3. Как провести плановую инвентаризацию?
4. Как отражать сроки проведения плановых инвентаризаций в учетной политике
5. 5 шагов проведения плановой проверки
6. Отражение итогов инвентаризации в бухгалтерском учете
Инвентаризация – это проверка наличия и состояния материального имущества, финансовых ценностей и обязательств организации на определенную дату.
По периодичности проведения инвентаризации делится на следующие виды:
- плановые (проводятся в заранее установленные сроки);
- внеплановые (проводятся при возникновении необходимости);
- внезапные (могут проводиться самой организацией с целью выявление угроз, а также по требованию государственных органов при проверках).
По полноте охвата активов и обязательств инвентаризация бывает:
- полная (проверяются все активы и обязательства организации);
- частичная (проверяются отдельные объекты активов и/или обязательств, например, инвентаризация основных средств, инвентаризация денег и т.д.);
- выборочная (проверяются определенные группы активов и/или обязательства, например, проверка склада с быстро портящимся товаром).
По объекту инвентаризации:
- инвентаризация основных средств;
- инвентаризация запасов;
- инвентаризация денежных средств;
- инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности;
- инвентаризация финансовых инструментов
и др.
- выявление фактического наличия имущества организации;
- сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
- выявление неиспользуемого, устаревшего, вышедшего из строя имущества;
- проверка соблюдения правил и условий хранения имущества и денежных средств;
- проверка полноты отражения в учете имущества, дебиторской и кредиторской задолженности, финансовых инвестиций и ценных бумаг.
Инвентаризации подлежат:
- все имущество, принадлежащее организации на праве собственности независимо от места его нахождения;
- все имущество, не принадлежащее организации, но числящееся в бухгалтерском учёте (финансовая аренда, товары на ответственном хранении или принятые на комиссию, запасы принятые на переработку и т.д.);
- имущество, не учтенное по каким-либо причинам;
- все виды финансовых обязательств.
Как провести плановую инвентаризацию?
Плановая инвентаризация проводится в заранее установленные сроки согласно графику проведения инвентаризаций, но не менее одного раза в год. В организациях с численностью работников не более десяти человек, инвентаризацию разрешается проводить реже одного раза в год в любой самостоятельно определенный период.
Количество плановых инвентаризаций в отчетном периоде, даты их проведения, перечень активов и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются в учетной политике организации.
Как отражать сроки проведения плановых инвентаризаций в учетной политике:
| Статья | Срок |
| Запасы | 1 раз в год в период с 15 до 29 декабря |
| Основные средства, нематериальные активы |
1 раз в год в период с 15 до 29 декабря |
| Незавершенный капитальный ремонт, расходы будущих периодов, расчеты с дебиторами |
1 раз в год в период с 15 до 29 декабря |
| Денежные средства на счетах, в пути, финансовые вложения, расчеты по обязательствам | 31 декабря |
| Расчеты по дебиторской и кредиторской задолженности, в том числе по авансам выданным и полученным | 25 декабря |
| Расчеты по текущим налоговым активам и по обязательствам по налогам и другим, обязательным и добровольным платежам | 28 декабря |
| Денежные средства в кассе | ежемесячно в последний рабочий день |
| Финансовые обязательства | 29 декабря |
5 шагов проведения плановой проверки:
Шаг 1: Создание постоянной инвентаризационной комиссии
В начале календарного года приказом руководителя организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия для проведения плановых инвентаризаций в срок, утвержденный в учетной политике организации. В состав инвентаризационной комиссии включаются штатные работники организации, а также при необходимости, в состав комиссии включаются представители внешнего аудита.
Материально ответственные лица не могут являться членами инвентаризационной комиссии.
Документация по шагу 1:
- Приказ о создании постоянно действующей инвентаризационной комиссии (скачать образец)
Шаг 2: Подготовка к проведению инвентаризации
За несколько дней до инвентаризации членам комиссии необходимо ознакомиться с материалами последней инвентаризации, проведенной по данным объектам, а также с мерами, принятыми по результатам последней инвентаризации.
