Многие предприниматели воспринимают физическое отсутствие бухгалтера, как «трагедию». Без бухгалтера, как без рук. Недооценивать живое общение нельзя, поэтому часто даже бухгалтера на аутсорсе просят встретиться вживую.
Лолита Закирова, директор компании Axisа, которая занимается бухгалтерским аутсорсингом, рассказала насколько безопасно переводить бухгалтерию на аутсорсинг.
«Самое главное в безопасности при переходе на аутсорс – это контракт, который необходимо заключить между компаниями. Причем это большой документ, в котором необходимо учесть все нюансы. Контракт и будет той самой гарантией для предпринимателя», - рассказала специалист.
Кроме того, необходимо обезопасить свои пароли ЭЦП. Как правило у всех физических лиц стандартный пароль ЭЦП, который ставит сотрудник в ЦОНе. Таких порядка 90%. По-хорошему, пароль должен состоять из не менее 8-ми знаков с прописными буквами и символами.
Электронная цифровая подпись состоит из двух частей – одна аутентификация, а вторая – для подписи документов. Для того, чтобы бухгалтеру зайти в систему и сделать что-то, достаточно аутентификации. Для того, чтобы авторизовать ту или иную отчетность – нужна подпись.
«Есть клиенты, которые говорят: давайте вы будете авторизовывать, а я буду подписывать документы сам. Таких клиентов немного. Большая часть передает ЭЦП полностью. Передача происходит по акту, т.е. все официально задокументировано. В целях безопасности, мы раз в три-четыре месяца меняем пароли клиентов», - рассказала директор компании Axisа.
И если все-таки ответить на вопрос, с каким бухгалтером безопаснее работать, с бухгалтером в офисе или на аутсорсе, то принципиальной разницы не видно.
«Откровенно говоря, что бухгалтер в штате, что в аутсорсинговой компании, что приходящий – это все люди. Больше всего здесь вопрос касается контроля и ответственности. В случае с аутсорсинговой компанией предприниматель защищен тем, что у вас подписан контракт. Все претензии будут предъявляться компании, а не конкретному менеджеру», - ответила на вопрос Лолита Закирова.
