблагаемого дохода с учетом положений, установленных настоящей статьей и статьями 243 – 263 НК РК, за исключением расходов, не подлежащих вычету в соответствии с настоящим Кодексом. 

Вычеты производятся налогоплательщиком при наличии подтверждающих документов по расходам, связанным с его деятельностью, направленной на получение дохода.

Следовательно, если канцелярские товары были использованы вашей компанией в целях получения дохода, например – без ручки нельзя подписать договор, без бумаги не напечатаешь счет на оплату и т.д., вы вправе отнести их на вычеты при определении НОД и отразить в форме 100.00.

Отражение движения по канцтоварам в форме 100.00 происходит по формуле:

Если сумма списания несущественна, в учетной политике возможно прописать, что приобретение и расход канцелярских товаров осуществляется на основании заявок уполномоченных сотрудников, и складской учет (то есть учет по номенклатуре) по ним не предусмотрен, то есть канцтовары сразу признаются расходами компании. Только в данном случае списание можно производить общей суммой на счет расходов 7210, 7110 без учета на счете материалов 1310. Статья затрат – списание ТМЗ, отражаете в форме 100.00 в строке 100.00.019 III H.

Давайте разберемся, что происходит с НДС, ранее отнесенным в зачет по приобретенным канцтоварам, которые подлежат списанию?

Рассмотрим на примере таблицы:

Из таблицы видно, что:

Согласно пункту 1 статьи 402 НК РК, по материалам, использованным НЕ в целях облагаемого оборота, за исключением использованных для целей необлагаемого оборота, в связи с наличием которого налогоплательщиком применен пропорциональный метод в соответствии со статьями 407 и 409 НК РК, НДС, ранее отнесенный в зачет, подлежит исключению из зачета.

Также уменьшение суммы НДС, относимого в зачет, производится по товарам, работам, услугам, по которым НДС ранее был отнесен в зачет, в следующих случаях: 

1. по товарам, работам, услугам, использованным не в целях облагаемого оборота, за исключением использованных в целях необлагаемого оборота, в связи с наличием которого налогоплательщиком применен пропорциональный метод в соответствии со статьями 407 и 408 НК РК;  
2. по товарам в случае их порчи, утраты (за исключением случаев, возникших в результате чрезвычайных ситуаций). При этом порча товара означает ухудшение всех или отдельных качеств (свойств) товара, в результате которого данный товар не может быть использован для целей облагаемого оборота. Под утратой товара понимается событие, в результате которого произошло уничтожение или потеря товара. Не является утратой потеря товаров, понесенная налогоплательщиком в пределах норм естественной убыли, установленных законодательством Республики Казахстан.
   

Следовательно, можно сделать вывод, что при списании канцелярских товаров, использованных в предпринимательской деятельности, ранее отнесенный в зачет НДС НЕ убирается из зачета и НЕ подлежит корректировке в сторону уменьшения.

С уважением, Елена Баринова