В Казахстане бухгалтерский учёт основывается на Законе «О бухгалтерском учёте», Правилах ведения бухгалтерского учёта и применяемых национальных или международных стандартах бухгалтерского учёта и финансовой отчётности.
Применять вышеуказанные порядок, принципы и правила обязаны все ИП, юридические лица, филиалы, представительства и постоянные учреждения иностранных юридических лиц, зарегистрированные в РК.
При этом от ведения бухгалтерского учёта (кроме составления и хранения первичных документов) освобождаются ИП, одновременно соответствующие условиям:
1) применяют патент или упрощёнку;
2) не являются плательщиками НДС;
3) не являются субъектами естественных монополий.
У многих предпринимателей существует ложное мнение о том, что если это ИП, значит, они не обязаны выписывать накладные, акты выполненных работ, составлять расчётные ведомости по заработной плате, приходно-кассовые ордера и т.д.
Обратите внимательно на формулировку «…вправе не осуществлять ведение бухгалтерского учета (кроме составления и хранения первичных документов) …»
Как видно из определения, абсолютно все ИП, вне зависимости от применяемого режима налогообложения и иных вышеуказанных условий, обязаны составлять и хранить первичные документы.
Что же такое первичные документы, «первичка»?
«Первичка» – это все документы, подтверждающие факт совершения операции, и на основании которых основывается ведение не только бухгалтерского, но и налогового учёта, ведь для определения налоговой базы нужны исходные данные.
К таким документам относятся накладные на отпуск запасов на сторону, приходники, расходники, доверенности, акты выполненных работ и другие. Все формы первичных документов утверждены приказом МФ РК № 562.
То есть при продаже товара каждый продавец обязан выписать Накладную на отпуск запасов на сторону, а не «зелёную» накладную или акт закупа на рынке, или товарный чек, ведь формы «зелёной» накладной, акта и товарного чека законодательно не утверждены:
!!! На форму Накладной особое внимание нужно обращать покупателям, так как это ваши расходы и отразить их вы можете только на основании первичных документов, оформленных в соответствии с законодательством.
Для подтверждения оказания услуг или выполнения работ исполнитель обязан выписать Акт выполненных работ (по установленной форме):
Ранее была форма P-1 с НДС (в настоящее время она отменена и заменена на ту, что выше):
Существует ещё одно заблуждение… Многие бухгалтеры считают, что счёт-фактура - это первичный документ, и выписывать его обязаны все и всегда.
Однако счёт-фактура – это НЕ первичный документ, а документ, который выписывается на основании первичного (накладной, акта выполненных работ) и используется только в налоговых целях. По большей степени счет-фактура нужен лишь плательщикам НДС для начисления и отнесения в зачёт НДС.
!!! После внедрения ЭСФ, в некоторых случаях законодательно закреплена обязанность выписывать счёт-фактуру даже неплательщикам НДС (обязательство по выписке НДС прописано в ст.412 НК РК)
Также стоит напомнить и о гражданском законодательстве, так, при оформлении сделок на сумму свыше 100 МРП (252 500 тенге) заключение договора является обязательным. Но если вы пришли в магазин и сразу купили товар или услугу (например, за 300 000 тенге), то договор можно не заключать, так как оплата производится непосредственно при совершении сделки.
На практике для оплаты товара, работ или услуг часто используют Счёт на оплату, данный документ не является обязательным к применению. Шаблон такого документа не утвержден, поэтому кто его использует имеет право разработать свою форму Счёта на оплату. Как правило, компании используют шаблон из программы на базе 1С:
При этом счёт на оплату не подтверждает факт оплаты, а лишь говорит о намерении покупателя приобрести товары, работы или услуги.
По счёту можно произвести оплату на расчётный счёт. В таком случае покупатель оформляет Платежное поручение исходящее, а поставщик, получатель денег, оформит Платежное поручение входящее.
Если оплата производится в кассу предприятия, то нужно выписать приходный кассовый ордер (ПКО), который подписывает главный бухгалтер и кассир. При наличии печати, поставить печать. Отрывной корешок выдается покупателю вместе с чеком ККМ как подтверждение о принятых деньгах:
Выдача наличных денег из кассы производится по расходному кассовому ордеру (РКО), который подписывается руководством, главным бухгалтером и кассиром.
При выдаче денег отдельному лицу кассир должен потребовать предъявление документа, удостоверяющего личность получателя (паспорт или удостоверение личности гражданина), записать наименование и номер документа, кем и когда он выдан. Получатель денег расписывается собственноручно чернилами (шариковой ручкой).
При выдаче заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, премий можно оформить платежную ведомость, при этом выписывается один общий РКО, без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.
Обратите внимание, что для всех документов предусмотрен срок обязательного хранения, утверждённый приказом № 263 от 29.09.17 г. В основном срок хранения документов составляет 5 лет, но есть исключения:
- ведомости начисления заработной платы (лицевые карточки, счета работников) – хранятся 75 лет;
- положения об оплате труда и премировании работников – нужно хранить постоянно;
- ведомости на выдачу дивидендов - 75 лет и т.д., более подробно прописано в Приказе.
За отсутствие учётной документации Кодексом об административных нарушениях предусмотрена административная ответственность, в виде штрафа 25-75 МРП (в 2019 году это 63 125 – 189 375 тенге) в зависимости от категории налогоплательщика. Штраф выпишут в случае повторного нарушения, на первый раз – предупреждение.
!!! Учётная документация включает в себя первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность, учётную политику, налоговую отчётность и другие.
