Учёт

Как упростить обмен документами с контрагентами?

5683

«У меня столько документов, что боюсь, и у моих документов есть документы». Габриэлла Зевин ⠀ 


⏰80% рабочего времени руководителя уходит на работу с информацией и подписание документов; 
⏰30% рабочего времени сотрудники тратят на создание, подписание и отправку документации; 
⏰15% документальной базы теряется безвозвратно.



Важность составления первичных документов


Согласно ст. 2 Закона о бухгалтерском учёте и финансовой отчетности, каждый налогоплательщик обязан составлять и хранить первичные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет, а согласно ст. 192 Налогового кодекса каждый налогоплательщик обязан вести налоговый учёт (основывается на данных бухгалтерского учета).

Налоговым учетом является процесс ведения налогоплательщиком учетной документации, которая включает в себя в том числе бухгалтерскую документацию и первичные учетные документы. 

Компании, на основе налогового учета по итогам налогового периода определяет объекты налогообложения и исчисляет налоги и платежи в бюджет.

Первичные учетные документы – документальное свидетельство как на бумажном, так и электронном носителе факта совершения операции или события и права на ее совершение, на основании которого ведется налоговый и бухгалтерский учёты.

ВЫВОД:
в соответствии с Законом о бухгалтерском учете, компания имеет право использовать (получать и выписывать) документы в электронном виде.


Что такое электронные документы?

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи.

Электронный документооборот – обмен электронными документами между государственными органами, физическими и юридическими лицами.

Система электронного документооборота – система обмена электронными документами, отношения между участниками которой регулируются настоящим Законом и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.

Согласно ст.6 Закона об электронном документообороте и ЭЦП, электронный документооборот осуществляется в государственных и негосударственных информационных системах на основе следующих принципов:

1.       функционирования различных систем электронного документооборота;

2.       использования электронных документов в любых сферах деятельности, где применяются информационно-коммуникационные технологии для создания, обработки, хранения и передачи данных;

3.       передачи электронных документов с использованием любых информационных систем.

Электронный документ, соответствующий требованиям Закона об электронном документообороте и ЭЦП и удостоверенный посредством ЭЦП лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе.

Согласно ст.10 Закона об электронном документообороте и ЭЦП, электронная цифровая подпись равнозначна собственноручной подписи подписывающего лица и влечет одинаковые юридические последствия.

ВЫВОД:
Акты выполненных работ, накладные, доверенности, договоры и другие документы, подписанные через систему Учёт.ЭДО имеют такую же юридическую силу, как документы, подписанные на бумажном носителе.

  • Законность подписи документов через Учёт.ЭДО  в Письме Комитета государственных доходов Министерства финансов Республики Казахстан, от 2 сентября 2020 года КГД-02-7/ЗТ-Б-3211

  • Какова экономическая выгода использовать электронный документооборот в бизнесе?

    Предприниматели тратят большие деньги на курьерские услуги. Некоторые компании для этого берут в штат водителей, курьеров. Давайте посчитаем, в среднем, сколько денег уходит на представление первичных документов:

    • бумага – 3 тенге

    • распечатка – 5 тенге

    • конверт – 70 тенге

    • курьерские услуги – в среднем 500 тенге по городу. Доставка в другие города стоит еще дороже.

    В итоге расходы на подписание одного документа составляют около 600 тенге.  А сколько документов в месяц приходится выписывать? Когда умножаешь на количество – получается хорошая сумма денег.

    Помимо денежных затрат, есть еще и временные. По городу документ могут доставить в течение дня, а в другие города еще дольше. Чтобы получить возвратный экземпляр, количество дней на доставку нужно умножить, как минимум, в 2 раза. В связи с этим бухгалтерам всегда тяжело «закрыть месяц», приходится буквально «бегать» за каждым документом. Время и нервы стоят намного дороже доставки.

    Через наш сервис Учёт.ЭДО подписанный документ контрагент видит в течение нескольких секунд. Клиент может подписать со своей стороны с помощью ЭЦП и также быстро Вы увидите документ в системе.


    Учёт.Эдо

    Как работает сервис электронного документооборота?

    Обмениваться документами можно двумя способами: отправлять и подписывать документ прямо из 1С или через личный кабинет.

    Работая через 1С, вы можете выписать документ, подписать ЭЦП и отправить прямо из 1С получателю.

    При этом мы не меняем печатные формы документов.

    Если документ, отправляется через систему Учет.ЭДО, то снизу добавляется информация об ЭЦП:




    Для того, чтобы подписать документ, получателю необязательно регистрироваться в системе.


    В самой системе вы можете увидеть статус подписания документов, посмотреть электронный вариант, при необходимости скачать, распечатать документ. Удобный поисковик позволяет найти любой документ. Документы хранятся на надежных серверах, и у вас всегда будет доступ к ним.

    • Регистрация в сервисе занимает не более 10 минут, необходимо наличие ЭЦП для юр.лица и физического лица для Индивидуальных предпринимателей
    • Документы из Учёт.ЭДО поступают сразу в Вашу 1С Бухгалтерию 3.0

    Сколько стоит сервис Учет.ЭДО?

    Сервис электронного документооборота Учёт.ЭДО абсолютно бесплатно навсегда.




    Учет.ЭДО