Несмотря на век цифровизации, очень много документов в Казахстане до сих пор хранится в бумажном варианте. Однако, интересный во всех смыслах 2020 год запустил множество процессов, которые ждали своего часа. В Казахстане было запущено очень много сервисов по хранению и ведению документооборота в цифровом формате. О преимуществах электронного документооборота рассказала Лолита Закирова, директор компании Axisа, которая занимается бухгалтерским аутсорсингом.
На самом деле, множество людей не готово переходить к новому формату, им привычнее работать с бумажными документами. Получается, что во многом человеческая натура противостоит тому, что электронный документооборот развивался. И конечно, основным выходом будет законопроект, предлагающий льготы для бизнесменов, которые перешли в цифровой формат. Самый главный ресурс – это время. Переход на электронный документооборот позволяет сэкономить время.
«Мы, в компании Axisа храним наши документы только в электронном формате. Мы так настроили изначально, и этим пользуемся по сей день. Axisа напрямую работает с компанией Учет. Все данные хранятся на их серверах. У Учет.kz есть отдельная система защиты, которую проверяют госорганы. Мы подписали контракт, в котором Учет гарантирует защиту от несанкционированного доступа. Данные каждый день архивируются. При необходимости всегда можно восстановить копии», - рассказала Лолита Закирова.
Аутсорсинговые компании, которые оказывают бухгалтерские услуги, также могут работать со своими клиентами по системе удаленного доступа, однако, не у всех клиентов есть возможность использования этих систем. Становится физически невозможным оказывать качественные услуги. Таким образом, облачная бухгалтерия – это безопасный и удобный способ хранения документации.
У каждого документа есть свой срок хранения. Например, учредительные документы должны быть всегда. Устав и все документы, которые связаны с функционированием основных вопросов в вашем юридическом лице лучше хранить отдельно, желательно в сейфе. Для операционной работы вы можете сделать отсканированные копии этих документов, можно нотариально заверенные.
Срок хранения кадровых документов или документов по расчету заработной платы и прочих, довольно долгий, он может составлять десяток лет. Есть определенные требования, когда такую документацию нужно сдать в архив. Кроме того, такие документы должны быть правильно прошиты.
«Зачастую наша работа с предпринимателями начинается с восстановления базы документов. Бизнесмены понимают, что архивация – это очень удобно. Правильная архивация помогает рассортировать и оставить только нужные документы», - отметила директор компании Axisа.
