При организации работы бухгалтерии у предпринимателя может возникнуть вопрос, в какой программе её следует вести. Есть два варианта: десктопная версия и онлайн.
Что такое онлайн-бухгалтерия и о том, как в ней работать, и чем она отличается от обычной, рассказала Лолита Закирова, директор бухгалтерской аутсорсинговой компании Axisа.
«Мы являемся аккредитованным франчайзи группы компаний «Учёт» и пользуемся всеми сервисами, которые они предоставляют, в том числе и облачной бухгалтерией. Что это такое? Это когда ваша бухгалтерская база хранится в облаке: в любой момент и с любого места можно зайти в неё», — рассказала Лолита Закирова.
В компании, использующей в работе облачную бухгалтерию, ни один из сотрудников не привязан к определенному компьютеру или ноутбуку. Ничего страшного не произойдет, если ноутбук сломается или потеряется, потому что все под паролем и находится в облаке.
Предприниматель также имеет доступ к бухгалтерской базе и в любой момент может проверить своего бухгалтера или аутсорсинговую компанию, которая ведёт его бухгалтерию. Необходимо только разграничение прав: например, предприниматель будет заходить под одним логином и паролем, а бухгалтер под другим. Если в базе кто-то что-то сделает, будет видно кто и что. Это нужно, чтобы в случае спорных вопросов можно было разобраться, кто действительно совершил ошибку.
В реальной жизни предприниматели очень часто вообще не имеют доступа к программе, в которой ведётся бухгалтерия, — им это не нужно. Предпринимателю важен результат, а не процесс. Однако для контроля над работой бухгалтера, бизнесмену следует требовать в конце каждого месяца отчёт с самой важной информацией.
Когда в компании используют десктопную версия бухгалтерской базы и вдруг с ней что-то случится: украдут ноутбук, сгорит офис, вирус повредит систему — придётся восстанавливать учёт как минимум за три года (в рамках срока исковой давности), а по зарплате — так вообще за весь период. Это огромный труд, с учетом того, что не все документы обычно есть на бумажных носителях. К тому же при восстановлении базы вручную высок риск «не попасть» в те цифры, которые были отражены в налоговой отчетности.
Кроме того, со временем появляются различные обновления в законодательстве: то ЭСФ добавят, то СНТ и т.д., — практически еженедельно выходят новые релизы базы. Чтобы поставить свежие обновления, нужно, чтобы были установлены предыдущие. Это значит, что после покупки и установки десктопной версии как минимум раз в месяц приходится приглашать программиста 1С, который будет подгружать новые релизы, чтобы программа соответствовала стандартам, которые требуют госорганы.
В облачной бухгалтерии этого всего не нужно. Провайдер «облака» автоматически делает резервные копии и устанавливает обновления. Это уже не является заботой бухгалтера.
Есть разница в процессе оплаты. При покупке десктопной версии нужно сразу заплатить большую сумму, и на время бухгалтер забывает об этом, хотя по факту, все равно придется вызывать программиста и оплачивать его услуги. В облачной бухгалтерии платить нужно за период использования: можно сразу за год, можно за квартал и т.д.
Онлайн-бухгалтерия:
- автоматическое, без участия бухгалтера, создание резервной копии базы;
- автоматическое обновление базы, не придется постоянно вызывать программиста;
- полная конфиденциальность и сохранность данных;
- возможность работы с любого компьютера с доступом в интернет, независимо от местоположения;
- плата за пользование сервисом ежемесячная, ежеквартальная или ежегодная.
Десктопная версия:
- нет автоматической резервной копии, необходимо делать это вручную либо восстанавливать в случае потери данных;
- нет автоматического обновления, нужно вызывать программиста;
- привязана к определенному компьютеру и месту работы;
- покупка и установка один раз.
