Резерв по отпускам – это источник выплаты отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и уплаты взносов во внебюджетные фонды, создаваемый в текущем периоде для использования в будущем.

В конце отчетного периода по результатам инвентаризации организация осуществляет доначисление резерва либо списание излишне начисленных сумм резерва по отпускам.

Если организация применяет НСФО, то данным стандартом не предусмотрено понятие «резервы по отпускам работников».

Резервы по отпускам признаются в финансовой отчетности в случае, если организация применяет МСФО (МСФО (IAS) 19 «Вознаграждения работникам») или МСФО для МСБ (раздел 28).

В соответствии с МСФО (IAS) 19 организация должна оценивать ожидаемые затраты на оплату накапливаемых оплачиваемых отпусков как дополнительную сумму, которую оно предполагает выплатить работнику за неиспользованные отпуска, накопленные по состоянию на конец отчетного периода.

Согласно МСФО (IAS) 37 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» оценочное обязательство должно признаваться когда:

• организация имеет действительную обязанность (юридическую или вмененную) в результате прошлого события;

• возникновение потребности в каком-либо оттоке заключающих в себе экономические выгоды ресурсов для исполнения этой обязанности является вероятным;

• сумма обязанности может быть достоверно оценена.

Если эти условия не выполняются, резерв признаваться не должен.

Единой методики начисления резерва по отпускам нет, поэтому нужно выбрать методику наиболее адекватную оценке расходов и утвердить ее в учетной политике.

Начисление резерва позволяет в бухгалтерском учете равномерно распределять расходы в течение отчетного года.

В 1С операции, связанные с учетом резервов по отпускам, отражаются документом «Резервы по вознаграждениям сотрудникам» в закладке «Зарплата».

Проводки:

- начисление резервов по отпускам работников: Дт счетов разделов 7, 8 Типового плана счетов, Кт 3430;

- начисление отпускных, компенсаций по неиспользованным отпускам за счет резерва: Дт 3430, Кт 3350;

- начисление СН, СО, ОСМС за счет резерва: Дт 3430, Кт 3150, 3211, 3213.

На конец каждого периода сальдо по счету 3430 обязательно должно корректироваться на основании вновь проводимых расчетов ожидаемых затрат на отпуска работников.

Корректировка сальдо по счету 3430 отражается проводками:

- доначисление сальдо: Дт счетов разделов 7, 8 Типового плана счетов, Кт счета 3430;

- восстановление (уменьшение) сальдо: Дт 3430, Кт 6290.

Общий порядок определения размера оценочного обязательства таков: оценочное обязательство признается в бухучете по состоянию на отчетную дату в сумме, необходимой, чтобы рассчитаться с кредиторами.

Таким образом, величина резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете на конец отчетного периода должна быть равна «условной» задолженности организации, как если бы ей пришлось единовременно начислить и выплатить отпускные всем сотрудникам.

Резерв по отпускам начисляется по всем работникам в общеустановленном порядке.

Для расчета суммы резерва обычно берут неиспользованное количество дней ежегодного отпуска работников за расчетный период и умножают на среднедневную заработную плату работников.

Среднедневная заработная плата определяется в соответствии Едиными правилами исчисления средней заработной платы (утверждены  приказом Министра здравоохранения и социального развития РК от 30 ноября 2015 года № 908).

К сумме резерва также добавляется сумма социального налога и социальных отчислений, отчислений на ОСМС, относящихся на сумму резерва.

Резерв можно начислять по состоянию на отчетную дату.

Расчет ожидаемых затрат по отпускам работников составляется по методу, предусмотренному в учетной политике организации.

Размер суммы резерва рассчитывается от величины убытка. Считаете примерную сумму, например, резерва отпусков, используя для этого сумму ФОТ, график отпусков и численность сотрудников. В сумме учитываются не только сами начисления, но и предполагаемая сумма налогов. Резервы могут быть взяты на вычет только тогда, когда их использовали фактически.

Для того чтобы в 1С начислялись резервы отпусков, перейдите в «Зарплату» - «Резервы». Создайте новое значение. Укажите вид резерва - «по вознаграждениям сотрудников». Выберете статью затрат. Если статьи затрат, связанной с резервом, нет, создайте новую статью затрат и выберите ее. Укажите вид принятия к вычету по НУ, выберите значение в момент погашения. В базу для расчетов резерва добавьте все виды используемых начислений. На вкладке размеры начислений укажите организацию, ставки отчислений - это % резерва, который прописан в вашей учетной политике, размер социального налога, социальных отчислений и ОСМС, счет учета установите счет 3430. Далее резервы будут рассчитываться после того, как будет проводиться документ «Отражение зарплаты в регламентном учете».

Таким образом, резерв по отпускам в учете начисляется так, как описано выше: в учетной политике организации следует прописать, как именно организация будит начислять резерв по отпускам, с какой периодичностью. На практике некоторые организации резервы по отпускам начисляют ежемесячно, другие - раз в полгода или раз в год на отчетную дату в соответствии с учетной политикой, разработанной организацией.

В конце отчетного периода по результатам инвентаризации организация осуществляет доначисление резерва либо списание излишне начисленных сумм резерва по отпускам. Кадровая служба предоставляет в бухгалтерию списки работников, у которых на конец года остается неиспользованное количество дней отпуска и количество неиспользованных дней отпуска, и далее бухгалтерия начисляет резерв по неиспользованным отпускам.

При начислении отпуска и компенсации отпуска, проводки по Дт счетов 7, 8 раздела типового плана счетов, если резерв по отпускам не отражался в учете компании или его недостаточно для начисления данных отпускных, иначе счет Дт 3430.