С 13 марта 2025 года вступили в силу новые изменения в Кодекс об административных правонарушениях (КоАП), затронувшие бухгалтеров, аутсорсеров и всех, кто использует ЭЦП в рабочем процессе. Теперь наказуема не только передача ключа электронной цифровой подписи (ЭЦП), но и ее использование другим лицом, сообщает Учёт.kz.
Это не внезапное нововведение – к нему начали готовиться заранее. Бизнесу необходимо привести процессы в соответствие с законодательством.
Какие штрафы предусмотрены?
Ранее, согласно пункту 5 статьи 640 КоАП, штраф был предусмотрен только за незаконную передачу ЭЦП:
- Физлица – 10 МРП (39 320 тенге в 2025 году);
- Должностные лица, малый бизнес, некоммерческие организации – 15 МРП (58 980 тенге);
- Средний бизнес – 30 МРП (117 960 тенге);
- Крупный бизнес – 150 МРП (589 800 тенге).
Однако с 13 марта 2025 года вступил в силу новый пункт 6 статьи 640 КоАП, который вводит штрафы уже за использование ЭЦП другого лица:
- Физлица – 50 МРП (196 600 тенге в 2025 году);
- Должностные лица, малый бизнес, некоммерческие организации – 100 МРП (393 200 тенге);
- Средний бизнес – 150 МРП (589 800 тенге);
- Крупный бизнес – 200 МРП (786 400 тенге).
Почему это проблема для бухгалтеров и аутсорсеров?
Использование ЭЦП руководителя давно является устоявшейся бухгалтерской практикой. В повседневной работе бухгалтеры применяют ЭЦП для подачи налоговой отчетности, подписания электронных счетов-фактур, отправки обращений через портал e-otinish, работы с регистрационными и кадровыми документами, а также для множества других задач, связанных с взаимодействием с государственными органами.
С введением штрафов перед бизнесом встал вопрос: как теперь работать без рисков?
Выход есть – рекомендации Министерства цифрового развития
По сообщению пресс-службы МЦРИАП, физическим и юридическим лицам рекомендуется воспользоваться следующими законными механизмами для работы с ЭЦП:
1. Оформление официальной доверенности
Руководитель юридического лица вправе наделять полномочиями сотрудника компании или аутсорсинговую организацию для подписания электронных документов.
Физическое лицо или индивидуальный предприниматель может оформить нотариальную доверенность на право подписи бухгалтеру или иному уполномоченному лицу. При этом каждое лицо должно использовать ЭЦП, полученный на свое имя.
2. Использование собственной ЭЦП руководителя
Руководителям рекомендуется самостоятельно подписывать отчетность, что гарантирует соблюдение принципа персональной ответственности при использовании ЭЦП.
Пять шагов для использования ЭЦП
На вебинаре «ЭЦП: новые штрафы, риски и решения для бухгалтеров и аутсорсеров» спикером выступила Индира Умурзакова, руководитель юридической компании с более чем 15-летним опытом сопровождения бизнеса. Она обозначила 5 шагов, которые необходимо предпринять любому бизнесу для легального использования ЭЦП:
- Проведите аудит использования ЭЦП в компании
Необходимо определить, где и для каких целей используется цифровая подпись, пересмотреть процессы и прекратить использование чужих ЭЦП.
«Где необходимо, мы решили приглашать клиента в офис и проводить подписание совместно. В некоторых случаях процесс можно организовать дистанционно – клиент сам подписывает, а мы его сопровождаем онлайн: подключаемся в Zoom, объясняем, куда зайти и какие действия выполнить, даем пошаговую инструкцию», – поделилась опытом спикер.
- Оформите делегирование полномочий через НУЦ РК
Воспользуйтесь функционалом «Делегирование прав» в личном кабинете НУЦ РК. Это позволит сотрудникам подписывать документы своей ЭЦП, без передачи ключа руководителя. - Обновите внутренние документы, включая приказы, доверенности, инструкции. Важно правильно формулировать их содержание.
«Доверенности и допсоглашения нужны, но их формулировка должна быть не о передаче ЭЦП, а о предоставлении полномочий на подписание электронных документов. Важно четко указать, в каких интернет-ресурсах эти полномочия реализуются и на какой срок (месяц, год и т. д.)», – отметила Индира Умурзакова.
- Проведите обучение сотрудников по безопасному использованию ЭЦП
Сотрудники должны знать правила работы с цифровой подписью, понимать юридическую ответственность за использование ЭЦП и осознавать риски штрафов за нарушение законодательства. - Регулярно контролируйте соблюдение правил работы с ЭЦП
Периодически проверяйте, правильно ли используется делегирование полномочий, соответствуют ли доверенности требованиям законодательства, и не происходит ли несанкционированная передача ЭЦП внутри компании или аутсорсерам.
Рабочий инструмент для бизнеса – делегирование полномочий
На самом деле решение было предусмотрено заранее. Еще 8 июня 2024 года в пункт 3 статьи 10 Закона об ЭЦП внесли поправки, которые позволяют делегировать право подписи без передачи ключа.
Как это работает?
- Руководитель заходит в личный кабинет НУЦ РК.
- В меню «Делегирование прав» назначает сотрудника.
- Выбирает «Сотрудник с правом подписи» и вводит его ИИН.
Фактически создается собственная ЭЦП бухгалтера или аутсорсера, в которой указаны его ИИН и ФИО. С ее помощью можно сдавать налоговую отчетность и совершать другие необходимые действия от имени компании.
Главное – не откладывать и настроить делегирование полномочий. Этот механизм вполне успешно работает, позволяя вести бухгалтерию и управлять процессами без нарушения законодательства и без риска штрафов.
При этом необходимо оформить делегирование полномочий документально. Это можно сделать через дополнительное соглашение - приложение к договору /трудовому договору с четко прописанными полномочиями.
Ранее мы писали:
Функционал делегирования прав на выдачу ключей ЭЦП изменен.
