Командировочное удостоверение— это документ, выдаваемый сотруднику на время выполнения им служебных обязанностей вне постоянного места работы. Он служит оправданием о месте и времени нахождения в командировке и прилагается к авансовому отчету для начисления суточных и учета командировочных расходов.

Командировка — направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы, а также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку.

Согласно статье 127 ТК РК, работникам, направляемым в командировки, оплачиваются суточные за календарные дни нахождения в командировке, в том числе за время в пути; расходы по проезду к месту назначения и обратно; расходы по найму жилого помещения.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного.

Днем приезда считается день прибытия указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выезда считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. 

Порядок документооборота при оформлении документов для направления работника в служебную командировку и служебную поездку в каждой компании определяется самостоятельно, например, положением о командировке или иными актами, правилами работодателя. 

В Правилах можно предусмотреть порядок оформления командировки, при котором необходимо заполнение заявки на командировку. Также работодатель может выбрать иной способ по своему усмотрению.

Использование командировочного удостоверения предусмотрено Правилами о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента Республики Казахстан, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 сентября 2000 года № 1428.

В перечне форм первичных учетных документов, утвержденных приказом Министра финансов Республики Казахстан от 20 декабря 2012 года № 562, зарегистрированных в Министерстве юстиции Республики Казахстан 14 января 2013 года № 8265 командировочное удостоверение отсутствует.

Согласно статье 244 НК РК  время нахождения в командировке определяется на основании:

• приказа или письменного распоряжения работодателя о направлении работника в командировку;
• количество дней командировки исходя из дат выбытия к месту командировки и прибытия обратно, указанных в документах, подтверждающих проезд. При отсутствии таких документов количество дней командировки определяется исходя из других документов, подтверждающих дату выбытия к месту командировки и (или) дату прибытия обратно, предусмотренных налоговой учетной политикой компании.

Командировочное удостоверение оформляется в целях подтверждения того, что командировка, действительно, носит деловой характер, связанный с производственной деятельностью организации. Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован. Что касается определения фактического срока пребывания в месте командировки, то он определяется датами билетов для проезда к месту командирования и обратно.

Таким образом, при отсутствии командировочного удостоверения количество дней командировки определяется на основании Приказа о командировании и исходя из дат выбытия к месту командировки и прибытия обратно, указанных в документах, подтверждающих проезд.

Если же руководство компании считает, что наличие командировочного удостоверения в работе обязательно, то необходимо зафиксировать порядок оформления данного документа и использования его во внутренних нормативных документах компании: в учетной политике компании, положении о командировках и т. д.

Также в этих документах необходимо определить форму оформления командировки, порядок выдачи и сдачи командировочного удостоверения.