Электронные трудовые договора являются дополнительной опцией к традиционной форме трудового договора, заключаемого в письменной форме. 

Единая система учета трудовых договоров (ЕСУТД)

Основные преимущества ЕСУТД

Информация, вносимая в ЕСУТД

Сроки внесения сведений в ЕСУТД

Единая система учета трудовых договоров (ЕСУТД)

Трудовой рынок Республики Казахстан активно цифровизируется. Заключение электронных трудовых договоров набирает обороты. Введена Единая система учета трудовых договоров (ЕСУТД), которые заключаются в электронном виде. 

Единая система учета трудовых договоров – информационная система, предназначенная для автоматизации учета трудовых договоров, трудовой деятельности и численности работников ст. 1 п.1 пп. 35-1 ТК РК. 

В соответствии с п. 1 ст. 33 ТК РК: Трудовой договор заключается в письменной форме не менее чем в 2-х экземплярах и подписывается сторонами.

По одному экземпляру трудового договора хранится у работника и работодателя.  

Заключение трудового договора, внесение в него изменений и дополнений могут производиться в форме электронного документа, удостоверенного посредством ЭЦП.  

Согласно пункту 1 статьи 7 Закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее - Закон) электронный документ, соответствующий требованиям Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе.

Регистрация трудовых договоров осуществляется через сайт https://www.enbek.kz . 

Для этого необходимо зарегистрироваться на портале Электронная биржа труда www.enbek.kz  (далее – ЭБТ), сведения о предприятии должны быть подтверждены ЭЦП.

Таким образом, трудовой договор заключается в письменной форме, а также может заключаться в электронном виде. Для заключения трудового договора в электронном виде необходимо наличие ЭЦП у сторон. Заключение электронного трудового договора не является обязательным. 

Работодатель обязан вносить информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора в ЕСУТД, а также об изменениях в ТД, предусмотренных пп. 1), 2), 3), 4), 5) и 13) п. 1 ст. 28 ТК РК. 

Основными преимуществами ЕСУТД являются:

• упрощение процесса трудоустройства в связи с отсутствием необходимости сбора бумажных документов,
• защита от социальных рисков благодаря отображению наличия договора, взносов и отчислений в фонды, а также закреплению обязательств работодателя перед работником.

Договоры могут заключаться на двух языках: казахском и русском. 

Информация, вносимая в ЕСУТД

Работодатель вносит информацию в ЕСУТД путем интеграции кадрового обеспечения с ЕСУТД или через государственный информационный портал «Электронная биржа труда» или другие информационные системы по автоматизации учета трудовых договоров, интегрированные с ЕСУТД:

1) реквизиты сторон:

• индивидуальный идентификационный номер работодателя – физического лица или бизнес-идентификационный номер работодателя – юридического лица;

• индивидуальный идентификационный номер работника;

2) работу по определенной специальности, профессии, квалификации или должности (трудовую функцию);

3) место выполнения работы;

4) срок трудового договора;

5) дату начала работы;

6) дату заключения и порядковый номер.

Сроки внесения сведений в Единую систему учета трудовых договоров (ЕСУТД):

1) о вновь заключенных трудовых договорах - не позднее 5 рабочих дней со дня подписания трудового договора обеими сторонами;

2) о трудовых договорах, сроки действия которых не истекли:

• для предприятий с численностью до 2 000 человек - в течение 1 года со дня вступления в силу Правил;
• для предприятий численностью свыше 2 000 человек - в течение 2 лет со дня вступления в силу Правил;

3) об изменениях и дополнениях в трудовой договор - не позднее 15 календарных дней со дня подписания их обеими сторонами;

4) о корректировке в случае восстановления работника на работе - в течение 10 рабочих дней со дня восстановления;

5) об исправлении ошибки при неправильном введении сведений - в течение 30 календарных дней со дня внесения первоначальных данных;

6) удаление сведений при неправильном введении реквизитов работника и (или) работодателя - в течение 30 календарных дней со дня ввода первоначальных;

7) о прекращении трудового договора - не позднее 3 рабочих дней со дня прекращения трудового договора. 

Сведения из ЕСУТД представляются физическим и юридическим лицам уполномоченным государственным органом по труду с учетом требований законодательства РК о персональных данных и их защите на основании запроса в электронной или бумажной форме.

Таким образом, трудовой договор заключается в письменной форме, а также может заключаться в электронном виде.  

Для заключения трудового договора в электронном виде необходимо наличие ЭЦП у сторон. 

Новые трудовые договоры вносятся в ЕСУТД не позднее 5 рабочих дней со дня подписания трудового договора сторонами.

Об утверждении Правил представления и получения сведений о трудовом договоре в единой системе учета трудовых договоров. Приказ Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 3 сентября 2020 года № 353.