На день до начала инвентаризаци должна быть закончена обработка всех документов по приходу и расходу имущества, произведены соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учета и выведены остатки. Материально ответственные лица, до начала инвентаризации дают расписку в том, что к началу инвентаризации все документы, относящиеся к приходу и расходу ценностей, сданы в бухгалтерскую службу и все ценности, поступившие на их ответственное хранение, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
На складах и в других местах хранения материальные ценности должны быть рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, размерам и прочим параметрам. На материальные ценности должны быть повешены ярлыки с подробными сведениями, характеризующими эти ценности, с указанием их количества, массы (веса) и меры.
Подсобные помещения, подвалы и другие места хранения имущества, имеющие отдельные входы и выходы необходимо опломбировать.
Челнам комиссии в бухгалтерии необходимо получить инвентаризационные описи имущества и инвентаризационные ярлыки, а также подготовить и проверить исправность всех весоизмерительных приборов
Документация по шагу 2:
- Инвентарный список долгосрочных активов (Форма Инв-12)
- Инвентаризационный ярлык запасов (Форма Инв-13)
- Опись инвентарных карточек по учету биологических активов (Форма Инв-15)
Также скачайте перечень самых востребованных унифицированных форм актов и описей:
|
№ п/п |
Код формы |
Название формы |
№ приложение к приказу министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562 |
|
4 |
Акт инвентаризации запасов, находящихся в пути. Расписка |
32 |
|
|
2 |
Акт инвентаризации инвестиций. Расписка |
33 |
|
|
3 |
Акт инвентаризации отгруженных запасов |
34 |
|
|
4 |
Акт инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности (Справка к акту инвентаризации задолженности) |
35 |
|
|
5 |
Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них. Расписка |
36 |
|
|
6 |
Акт инвентаризации денежных средств и эквивалентов денежных средств. Расписка |
37 |
|
|
7 |
Инвентаризационная опись запасов, принятых (сданных) на ответственное хранение. Расписка |
38 |
|
|
8 |
Инвентаризационная опись долгосрочных активов. Расписка |
39 |
|
|
9 |
Инвентаризационная опись биологических активов. Расписка |
40 |
|
|
10 |
Инвентаризационная опись запасов. Расписка |
41 |
|
|
11 |
Инвентаризационная опись инвестиций. Расписка |
42 |
|
|
12 |
Инвентаризационная опись бланков строгой отчетности. Расписка |
45 |
|
|
13 |
Сличительная ведомость результатов инвентаризации долгосрочных активов |
47 |
|
|
14 |
Сличительная ведомость результатов инвентаризации биологических активов |
48 |
|
|
15 |
Сличительная ведомость результатов инвентаризации запасов |
49 |
Шаг 3: Проведение инвентаризации
Инвентаризационная комиссия проводит инвентаризацию материальных ценностей и денег по местам их хранения отдельно по материально-ответственным лицам.
Проверка фактического наличия имущества производится при непосредственном участии материально ответственных лиц, а также при обязательном участии всех членов инвентаризационной комиссии в полном составе.
На практике удобнее проводить инвентаризацию, когда одни члены комиссии определяют наличие имущества и фактических остатков путем подсчета, взвешивания и обмера, а другие заносят результаты подсчета, обмера и взвешивания в инвентаризационные описи или акты инвентаризации. В случае большого количества материальных ценностей ускорить процесс инвентаризации поможет специальное программное обеспечение.
Инвентаризационные описи можно заполнять как средствами вычислительной техники, так и ручным способом. Однако, при заполнении ручным способом никаких помарок и подчисток нельзя производить. Также желательно в инвентаризационных описях не оставлять незаполненные строки, а в последних листах описей незаполненные строки прочеркивать.
