Учёт

Как облегчить проблему с возвратом первичных документов?

41
Как облегчить проблему с возвратом первичных документов?

- Как появилась идея создания сервиса Учёт.ЭДО?

Идея создания сервиса появилась давно, когда только начали внедрять электронные счета-фактуры. Ведь идея хорошая: обмениваясь электронными документами, – мы оперативнее предоставляем информацию и не тратим деньги на пересылку бумажного варианта документа. Но ИС ЭСФ не полностью покрывала потребности компании. Ведь вместе со счетами-фактурами нам необходимо подписать накладные или акт выполненных работ. Это стало поводом для создания сервиса.

 

- Когда начали работать над сервисом?

Визуально сервис кажется легким – подписали документ с помощью ЭЦП и отправили контрагенту. Но на самом деле это был один из сложных проектов для нашей компании. Так как ЭЦП – это личные данные подписанта, и мы придерживались всех требований законодательства по вопросам конфиденциальности, шифрования и хранения данных. На реализацию самой идеи мы потратили чуть меньше года. После тщательного тестирования проект запустили в июне. Сейчас сами активно пользуемся сервисом.

 

- Какова экономическая выгода?

Мы тратим очень большие деньги на курьерские услуги. Некоторые компании для этого берут в штат водителей, курьеров. Давайте посчитаем, в среднем, сколько денег тратим на представление первичных документов:

  • бумага – 3 тенге

  • распечатка – 5 тенге

  • конверт – 70 тенге

  • курьерские услуги – в среднем 500 тенге по городу. Доставка в другие города стоит еще дороже.

В итоге мы тратим около 600 тенге на один документ. А сколько документов в месяц приходится выписывать? Когда умножаешь на количество – получается хорошая сумма денег.

Помимо денежных затрат, есть еще и временные. По городу документ могут доставить в течение дня, а в другие города еще дольше. Чтобы получить возвратный экземпляр, количество дней на доставку нужно умножить, как минимум, в 2 раза. В связи с этим бухгалтерам всегда тяжело «закрыть месяц», приходится буквально «бегать» за каждым документом. Время и нервы стоят намного дороже доставки.

Через наш сервис Учёт.ЭДО подписанный документ контрагент видит в течение нескольких секунд. Клиент может подписать со своей стороны с помощью ЭЦП и также быстро мы увидим документ в системе.


Учёт.Эдо

- Как работает сервис?

Обмениваться документами можно двумя способами: отправлять и подписывать документ прямо из 1С или через личный кабинет.

Работая через 1С, вы можете выписать документ, подписать ЭЦП и отправить прямо из 1С получателю.

При этом мы не меняем печатные формы документов, только снизу добавляем информацию об ЭЦП:




Для того, чтобы подписать документ, получателю необязательно регистрироваться в системе.


В самой системе вы можете увидеть статус подписания документов, посмотреть электронный вариант, при необходимости скачать, распечатать документ. Удобный поисковик позволяет найти любой документ. Документы хранятся на надежных серверах, и у вас всегда будет доступ к ним.





 - Какие отзывы получаете от клиентов?

Сервис относительно новый, мы только месяц назад запустили. Клиенты, с которыми мы обмениваемся документами, очень хорошо отзываются о сервисе: регистрируются и подписывают документы оперативно.

Сейчас уже наблюдаем, что наши клиенты тоже начали обмениваться документами со своими контрагентами. 

Например, бухгалтер компании, которая продает строительные материалы, отправляет и подписывает документы в другие города через наш сервис. Так ей удобнее отслеживать статус, и это увеличивает скорость подписания документов.

 

Мы внутри своей компании недавно провели эксперимент. Менеджеры одного отдела выписывали документы через Учёт.ЭДО, второго отдела – выписывали как раньше. В итоге за пару недель мы поняли, что у первого отдела процент подписания документов намного выше, помимо этого, они тратили на это очень мало времени: менеджеры отправляли электронные документы прямо из 1С. Что касается экономии денег - это было ощутимо.

Менеджеры второго отдела делали всё как раньше: распечатывали документы, подписывали у бухгалтера. Далее офис-менеджер занимался отправкой документов через курьерскую службу. Результат: для выписывания документов нужно задействовать еще двух сотрудников, тратить деньги на курьерскую службу. Самое главное – нужно ждать, пока контрагенты отправят подписанные варианты.

После этого все единогласно решили перейти на Учёт.ЭДО, т.к. менеджеры на личном опыте оценили удобства.

 

На данный момент мы постепенно будем отправлять документы нашим подписчикам портала. До конца года планируем плавно перейти на документооборот через Учёт.ЭДО.

 

- Сколько стоит сервис Учет.ЭДО?

Принять и подписать документ отправителя всегда будет бесплатным. Если вы зарегистрируетесь в системе, то доступ к электронным вариантам ваших документов тоже будет бесплатным и не будет ограничений по времени.

Отправка документов контрагентам – на данный момент бесплатная. Уже в 2020 году будут определенные условия по нашим подписчикам. Цена будет зависеть от пакета подписки и от количества отправляемых документов.

Как руководитель данного проекта, рекомендую  всем нашим клиентам зарегистрироваться в системе и начать пользоваться электронным документооборотом. Тем более сейчас сервис бесплатный


Тимур Ходжамкулов
Руководитель проектов




Подключитесь к сервису бесплатно!


Учёт.Эдо