Если была допущена ошибка, то исправление производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми записями правильных записей. Исправления подтверждаются подписями всех членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственного лица.
В случае если в период проведения инвентаризации комиссия не имеет возможности произвести подсчет имущества в данном помещении и записать их в опись сразу, на группу проинвентаризированного (просчитанного) имущества прикрепляются инвентаризационные ярлыки для фактического наличия имущества. Если за один день инвентаризацию не удалось закончить, то в присутствии членов комиссии и материально ответственного лица помещения, где хранится инвентаризируемое имущество опечатываются до следующего дня.
Документация по шагу 3:
- Инвентаризационная опись запасов, принятых (сданных) на ответственное хранение (Форма Инв-7)
- Инвентаризационная опись долгосрочных активов (Форма Инв-8)
- Инвентаризационная опись биологических активов (Форма Инв-9)
- Инвентаризационная опись запасов (Форма Инв-10)
- Инвентаризационная опись инвестиций (Форма Инв-11)
- Инвентаризационная опись бланков строгой отчетности (Форма Инв-14)
Шаг 4: Окончание инвентаризации
После окончания инвентаризации в конце инвентаризационной описи материально ответственное лицо предоставляет расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в его присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.
Для выявления результатов инвентаризации основных средств, товарно-материальных запасов, денежных средств и т. п. бухгалтерией организацией составляются соответствующие акты инвентаризации и сличительные ведомости. В этих документах отражаются результаты инвентаризации расхождения между показателями по данным бухгалтерского учёта и данным фактического наличия материальных ценностей у подотчётных лиц. Так, в сличительной ведомости количественные и ценностные показатели по данным бухгалтерского учёта проставляются против соответствующих данных описи и путем сопоставления выявляются расхождения между данными инвентаризации и данными учёта.
По окончании инвентаризации оформленные инвентаризационные акты и сличительные ведомости сдаются в бухгалтерию организации для проверки, выявления и отражения в учёте результатов инвентаризации.
Документация по шагу 4:
Акт инвентаризации запасов, находящихся в пути (Форма Инв-1)
Акт инвентаризации инвестиций (Форма Инв-2)
Акт инвентаризации отгруженных запасов (Форма Инв-3)
Акт инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности (Форма Инв-4)
Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них (Форма Инв-5)
Акт инвентаризации денежных средств и эквивалентов денежных средств (Форма Инв-6)
Сличительная ведомость результатов инвентаризации долгосрочных активов (Форма Инв-16)
Сличительная ведомость результатов инвентаризации биологических активов (Форма Инв-17)
Сличительная ведомость результатов инвентаризации запасов (Форма Инв-18)
Шаг 5: Подведение итогов инвентаризации
По всем недостачам, излишкам, потерям, связанным с порчей имущества и других ценностей, комиссия должна получить письменные объяснения ответственных лиц. На основании представленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер выявленных недостач, потерь от порчи ценностей, а также их излишков, и в соответствии с этим вносит предложения по регулированию разниц между данными инвентаризации и данными бухгалтерского учета в письменном виде в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.
После изучения представленных документов по итогам инвентаризации и протокол заседания инвентаризационной комиссии руководитель организации издает приказ об утверждении результатов инвентаризации.
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учёта признаются:
• излишки – доходом и подлежат оприходованию (кредит счета 6290);
• недостачи – расходом в случае отсутствия виновного лица (дебет счета 7480), либо задолженностью в случае установления виновного лица (дебет счет 1254).
Нормы естественной убыли могут быть применены лишь в случаях выявления фактических недостач.
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы, может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах. При этом, о допущенной пересортице материально-ответственные лица представляют подробные письменные объяснения комиссии.
Документация по шагу 5:
- Протокол заседания инвентаризационной комиссии (скачать образец)
- Приказ об утверждении результатов инвентаризации (скачать образец)
Отражение итогов инвентаризации в бухгалтерском учете
